daphne bressers, nancy chin-a-fat en mark van twist betekenisvol bewaren bij
een veranderende rol van de overheid
kader van dit programma het takenprofiel als volgt beschreven: 'De provincie van de
toekomst staat in de traditie van intermediair bestuur: beweeglijk, communicatief,
met relatief weinig uitvoerende functies. Maar wel met een duidelijk profiel als ont
wikkelaar van plannen, opdrachtgever en toezichthouder. Ze geeft richting aan
beleid, bewaakt de uitvoering en toont politiek leiderschap. Aan dat bestuur kunnen
vragen en knelpunten op het regionale niveau worden geadresseerd en het fungeert
als knooppunt van regionale maatschappelijke en bestuurlijke netwerken'.6 Hier
zien we duidelijk een sedimentatie van verschillende rollen. De provincie is flexibel
en staat in contact met de netwerken om haar heen (vervlochten en participerend),
maar behoudt een klassieke richtinggevende rol: de provincie is zowel rechtmatig,
presterend en vervlochten als participerend aan het werk en dient deze waarden te
borgen in haar archivering.
In 2016 verscheen het rapport Het puberbrein van de overheid van de Raad voor het
openbaar bestuur en de Raad voor cultuur waarin zij het volgende stellen: 'De infor
matiehuishouding van de overheid is sterk in beweging. Overheidsorganen raken
steeds meer verknoopt en informatie wordt vaak gedeeld tussen verschillende part
ners in een keten. Daarmee worden de risico's op informatieverlies, onzorgvuldige of
juist overcomplete archivering groter. De Raad voor Cultuur en de Raad voor het
openbaar bestuur stellen in dit advies vast dat het informatiebeheer bij de overheid
op dit moment nog grote tekortkomingen heeft. Er wordt stelstelmatig te weinig en
te laat nagedacht over de informatieafhankelijkheid die samenwerking in ketens met
zich mee brengt. De raden dringen erop aan dat informatiebeheer en archivering
geherwaardeerd en geherstructureerd worden'.7 Ook hier zien we sterk de aandacht
terug voor de perspectieven van de 'vervlochten overheid' en de 'participerende
overheid', waarin ketens en netwerken van verschillende partijen centraal staan.
Onvoldoende inspringen op deze nieuwe perspectieven en ontwikkelingen leidt
volgens deze instanties tot risico's op informatieverlies en onzorgvuldige archive
ring.
De huidige gemeentelijke en intergemeentelijke selectielijst is voornamelijk
gebaseerd op het beeld van de rechtmatige en presterende overheid, en is in mindere
mate geënt op de verdere ontwikkeling van de vervlochten of participerende over
heid. In de toekomst is het belangrijk om hier discussies over te blijven voeren en de
selectielijst steeds aan te passen. Door de selectielijst te baseren op de meervoudig
heid van de overheid, wordt de mogelijkheid gecreëerd om los van de dominante
paradigma's en de daarmee samenhangende beelden van bestuur op evenwichtige
wijze nadruk te leggen op verschillende elementen van de selectielijst. Door rekening
te houden met verschillende invullingen van de overheid wordt de selectielijst
dynamischer en daardoor bestendiger voor veranderingen in de toekomst. De vraag
die daarbij voor ligt is natuurlijk of het lukt om 'de selectielijst voor de komende
jaren' te vinden, of dat de dynamiek en onzekerheid daarvoor eenvoudigweg te groot
zijn. In dat laatste geval ligt het voor de hand om een selectielijst te maken die
beweeglijk is en die in zijn basis zo is opgebouwd dat hij kan meebewegen met de te
verwachten onbekende dynamiek: datgene wat er nog niet is, waarvan we de inhoud
ook niet kennen, maar waarvan we nu al weten dat het er aan zit te komen.
We weten niet hoe de context van de overheid zich gaat ontwikkelen, maar dat het
sterk bij het oude - de eerste twee perspectieven - zal blijven is bijna onvoorstelbaar.
Een schokbestendige selectielijst kan dan op twee manieren ontstaan: ofwel door het
vinden van categorieën die in dusdanig stevig beton gegoten zijn dat ze elke klap
kunnen weerstaan, ofwel door het bouwen van categorieën en structuren die lenig,
beweeglijk en flexibel genoeg zijn om mee te veren met wat er allemaal gaat gebeuren
zónder daarbij hun ordenende kracht te verliezen.
Het beeld van de overheid zoals beschreven in het vierde perspectief - die ook in
mindere mate aanwezig is in het derde perspectief - is dus meer dan alleen een
anders denken over gegevensopslag. Zo ligt er achter de concrete vraag naar een
selectielijst ook een dieper liggende vraag naar de rol van de overheid in een verande
rende samenleving. Gaat het om een vernieuwd en geactualiseerd instrument om
het organisatiemodel zoals het nu in de overheidsorganisatie verankerd ligt te onder
steunen, of krijgen we (ook) via de lijn van de archivering nieuw zicht op een meer
fundamentele verandering van de overheid? Veranderende maatschappelijke ont
wikkelingen stellen nieuwe kwesties aan de orde waar de overheid mee geconfron
teerd wordt. In dit essay hebben wij getracht de veranderingen vanuit bestuurskundig
perspectief nader te duiden. Daarbij is het niet alleen van belang dat de geactualiseer
de selectielijst rekening houdt met de meervoudigheid van de overheid, maar ook na
te denken over de toekomst van het archiefbeheer. Dat archiefbeheer in essentie gaat
om het behouden en bewaren van wat in het meer of minder recente verleden is
geproduceerd, betekent niet dat dat moet gebeuren in een op dat recente verleden
gebaseerde structuur. Integendeel, juist om nog lang het verleden te kunnen bewaren
is het misschien nodig om te anticiperen op de richting waar ontwikkelingen naar
toe bewegen: 'Bewaren hoe het was, maar volgens de principes van hoe het wordt'.
Dat geeft stof voor een debat op bestuurlijk niveau over de invulling van het archief
beheer van de overheid.
nieuwe trends en ontwikkelingen
6 Interprovinciaal overleg (IPO), Plan van aanpak gezamenlijke provincies en IPO Programma Andere Overheid
(2004) 3, http://www.ipo.nl/files/3113/5722/8546/232.pdf.
7 Raad voor het openbaar bestuur en Raad voor Cultuur, Het puberbrein van de overheid. Informatiebeheer in
ketensamenwerking (Den Haag 2016) 2.
184
185
