Waar Duranti dit mechanisme positief waardeert, en zelfs als noodzakelijk
beschouwt, zijn er met name vanuit de hoek van erfgoedstudies ook kritische gelui
den te horen. Het archief is net als het museum, de bibliotheek en de archeologische
site een plaats waar betekenis wordt gegeven, gemaakt en in stand gehouden. De
objecten die op deze plekken worden bewaard, ontlenen een belangrijk deel van hun
betekenis aan het feit dat ze door deze instituties worden beheerd. Laurajane Smith
spreekt in dit kader van een westers 'authorized heritage discourse' waarbij professi
onals in gevestigde instituties, die hun gezag voortdurend baseren op een omstreden
begrip als 'authenticiteit', de standaard bepalen welke materiele overblijfselen uit
het verleden op welke wijze gepreserveerd behoren te worden.31 Verabsolutering en
onveranderlijk maken van het materiële object is een belangrijk kenmerk in die
benadering en Smith illustreert dit met een treffend voorbeeld uit Australië waar in
de jaren tachtig van de vorige eeuw Aboriginal-beheerders van een site beschuldigd
werden van het vernielen van traditionele rotsschilderingen (Aboriginal rock-art)
door toe te staan dat ze werden overgeschilderd. De beheerders van de site wierpen
tegen dat vanuit een Aboriginal perspectief de culturele praktijk van 're-painting was
vital in keeping alive certain values and meaning in a way that the simple existence
of the sites could not'.32
Preserveringsscenario's
Hoewel de invulling van het begrip authenticiteit cultuur-, plaats- en tijdgebonden
is en verschillende disciplines verschillende definities hanteren, bestaat binnen de
archiefwereld consensus over het belang van het kunnen garanderen van de authen
ticiteit van archiefbescheiden.33 Alleen dan kan archief fungeren als betrouwbaar
geheugen en bewijs van hoe personen en instellingen hebben gehandeld.
Tegenwoordig wordt het veelomvattender begrip 'duurzame toegankelijkheid'
gebruikt om een aantal kwaliteiten aan te duiden waaraan archief moet voldoen
om te kunnen dienen als betrouwbaar geheugen en bewijs. De erfgoedinspectie
omschrijft duurzaam toegankelijke overheidsinformatie als informatie die
gedurende de in een selectielijst vastgestelde termijn 'toegankelijk, vindbaar en in
contextuele samenhang raadpleegbaar [moet] zijn. Daarbij moet het zeker zijn dat
de informatie juist, volledig en authentiek en leesbaar is'.34 In de definitie van DUTO
(de in opdracht van de minister van OCW door het Nationaal Archief ontwikkelde
eisen die ervoor moeten zorgen dat overheidsinformatie duurzaam toegankelijk
blijft) wordt duurzaamheid omschreven als 'bestand tegen veranderingen van elke
aard'. Waar in het analoge tijdperk de nadruk werd gelegd op het voorkomen van
veranderingen in vorm en inhoud van archiefbescheiden, gaat het bij DUTO om
charles jeurgens ede overbrenging voorbij. het institutionele geheugen van de overheid
een effect zeker te stellen: toegankelijkheid in de tijd. Duurzame toegankelijkheid
betekent in DUTO-termen dat de 'vindbaarheid, beschikbaarheid, leesbaarheid,
interpreteerbaarheid en betrouwbaarheid van informatieobjecten gegarandeerd
kunnen worden zolang dat noodzakelijk is'.35
Dat authenticiteit, en vanuit een hedendaags perspectief duurzame toegankelijk
heid, alleen veiliggesteld zou kunnen worden door archiefbescheiden de drempel van
een archiefbewaarplaats te laten passeren wordt al lang niet meer als enige of zelfs
beste optie beschouwd. Theoretici als Terry Cook, Frank Upward en Sue McKemmish
wezen er al in de jaren negentig van de vorige eeuw op dat in een digitale omgeving
overbrenging naar een archiefbewaarplaats geen wezenlijke bijdrage levert aan het
kunnen garanderen van de authenticiteit als die niet vanaf het moment van creatie
geborgd is.36 Denkend vanuit het theoretisch raamwerk van het records continuum
nemen archiefinstellingen niet langer een centrale en allesbepalende positie in maar
zijn ze onderdeel van een veel groter archivistisch multiversum waarin verschillende
tradities, percepties en organisatievormen van archiveren naast elkaar bestaan.37
