rapporten. Structureel budget voor het Nationaal Archief bijvoorbeeld kwam er pas
in 2014. Bij ministeries werd het niet als erg belangrijk gezien. Van belang is hierbij
dat archivering als iets aparts werd aangekaart en niet als wezenlijk onderdeel van
de taakuitvoering.
In het bovenstaande heb ik voor archivering een stand van zaken proberen weer te
geven. Duidelijk is dat er nog sprake is van een overgangsfase met alle onduidelijk
heid van dien. Wat is er veranderd, hoe moet erop gereageerd worden en hoe wordt
erop gereageerd? Wat is er nodig en welke opties zijn er? Veel zaken lopen door elkaar,
terwijl de strategie nog steeds grotendeels reactief is. Dat geldt zowel voor het terrein
van 'preservering' als voor dat van archivering. Het zou helpen als daar enige orde
in geschapen zou worden.
Kijken we naar de archivistiek en archivering dan zien we een grote kloof tussen
theoretische modellen en de dagelijkse praktijk. Een conclusie die wellicht getrokken
kan worden, is dat organisaties, zowel archiefdiensten als overheidsinstellingen, zich
nu meer bewust zijn van het probleem van digitale duurzaamheid. Dat heeft zo'n
20 jaar gekost.56 Die bewustwording vertaalt zich nog vooral in het implementeren
van of aansluiten bij een e-depot of het publiceren van richtlijnen m.b.t. website-
archivering en email archivering.57 De aandacht richt zich op specifieke zaken zoals
op applicaties en informatiesystemen, typen informatie, zoals documenten, email
en websites, en e-depots, niet op de context waarin zij een rol spelen. Heel veel verder
komt men nog niet. Dat is zorgelijk, want de ontwikkelingen op gebied van digitali
sering gaan snel. Zo snel dat wat vandaag bedacht wordt voor de problemen van
vandaag en gister, al vrijwel meteen achterhaald is, met als gevolg dat men achter de
feiten aan blijft lopen. Dat kan alleen veranderd worden door meer proactief te zijn
en de bedrijfsprocessen als uitgangspunt te nemen, zoals voorgesteld wordt met de
reeds genoemde nieuwe vorm van appraisal.58 Uiteindelijk gaat het om de goede vast
legging van de uitvoering van taken, zodat de bedrijfsvoering wordt ondersteund en
verantwoording kan worden afgelegd. Door deze werkwijze wordt ook de samenhang
duidelijk van informatie in verschillende informatiesystemen, variërend van
kantoorautomatisering, e-mail, sociale media, specifieke applicaties of databases tot
websites, die bij de uitvoering van een taak worden gebruikt. Door het proces als
uitgangspunt te nemen worden ook de relaties met systemen buiten de eigen organi
satie duidelijk. Een tweede stap is dan betrokkenheid bij de planning en het ontwerp
van informatiesystemen en zo meteen de archiveringsfunctie mee te nemen. In de
praktijk gebeurt dat niet of nauwelijks. Als redenen kunnen worden genoemd,
gebrek aan kennis en deskundigheid, de geringe status van archivering (en DIV),
198
en niemand voelt zich verantwoordelijk of is als verantwoordelijk aangewezen. Ook
de huidige rol en positie van archiefdiensten geeft daarvoor te weinig basis en hand
vatten, terwijl ook daar de nodige kennis en deskundigheid onvoldoende is.59
Kunnen of moeten we nu spreken van een crisis op gebied van archivering (record-
keeping) zoals sommigen suggereren?60 Feit is dat veel informatiesystemen bij de
overheid zijn of worden ontwikkeld en/of geïmplementeerd waar DIV of archiva
rissen niet of nauwelijks bij betrokken zijn.61 Is daarmee de goede archivering en
indirect de betrouwbare overheid in gevaar? Heel veel bewijs is daar nog niet voor.
Dat zou onderzocht moeten worden. Al sinds het begin van de jaren '90 wordt
gewezen op het risico van verlies aan informatie en een 'gat in de geschiedenis'.62
Tot op heden lijkt dat mee te vallen. Als het zonder DIV of archivarissen ook loopt, is
de vraag wat hun rol dan nog is? Zijn zij overbodig geworden? In die zin lijkt er wel
sprake van een crisis in de archiefdiscipline. Dit beperkt zich overigens niet tot
Nederland, maar is een wereldwijd voorkomend verschijnsel. Kortom, hier zijn wel
wat vragen te onderzoeken en te beantwoorden. Deze situatie mag ook niet te lang
duren, want anders staat de archiveringsspecialist buiten spel.
