daphne bressers, nancy chin-a-fat en mark van twist betekenisvol bewaren bij
een veranderende rol van de overheid
wordt gerealiseerd - met directe betekenis voor de overheid, want die waarde draagt
steeds meer bij aan het realiseren van de op de overheidsagenda geformuleerde
beleidsdoelen - dan is ook dat van belang voor verantwoording en voor bewaring.
Een bredere opvatting over wat de overheid omvat leidt dan tot een ander idee over
archivering. Als we de overheid zien als niet alleen een apparaat, maar ook en vooral
een zich ontwikkelende gemeenschap (van burgers en bedrijven), dan is het nodig
om ook in die breedte informatie te verzamelen en te bewaren. Maatschappelijke
initiatieven beïnvloeden het handelen én aangezicht van de overheid, en weerspie
gelen zo tegelijkertijd een zeker tijdsbeeld van de overheid. Archiefbeheer is dan
essentieel om maatschappelijk initiatief te faciliteren en te waarborgen vanwege
de invloed ervan op zowel het overheidshandelen als op de gemeenschap. Het gaat
dan om archivering in brede zin, die zich niet beperkt tot wat de overheid zelf doet,
maar wat er in de relevante lokale gemeenschap gebeurt.
Deze bredere opvatting van overheidssturing en het creëren van publieke waarde
heeft gevolgen voor het archiefbeheer. De essentie van dit vierde perspectief is
immers dat het gaat om publieke waarde die niet door de overheid zelf wordt gereali
seerd, maar buiten de eigen overheidsorganisatie en - processen. Dat betekent
automatisch dat het gaat om informatie en inzet van buiten die nodig is om de archi
vering op orde te hebben. Archivering is nog steeds een activiteit, maar die moet door
veel meer partijen ondernomen worden. Dat partijen 'buiten' archiveren is niet
nieuw. Particuliere verenigingen, stichtingen en bedrijven bewaren al sinds oudsher
bestanden waar zij waarde in zien. Traditioneel worden die particuliere archieven
ook in openbare (overheids-) archieven opgenomen. De nota Archiefbeleid stelde in
1985 al duidelijk vast dat veel van die archieven behoren tot het Nederlands cultu
reel erfgoed. Ook in 1995 werd hierop gewezen door de Raad voor Cultuur in het
rapport Het tekort van het teveel.5 Het contrast met vroeger is echter dat nu een
veelvoud aan organisaties én individuele burgers samen met de overheid publieke
waarde creëren. Vaak gebeurt dit in ongeorganiseerde en niet geïnstitutionaliseerde
verbanden, waardoor het minder duidelijk is wie op welk moment wat bewaart. Het
simpelweg afspreken hoe de archivering in het project plaats vindt is dus niet de
oplossing, want zo opgeruimd zit het speelveld in dit perspectief niet in elkaar. Hier
gaat het dus om een echt interactief en over veel partijen verspreid beheer.
Door gebruik te maken van open data en sociale media kan worden geanalyseerd
welke maatschappelijke initiatieven invloedrijk zijn, zodat daar rekening mee kan
worden gehouden bij het archiefbeheer. De overheid gebruikt ICT en open data dan
om van binnenuit de talrijke verbanden, activiteiten en hun impact in beeld te
brengen. In het verlengde hiervan ligt tevens de inzet op acquisitie van particuliere
archieven voor de hand: het is bijvoorbeeld mogelijk dat de overheid aan initiatief
nemers vraagt of die op termijn hun archief voor de overheid toegankelijk willen
maken (betaald of onbetaald). De overheid archiveert dan niet zelf, maar verzamelt
wat er 'buiten' allemaal te vinden is. De overheid is hier niet toe verplicht, maar veel
van de initiatieven produceren iets dat hoge cultuurhistorische waarde heeft als het
gaat om het duiden en begrijpen van wat zich afspeelt. De informatie die daarmee
wordt verzameld, wordt ingepast in het overheidsarchief.
Het referentiepunt is dan niet hoe andere organisaties hun archieven bijhouden,
maar hoe gebruikers van 'onderuit' platforms vullen met volgens hen relevante én
vindbare informatie. Denk bijvoorbeeld aan websites als Flickr en Instagram
(foto's), Twitter (berichten), Wikipedia (informatie), SlideShare (presentaties),
Youtube en Vimeo (films) en profielensites als Facebook en RenRen. Gebruikers
plaatsen hun foto's of berichten niet in een vooraf door de organisatie ontwikkelde
mappenstructuur, maar taggen hun bericht op de volgens hen relevante noemers.
Uit dat massaal taggen en vanwege het belang van alle gebruikers van het kunnen
vinden en gevonden worden, kristalliseren zich dan vanzelf - door de massale
creativiteit en inspanning van allen - labels waarmee informatie wordt geordend.
Niet de archivarissen maken de mappen, maar de gebruikers (de producenten van
informatie) doen dat zelf, op de manier die hen past.
New Public Management
Network Governance
Public Administration
Societal Resillience
3. Naar een 'gelaagde' archivering
Beelden van bestuur zijn niet eenduidig, maar kenmerken zich juist door meervou
digheid. Naar onze opvatting hebben de beelden van bestuur zich door de jaren heen
naast/over/door elkaar ontwikkeld. Die ontwikkeling is te begrijpen als een
sedimentair proces, waarbij over elke laag telkens weer een nieuwe laag is gelegd
zonder daarbij de voorgaande lagen helemaal te vervangen. Naast de klassieke recht
matige overheid, zijn hierdoor in toenemende mate ook de presterende overheid, de
vervlochten overheid en de participerende overheid van belang geworden bij de
waardering, selectie en acquisitie van archiefbescheiden.
De afgelopen jaren zijn er diverse documenten verschenen en discussies gevoerd over
de actualisatie van selectielijsten. Zo is de actualisatie van de vaststelling gemeente
lijke en intergemeentelijke selectielijst in 2012 in de Staatscourant geplaatst. Deze
lijst is een uitvloeisel van het actieprogramma Andere Overheid uit 2003 waarin de
nieuwe rol van de overheid - en de consequenties daarvan voor de archivering -
worden besproken. Het Interprovinciaal Overleg (IPO) heeft in maart 2004 in het
nieuwe trends en ontwikkelingen
5 Raad voor Cultuur, Het tekort van het teveel (Den Haag 1995).
182
Werkprocessen
Input en output
Convenanten
Contracten
Overeenkomsten
Vergunningen
Vaststellingen
Wijzigingen van beleid
Berichten op
sociale media
Informele berichten
Vier bestuurlijke perspectieven en voorbeelden van daarbij behorende archiefbestanden
183
