combineert: sommige archieven zullen worden geacquireerd door een archief
instelling en andere blijven beheerd door en kunnen worden geraadpleegd via de
archiefvormer.40
Dominant custodiaal perspectief
Als we de drie scenario's als uitgangspunt nemen om naar de Nederlandse situatie
te kijken, kunnen we vaststellen dat meer dan twintig jaar na verschijnen van dit
rapport de custodiale benadering niet alleen nog steeds springlevend is, maar ook
dat archivarissen en archiefinstellingen de meeste tijd en energie stoppen in het
operationaliseren van een digitale variant. Dat is wereldwijd het geval. De archief
omgeving, zo is de overtuiging, zorgt voor de blijvend te bewaren archieven immers
voor 'adequate controls to guarantee that records will be preserved and that they will
not be altered'.41 De samenwerking met de archiefvormers is in deze benadering
vooral gericht op 'to ensure that all of the archives' needs for custodial purposes are
met, i.e. that migration to the archives' system can be accomplished as efficiently
and inexpensively as possible [T]ransfer agreements must stipulate the transfer
specifications, and the archives must keep these conditions up to date in order to
avoid costly delays and problems upon transfer'.42
Het Nederlandse openbare archiefwezen heeft zijn pijlen gericht op de ontwikkeling
van een voorziening die is gebaseerd op het overbrengen van informatieobjecten uit
bedrijfssystemen van overheidsorganen naar een e-depot.43 Overbrenging is immers
stevig verankerd in de Nederlands archiefwetgeving en de archiveringsketen eindigt,
zoals de Erfgoedinspectie in haar onlangs verschenen rapport Wel Digitaal, Nog niet
Duurzaam benadrukte, vanuit dat perspectief logischerwijze in het e-Depot. In
genoemd rapport neemt de Erfgoedinspectie de staat van het digitaal informatie
beheer bij de departementen onder de loep en heeft daarbij onder meer naar de aan
sluiting op het e-Depot gekeken. Zij concludeert dat in de afgelopen jaren weliswaar
vooruitgang is geboekt door de duidelijkheid die het Nationaal Archief heeft gegeven
over de eisen voor aansluiting op het e-Depot en door een aantal pilots uit te voeren,
maar stelt tegelijkertijd vast dat 'het verplaatsen [mijn cursivering CJ] van digitaal
archief van een departement naar het e-Depot nog niet voorbij het experimen
tele stadium (is)'.44
In het Nederlandse archiefbestel wordt de discussie om een ander model dan het
overbrengingsmodel te hanteren nauwelijks gevoerd.45 De aangekondigde moderni
sering van de archiefwet zou het uitgelezen moment zijn om dit model kritisch onder
de loep te nemen al is de kans dat dit gebeurt niet erg groot. De roep om moderni-
sering van de archiefwet komt op uitdrukkelijke wens van de politiek nadat de
onderzoeken van de commissie Oosting en de Erfgoedinspectie naar de gang van
zaken rond de ontnemingsschikking tussen het Openbaar Ministerie en Cees H. er
veel schortte aan de informatiehuishouding bij de overheid. Op initiatief van
Kamerlid Segers werd een motie aangenomen waarin de regering werd verzocht de
archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie,
en gaven ook meteen een suggestie voor een maatregel om dit te bewerkstelligen:
verkorting van de overbrengingstermijn.46 Deze motie is voor het openbaar archief
wezen een belangrijke katalysator geworden om de discussie over modernisering te
voeren. Tegelijkertijd is de motie, vanwege de nogal dwingende inhoudelijke suggestie
om de overbrengingstermijn te verkorten, erg sturend voor de wijze waarop de dis
cussie wordt gevoerd. Het idee dat het eerder overbrengen van digitale archieven naar
een veilige omgeving de duurzaamheid en toegankelijkheid van deze archieven
garandeert, wordt binnen de archiefsector breed gedeeld.47
Alternatieven
Ronald Rommelse heeft in zijn met de Duparcprijs bekroonde scriptie uit 2015,