Welke rol willen, moeten of kunnen archiefdiensten in deze context spelen en wat
betekent dat voor hun positie? Waar ligt dan het zwaartepunt? Op de recordkeeping
functie, lange termijn bewaring/beheer, toegang, kennisfunctie? Wat betekent dat
in de praktijk? Datzelfde geldt voor de rol (en positie) van DIV. Ook daar zijn veran
deringen nodig die verder gaan dan nu gebeurt. Tenslotte zijn er de plannen voor
aanpassing van de Archiefwet 1995 in samenhang met verdere verkorting van de
overbrengingstermijn.63 Dit laatste geeft aan dat de erkenning dat er verandering
nodig is, aanwezig is. De vraag is of men het probleem voldoende heeft geanalyseerd
en het niet te veel benadert vanuit de huidige situatie? Een belangrijk punt is dat de
overgang naar een meer op de moderne situatie gerichte aanpak tijd zal vergen. Veel
tijd die er eigenlijk niet is. De vraag is dan wat gebeurt er in de tussentijd?
Hoe verder?
Constateren dat er nog veel mis is, is één, maar wat kan eraan gedaan worden?
In welke richting moeten we dat zoeken? Om de geconstateerde kloof tussen praktijk
en theorie en nieuwe ontwikkelingen te overbruggen is een belangrijke rol weggelegd
voor opleidingsinstituten. Het begint immers met een goede basis in kennis en
deskundigheid op gebied van zowel de moderne overheid met de bijbehorende
informatiehuishouding, informatietechnologie (incl. blockchain64) als archivering
199
hoofdstuk 3
56 Reeds midden jaren '90 van de vorige eeuw is er door de ministeries van BZK en OCW een programma
Digitale Duurzaamheid ingesteld met als doel bewustwording te stimuleren en plannen en richtlijnen te
maken voor een digitale infrastructuur voor het beheer van digitale informatie. Veel van wat nu gepubliceerd
wordt, was toen al bekend.
57 Zie o.a. Kamerstukken 29362, nr. 260, Brief van de ministers van BZK en OCW inzake 'Modernisering van
de overheid', d.d. 23-03-2017.
58 Zie bijvoorbeeld Cassie Findlay Appraisal: A strategic tool for modern recordkeeping (2018) via
https://cassiefindlay.com/2018/06/05/appraisal-a-strategic-tool-for-modern-recordkeeping/
geraadpleegd 11 oktober 2018.
59 De poging tot het ontwikkelen van een kennisfunctie door het NA is te beperkt en te vrijblijvend en lijkt in
goede bedoelingen gesmoord. Op dit moment zijn er, naast het bredere Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), in
Nederland twee kennnisplatforms die zich bezighouden met het delen van kennis en informatie op gebied
van archivering en preservering. Dat zijn BREED (vooral lagere overheden) en Kennisnetwerk Informatie en
Archief (KIA). Zie o.a. https://kia.pleio.nl/cms/view/52664862/over-kia en http://www.breednetwerk.nl.
hans hofman een wereldbeeld vergruizeld: uitdaging voor archiveringsdeskundigen
60 Zie bijvoorbeeld Frank Upward, Barbara Reed, Gillian Oliver en Joanne Evans, 'Recordkeeping Informatics:
Re-figuring a discipline in crisis with a single minded approach', in: Records Management Journal, Vol.23,
Issue 1 (2013) p. 37-50.
61 Via programma Rijk aan Informatie probeert men wel DIV medewerkers beter op te leiden en beter te
positioneren, zie https://www.rijkaaninformatie.nl/dashboard/div-foto maar dat is nog toekomst.
62 Zie Rekenkamerrapport uit 1991, de rapporten van MLG-project en in 2005 nog het rapport van de
Erfgoedinspectie over 'De dementerende overheid'. Opvallend is hoe snel men zaken vergeet. In de brief van
de minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media aan de Tweede Kamer inzake het aanpassen van
de Archiefwet, d.d. 11-06-2018 wordt terugverwezen naar het rapport van de Archiefinspectie inzake
'Dementerende overheid', terwijl er al 10 jaar eerder allerlei rapporten waren gepubliceerd waar dit al aan
de orde kwam en zelfs een programma is opgezet.
63 Zie brief van de minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media aan de Tweede Kamer inzake het
aanpassen van de Archiefwet, d.d. 11-06-2018. Interessant is dat archieven nu zijn ondergebracht onder de
Directie Media en Creatieve Industrie van OCW. Dat zegt wellicht ook iets over hun positie.
