frank scheelings en ward vansteenkiste selectie als breekijzer in de beleidsstrategie.
casus: het selectieproject van de vrije universiteit brussel
cultureel-wetenschappelijke argumenten definitieve bewaartermijnen vaststellen.
Het hoger management keurde de uiteindelijke selectielijsten goed. Hierdoor werd
op alle betrokken niveaus draagvlak gecreëerd voor een selectiebeleid. De gerealiseer
de meerwaarde van het project is dan ook op drie niveaus aantoonbaar: op het
niveau van de instelling, op het niveau van de diensten en voor het
Universiteitsarchief zelf.
Op instellingsniveau heeft het project een helikopterzicht van de administratie
opgeleverd. Er bestaat nu een overzicht van alle entiteiten, alle taken en handelingen
en alle reeksen documenten. Bovendien zijn ook de onderlinge relaties tussen deze
drie in kaart gebracht. Dit totaalbeeld kan voortaan dienen ter ondersteuning van
interne audits, het verbeteren van procedures, het uitvoeren van administratieve
vereenvoudigingen, toepassing van de privacywetgeving, enzovoorts. Dit overzicht
wordt erg gewaardeerd door het hoger management, te meer omdat zich recent een
nieuwe verplichting van de overheid aandiende: de instellingsreview, die de instel
ling aan een externe audit onderwerpt.
Verder bestaat er op de universiteit nu duidelijkheid over de bewaartermijnen van de
verscheidene reeksen documenten. Hierdoor is de kans op een ongeoorloofde of
onverantwoorde vernietiging van vitale documenten kleiner geworden. De bewaar-
niveaus geven aan wie verantwoordelijk is voor welke informatie. De diensthoofden
zijn met hun verantwoordelijkheid geconfronteerd. Dit resulteert in principe in een
verhoogde transparantie en rechtszekerheid voor de universiteit. In principe, want
de organisatiecultuur aan de universiteit is nog zeer vrij. Er zal in de toekomst nog
sterk moeten worden ingezet op de opvolging van de diensten om de overdracht van
de reeksen ook tijdig te doen.
Met de selectielijsten is het probleem van de overtollige documenten structureel
aangepakt. Door het toepassen van de lijsten zijn de diensten zelf in staat een aantal
niet vitale reeksen te elimineren, maar de status van de lijsten (goedgekeurd door het
Directiecomité) voorkomt een te enthousiast weggooien. Bovendien begeleidt en
adviseert het Universiteitsarchief bij de selectie. Door de combinatie met de nieuwe
overdrachtsprocedure zal het overgebleven archief in de administraties langzaam
afkalven. Het resultaat van de selectielijsten is uiteindelijk een kleiner maar doel
matiger archief: enkel vitale, bewijskrachtige documenten blijven bewaard.
Bovendien wordt er op personeels- en materiaalkosten bespaard. In het verleden
werden te vernietigen documenten soms ten onrechte verpakt en overgedragen aan
het Universiteitsarchief. Opnieuw is echter opvolging nodig: het personeelsverloop
op sommige diensten is hoog en de kennis en het gebruik van de selectielijsten moet
levendig gehouden worden.
Op vlak van digitale duurzaamheid en ondersteuning van informatiesystemen biedt
het project eveneens een meerwaarde. Doordat de bewaartermijnen gekend en
goedgekeurd zijn, moeten de juiste technische maatregelen (formaten, systemen,
metadata) genomen worden om de bewaring van de vitale documenten ook in de
toekomst te garanderen. In principe kunnen vernietigingstermijnen direct in de
informatiesystemen worden ingevoerd waardoor documenten automatisch kunnen
worden verwijderd. Een dergelijke ontlasting verhoogt de beheersbaarheid van de
opgeslagen informatie en de performantie van de informatiesystemen. Dit interes
seert de directie ICT. Ook de notie dat de databases van de universiteit een deel van
deze vitale informatie bevatten en dat ze dus bewaard moeten blijven, is doorgedron
gen. Het project heeft daardoor de kiemen gezaaid voor een nieuw beleid inzake
digitale duurzaamheid.
Op het niveau van de universitaire diensten bestaat er nu een overzicht van alle
reeksen documenten die in de eigen administratie worden aangemaakt en/of bijge
houden. Dit overzicht, dat is opgesteld volgens de taken en handelingen die de dienst
uitoefent, kan bovendien worden gebruikt als leidraad bij het opstellen van een
ordeningsplan, zoals een centrale mappenstructuur. Dit maakt een fundamentele
verbetering van de dagdagelijkse administratie op basisniveau mogelijk. Iedere dienst
weet nu perfect welk document hoe lang bewaard moet worden en welke documen
ten belangrijk zijn. Bovendien weten medewerkers aan de hand van de bewaar-
niveaus waar ze informatie die ze zelf niet bijhouden, kunnen terugvinden. Hierdoor
is er ook op dienstniveau een verhoogde transparantie en accountability gecreëerd.
Bovendien kan iedere dienst heel wat bureauruimte uitsparen door het verwijderen
van documenten die niet meer relevant zijn voor de werking van de dienst.
Documenten die voor een langere tijd bewaard moeten worden, kunnen immers
worden overgedragen aan het Universiteitsarchief. Documenten met een beperkte
bewaartermijn kunnen door de dienst zelf vernietigd worden. Het verwijderen van
administratieve ballast werkt efficiëntie in de hand. Medewerkers vinden sneller
de juiste informatie terug in een uitgedund klassement.
De gerealiseerde meerwaarde van het project heeft ook het Universiteitsarchief geen
windeieren gelegd. De vooropgestelde resultaten van het project zorgden voor een
verbetering van de dagelijkse werking van de dienst. Het geïntegreerd archiefbeheer
in WAVA - de koppeling van de selectielijsten aan de archiefoverdracht - resulteert
in een grotere beheersbaarheid en een efficiëntere werking. Er zijn meer mogelijk
heden tot planning en overdrachten kunnen sneller worden verwerkt en ter beschik
king worden gesteld. De vernietiging van documenten waarvan de bewaartermijn is
verstreken, kan eveneens praktisch georganiseerd worden. Via dit project werd
bovendien heel wat know how opgedaan over best practices inzake documentbeheer
in het algemeen en inzake waardering en selectie van documenten in het bijzonder.
Het project heeft ook strategische effecten op instellings- en dienstniveau opgele
verd. De positie van het Universiteitsarchief is veranderd. Zowel bij het hoger
management als bij de diensten werd het opkomen voor het algemeen belang van de
universiteit geapprecieerd. Er heeft bovendien een sensibilisering plaatsgevonden
over de problematiek (procedures, documentproductie, archivering, enzovoorts).
Hierdoor werden andere realisaties (zoals een nieuw archiefdepot en een project
inzake digitale duurzaamheid) aanvaardbaarder voor het hoger management. Een
groter project, dat als doel heeft de mappenstructuren van de diensten op orde te
krijgen, werd bij een nieuwe beleidsfase in 2013 goedgekeurd. Door beide projecten is
het Universiteitsarchief een vanzelfsprekende partner geworden van de directie ICT
en werd ook de aandacht getrokken van de dienst die zich met de beleidsplanning
bezighoudt. Het Universiteitsarchief heeft zo zijn eigen positie weten te wijzigen
van laatste, vaak vergeten stap in de administratie naar een voortrekker in het infor
matiebeheer van de universiteit. Wat met een opzienbarend en duur technisch
project niet kon, lukte dus wel met een eenvoudiger project: het selectieproject bleek
het breekijzer om grip te krijgen op het archiefbeheer en de automatisering van de
universitaire administratie.
praktijk
174
175
