frank scheelings en ward vansteenkiste selectie als breekijzer in de beleidsstrategie. casus: het selectieproject van de vrije universiteit brussel verschillende faculteiten. Hoewel zij in theorie dezelfde taken hebben, blijken de faculteiten in de praktijk soms op heel uiteenlopende manieren te werken. Vandaar dat er voor iedere faculteit afzonderlijk een selectielijst is opgesteld. Bovendien zijn de faculteiten, in tegenstelling tot de vak- en onderzoeksgroepen, in aantal beperkt en vertonen zij een stabielere organisatie. De duur van het aanmaakproces van een selectielijst is afhankelijk van de grootte en de complexiteit van de administratie en de beschikbaarheid van de contactpersonen. Het opstellen van een selectielijst vergt niet alleen diverse contacten met de dienst zelf, maar vaak dienen ook andere betrokken diensten geraadpleegd te worden (bijvoorbeeld de juridische dienst). Na het opstellen van een selectielijst en goedkeuring van het betrokken diensthoofd werd deze ter goedkeuring voorgelegd aan het Directiecomité, dat instaat voor de dagelijkse werking van de universiteit. Hierdoor geraakte het hoger management vertrouwd met de problematiek. De lijsten imponeerden omdat ze getuigden van de enorme documentproductie die in de diverse diensten van de universiteit plaats vindt. Tegelijk gaven ze de beleidsmakers meer overzicht over de werking van de administratieve diensten. Over het algemeen werden de voorstellen goed ontvangen, omdat iedereen het belang voor de universiteit ervan inzag. Soms hadden ook discus sies over de selectievoorstellen plaats. De goedkeuring van de lijsten illustreerde de steun van het hoger management. Tegelijk werden de selectielijsten daardoor afdwingbaar. De vooropgestelde planning en werkzaamheden werd in de loop van het project bewust gewijzigd om de diensten op het juiste moment bij het project te betrekken. Omstandigheden werkten vaak als katalysator voor het project. Een archiefover dracht was bijvoorbeeld een ideaal aanknopingspunt om het project te introduceren bij een dienst. Of er werd in het kader van het belang van de ontwikkeling van het nieuwe studentenadministratiesysteem, prioriteit gegeven aan de analyse van de studentenadministratie. Door in te spelen op de noden van de diensten werd getracht een optimale samenwerking te verwezenlijken. In de loop van het project, dat liep van 2009 tot 2012, werden er vijf generieke selec tielijsten en 43 specifieke selectielijsten opgesteld voor de verschillende geledingen van de VUB. In deze periode werd op een systematische manier circa 375 meter archief vernietigd op basis van de selectielijsten. 2.7. Geïntegreerd archiefbeheer Om de selectielijsten te kunnen implementeren en om de overdracht van (papieren) documenten van de verschillende diensten aan het Universiteitsarchief te stroom lijnen, was het noodzakelijk om een nieuwe overdrachtsprocedure uit te werken. Hierbij werden selectie en overdracht aan elkaar gekoppeld. Voortaan konden enkel reeksen overgedragen worden die op een selectielijst stonden. Deze regeling werd tijdens het begin van het project opgesteld en langzaam maar zeker geïmplemen teerd. De combinatie van de selectielijsten en de vernieuwde overdrachtsregeling vormde de basis van het geïntegreerd archiefbeheer. Zowel voor het Universiteitsarchief als voor de verschillende administratieve dien sten zorgt dit voor een grotere beheersbaarheid en een efficiëntere werking. Door de koppeling van de overdrachtsregeling aan de selectielijsten ontstaat er immers een beheerscontinuüm. Daar waar er vroeger tussen het beheer door de archiefvormers en de overdracht naar het Universiteitsarchief een periode lag waarin het beheer van de documenten gemakkelijk werd verwaarloosd, is er nu een permanentere controle. Diensten kunnen bovendien deels zelf selecteren en er kan sneller en efficiënter worden overgedragen. Deze aanpak geeft het Universiteitsarchief bovendien meer mogelijkheden tot plan ning. Er is immers op voorhand geweten welke documenten er (kunnen) binnen komen en hoe lang deze moeten bewaard worden. Hierdoor worden overdrachten sneller verwerkt. Omdat het Universiteitsarchief weet welke reeksen van vitaal belang zijn, focust het zich daarop en heeft het meer tijd om de diensten te overtui gen om die reeksen ook werkelijk over te dragen. Tot slot is er (passieve) controle mogelijk. Bij het invullen van de overdrachtslijst (een Excel-sjabloon beschikbaar via het intranet) dient de deponerende dienst gebruik te maken van de selectielijst. Het Universiteitsarchief aanvaardt immers enkel documenten die op de selectielijst voorkomen. Staat een reeks niet op de selectielijst, dan wordt deze in samenspraak met de overdragende dienst door het Universiteitsarchief geactualiseerd. 2.8. Communicatie Het belang van een goede communicatie bij een dergelijk project kan niet genoeg benadrukt worden. Het Universiteitsarchief gebruikte dan ook verschillende kanalen om een zo groot en efficiënt mogelijk bereik te hebben. Het belangrijkste medium is en blijft persoonlijk contact. Bij iedere dienst werd het project mondeling voorgesteld en werden er verschillende vergaderingen gepland voor overleg in verband met het documentbeheer van de dienst en de bewaartermij nen van de diverse reeksen. Dit vergrootte de bewustwording en sensibilisering van de diensten op vlak van documentbeheer. Bovendien kwamen vaak andere docu- mentbeheer-problemen aan het licht. Deze werden in de mate van het mogelijke meegenomen via de reguliere werking van het Universiteitsarchief. Door deze manier van samenwerken kon het Universiteitsarchief een organisatiebreed netwerk uitbouwen. Verder werd er een intranetpagina aangemaakt waarop de verschillende (goed gekeurde) selectielijsten door de diensten geraadpleegd kunnen worden. Ter onder steuning zijn ook een handleiding en diverse richtlijnen online geplaatst. Voor het invullen van overdrachtslijsten werden eveneens handleidingen, stappenplannen en sjablonen opgesteld en beschikbaar gesteld op de intranetpagina. Hierdoor vergt het invullen van de lijsten maar een minimum aan tijd. Voor algemene aankondigingen, bijvoorbeeld over de nieuwe intranetpagina en het vernieuwde overdrachtsreglement, werd gebruik gemaakt van de nieuwsbrief van de universiteit. Daarnaast werden de vak- en onderzoeksgroepen op de hoogte gebracht van hun selectielijst via mailing aan de voorzitters/diensthoofden. De brochure voor het academisch personeel werd dan weer verspreid over de individuele postvakken van professoren en assistenten. 2.9. Conclusie: gerealiseerde meerwaarde van het project Ondanks het feit dat de Vrije Universiteit Brussel als instelling niet onderhevig is aan een wetgevend kader inzake archivering (Archiefwet of Archiefdecreet), is het Universiteitsarchief dankzij het selectieproject er in geslaagd om een functioneel kader voor documentbeheer te creëren. De managers van het middenmanagement werden als direct belanghebbende partner bij het project betrokken en konden meedenken en meebeslissen over de administratieve bewaartermijnen. De project medewerker en de archivaris konden vanuit hun expertise met wetgeving, selectie en praktijk 172 173

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 88