waarin hij de grote e-depotprojecten in Nederland onderzocht, laten zien dat ze alle
maal lijden aan het zogeheten horseless carriage syndroom: het digitale archief wordt
begrepen als het analoge archief maar dan gevormd met een nieuwe techniek.48
Ze zijn een logisch uitvloeisel van de dominante culture of preservation. De e-depots
zijn een continuering van het custodiale denken maar dan met gebruikmaking van
digitale technieken. Hij concludeert dat het e-depot een voortzetting is van het
levensloopmodel; dat het uitgaat van beheer op één centrale plek op basis van gene
riek opgelegde kwaliteitseisen; dat het is gericht op statische informatiebestanden en
dat duurzame toegankelijkheid gezien wordt als een eigenschap van het archief.49
Innovatie is een complex, iteratief proces dat met horten en stoten verloopt. Het
loslaten van bestaande kaders - zeker als het voortbestaan van bestaande organisato
rische structuren op het spel staat - is geen gemakkelijke opgave. Het custodiale, op
overbrenging gebaseerde levensloopmodel vormt immers de bestaansbasis van het
huidige archiefbestel. Het is, ondanks de archieftheoretische beginselen van respect
des fonds, in essentie een stelsel dat gericht is op het beheren en veiligstellen van
objecten door ze onveranderlijk te maken. Die benadering zien we terug in de
archiefwetgeving. Het object van de archiefwet is immers niet 'archief' in de zin van
'het geheel van archiefbescheiden'50, maar 'archiefbescheiden' in de zin dat ze door
overheidsorganen zijn ontvangen of opgemaakt.51 Het lijkt op het eerste oog
hoofdstuk 3
40 Ibidem.
41 Ibidem. Het citaat is afkomstig van Ken Thibodeau, hoofd van de US National Archives and Records
Administration, Center for Electronic Records, die het onderscheid benadrukte tussen 'operational
environment' en 'archival environment'.
42 Sheila Powell, Elements of an Archival Electronic Records Program.
43 https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/aansluiten-op-het-e-depot (geraadpleegd 27 juli
2018).
44 Erfgoedinspectie, Wel digitaal, nog niet duurzaam. Informatiebeheer bij de departementen ('s-Gravenhage 2018)
33.
45 Heel voorzichtig wordt in de brief waarin minister Slob de Tweede Kamer informeert over het voornemen
om de archiefwet aan te passen bespreekbaar gemaakt dat bepaalde datacenters (bijvoorbeeld CBS, DANS,
kadaster, RWS) die ook data bewaren die voor permanente bewaring in aanmerking komen, misschien als
archiefbewaarplaats in de wettelijke zin kunnen gaan functioneren zodat data dus niet 'fysiek' overgebracht
zouden hoeven worden. Zie Kamerbrief, d.d. 11 juni 2018.
208
charles jeurgens ede overbrenging voorbij. het institutionele geheugen van de overheid
46 Motie Segers, 8 juni 2016, Kamerstukken 34 362, nr. 21. De motie spreekt overigens van 'overbrengings
termijnen'.
47 Gezamenlijke brief van de besturen van BRAIN en KVAN aan de minister van OCW over de aanpassing
van de archiefwet aan digital ontwikkelingen, dd 10 oktober 2017. http://kvan.nl/images/Nieuws/171010_
brief_aan_minocw_verkorting_overbrengingstermijn_kopie.pdf (geraadpleegd 27 juli 2018) en
Natascha Stroeker, Guido Bummelkamp. Freek Kuipéri, Enno Gerdes, Impact verkorting overbrengingstermijn.
Onderzoek naar de impact van een substantiële verkorting van de overbrengingstermijn (Archiefwet 1995)
(Zoetermeer 2017). Dat is overigens veel minder het geval ten aanzien van de verwachting van de indieners
van de motie dat vervroegde overbrenging ook een positief effect zal hebben op de transparantie en openbaar
heid. Overbrenging is immers niet hetzelfde als openbaar maken.
48 Ronald Rommelse, Het e-depot, een horseless carriage. Een onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitaal
overheidsarchief door middel van e-depotvoorzieningen (UvA 2015).
49 Ibidem.
50 Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003).
51 Archiefwet 1995, artikel 1.
209