David Bearman en Margaret Hedstrom stelden zelfs dat digitale archieven beter in
hun oorspronkelijke omgeving kunnen blijven omdat het overbrengen van digitale
archieven naar een archiefbewaarplaats geen garantie biedt voor kwalitatief goed
beheer. Onderhoud van soft- en hardware en de continue migratie van data en
applicaties vereisen veel geld en kennis en '[t]his puts records in archival custody
at relatively greater risk than those whose on-going management is regulated by
archivists but which remain in the physical custody of agencies that created them'.38
Sheila Powell, werkzaam voor het archival electronic records program van het
Canadese Nationaal Archief, beschreef al in 1995 drie verschillende benaderingen
om lange termijn preservering van archieven vorm te geven: 'custodial approach,
distributed custody approach, combination of custodial and distributed custody
approaches'.39 Bij de custodiale benadering worden de kwaliteitskenmerken van
archieven gegarandeerd door ze uit hun oorspronkelijke omgeving naar de archief
instellingen over te brengen. De functies van waardering, acquisitie, ordening,
beschrijven, preserveren, beheer en beschikbaar stellen worden allemaal uitgevoerd
door de archiefinstelling waarnaar de archieven worden overgebracht. Bij de
'distributed custody approach', die ook wel bekend staat als de non-custodiale
benadering, heeft de archiefinstelling een adviserende en monitorende functie ten
aanzien van archivering, en is zij betrokken bij waardering en eventueel bij het
beschrijven van archieven. Alle andere functies zoals beheer, preservering en
beschikbaar stellen worden uitgeoefend door de archiefvormende instelling of de
rechtsopvolger ervan. Tot slot onderscheidt Powell de combinatie variant die, zoals
de naam al zegt, aspecten van de custodiale en de gedistribueerde benadering
hoofdstuk 3
31 Laurajane Smith, Uses of Heritage (London-New York 2006) 125.
32 Ibidem, 54.
33 Een veel gebruikte definitie is te vinden op de InterPares website: 'The trustworthiness of a record as a record;
i.e., the quality of a record that is what it purports to be and that is free from tampering or corruption'
http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_glossary.pdf&CFID=15883021&CFTOK
EN=73665030 Richard Pearce-Moses definieert authenticiteit in de Glossary of Archival and Records
Terminology (Chicago 2005) als 'the quality of being genuine, not a counterfeit, and free from tampering,
and is typically inferred from internal and external evidence, including its physical characteristics,
structure, content, and context' (p. 41).
34 Erfgoedinspectie, Wel digitaal, nog niet duurzaam. Informatiebeheer bij de departementen ('s-Gravenhage
2018).
35 DUTO Wiki, https://wiki.nationaalarchief.nl/pagina/DUTO:Begrippen (geraadpleegd 18 juli 2018).
36 Adrian Cunningham, 'Archival Institutions' in Sue McKemmish, Michael Pigogott, Barbara Reed and Frank
Upward (eds), Archives: Recordkeeping in Society (Wagga Wagga 2005) 21-50.
206
37 Ann J. Gilliland, 'Archival and recordkeeping traditions in the multiverse and their importance for
researching situations and situating research' in Anne J. Gilliland, Sue McKemmish and Andrew J. Lau
(eds), Research in the Archival Multiverse (Melbourne 2017) 31-73, aldaar 50. De archival multiverse wordt
gedefinieerd als 'encompassing the pluralism of evidentiary texts, memory-keeping practices and
institutions, bureaucratic and personal motivations, community perspectives and needs, and cultural and
legal constructs with which archival professionals and academics must be prepared, through graduate
education, to engage'.
38 David Bearman and Margaret Hedstrom, 'Reinventing Archives for Electronic Records: Alternative Service
Delivery Options' in Margaret Hedstrom (ed.), Electronic Records Management Program Strategies (Pittsburgh:
Archives and Museum Informatics, 1993), p. 87.
39 Sheila Powell, Elements of an Archival Electronic Records Program (Ottawa: National Archives of Canada,
1995).
207