frank scheelings en ward vansteenkiste selectie als breekijzer in de beleidsstrategie.
casus: het selectieproject van de vrije universiteit brussel
verschillende faculteiten. Hoewel zij in theorie dezelfde taken hebben, blijken de
faculteiten in de praktijk soms op heel uiteenlopende manieren te werken. Vandaar
dat er voor iedere faculteit afzonderlijk een selectielijst is opgesteld. Bovendien zijn
de faculteiten, in tegenstelling tot de vak- en onderzoeksgroepen, in aantal beperkt
en vertonen zij een stabielere organisatie.
De duur van het aanmaakproces van een selectielijst is afhankelijk van de grootte en
de complexiteit van de administratie en de beschikbaarheid van de contactpersonen.
Het opstellen van een selectielijst vergt niet alleen diverse contacten met de dienst
zelf, maar vaak dienen ook andere betrokken diensten geraadpleegd te worden
(bijvoorbeeld de juridische dienst).
Na het opstellen van een selectielijst en goedkeuring van het betrokken diensthoofd
werd deze ter goedkeuring voorgelegd aan het Directiecomité, dat instaat voor de
dagelijkse werking van de universiteit. Hierdoor geraakte het hoger management
vertrouwd met de problematiek. De lijsten imponeerden omdat ze getuigden van de
enorme documentproductie die in de diverse diensten van de universiteit plaats
vindt. Tegelijk gaven ze de beleidsmakers meer overzicht over de werking van de
administratieve diensten. Over het algemeen werden de voorstellen goed ontvangen,
omdat iedereen het belang voor de universiteit ervan inzag. Soms hadden ook discus
sies over de selectievoorstellen plaats. De goedkeuring van de lijsten illustreerde de
steun van het hoger management. Tegelijk werden de selectielijsten daardoor
afdwingbaar.
De vooropgestelde planning en werkzaamheden werd in de loop van het project
bewust gewijzigd om de diensten op het juiste moment bij het project te betrekken.
Omstandigheden werkten vaak als katalysator voor het project. Een archiefover
dracht was bijvoorbeeld een ideaal aanknopingspunt om het project te introduceren
bij een dienst. Of er werd in het kader van het belang van de ontwikkeling van het
nieuwe studentenadministratiesysteem, prioriteit gegeven aan de analyse van de
studentenadministratie. Door in te spelen op de noden van de diensten werd
getracht een optimale samenwerking te verwezenlijken.
In de loop van het project, dat liep van 2009 tot 2012, werden er vijf generieke selec
tielijsten en 43 specifieke selectielijsten opgesteld voor de verschillende geledingen
van de VUB. In deze periode werd op een systematische manier circa 375 meter
archief vernietigd op basis van de selectielijsten.
2.7. Geïntegreerd archiefbeheer
Om de selectielijsten te kunnen implementeren en om de overdracht van (papieren)
documenten van de verschillende diensten aan het Universiteitsarchief te stroom
lijnen, was het noodzakelijk om een nieuwe overdrachtsprocedure uit te werken.
Hierbij werden selectie en overdracht aan elkaar gekoppeld. Voortaan konden enkel
reeksen overgedragen worden die op een selectielijst stonden. Deze regeling werd
tijdens het begin van het project opgesteld en langzaam maar zeker geïmplemen
teerd. De combinatie van de selectielijsten en de vernieuwde overdrachtsregeling
vormde de basis van het geïntegreerd archiefbeheer.
Zowel voor het Universiteitsarchief als voor de verschillende administratieve dien
sten zorgt dit voor een grotere beheersbaarheid en een efficiëntere werking. Door de
koppeling van de overdrachtsregeling aan de selectielijsten ontstaat er immers een
beheerscontinuüm. Daar waar er vroeger tussen het beheer door de archiefvormers
en de overdracht naar het Universiteitsarchief een periode lag waarin het beheer van
de documenten gemakkelijk werd verwaarloosd, is er nu een permanentere controle.
Diensten kunnen bovendien deels zelf selecteren en er kan sneller en efficiënter
worden overgedragen.
Deze aanpak geeft het Universiteitsarchief bovendien meer mogelijkheden tot plan
ning. Er is immers op voorhand geweten welke documenten er (kunnen) binnen
komen en hoe lang deze moeten bewaard worden. Hierdoor worden overdrachten
sneller verwerkt. Omdat het Universiteitsarchief weet welke reeksen van vitaal
belang zijn, focust het zich daarop en heeft het meer tijd om de diensten te overtui
gen om die reeksen ook werkelijk over te dragen.
Tot slot is er (passieve) controle mogelijk. Bij het invullen van de overdrachtslijst
(een Excel-sjabloon beschikbaar via het intranet) dient de deponerende dienst
gebruik te maken van de selectielijst. Het Universiteitsarchief aanvaardt immers
enkel documenten die op de selectielijst voorkomen. Staat een reeks niet op de
selectielijst, dan wordt deze in samenspraak met de overdragende dienst door het
Universiteitsarchief geactualiseerd.
2.8. Communicatie
Het belang van een goede communicatie bij een dergelijk project kan niet genoeg
benadrukt worden. Het Universiteitsarchief gebruikte dan ook verschillende kanalen
om een zo groot en efficiënt mogelijk bereik te hebben.
Het belangrijkste medium is en blijft persoonlijk contact. Bij iedere dienst werd het
project mondeling voorgesteld en werden er verschillende vergaderingen gepland
voor overleg in verband met het documentbeheer van de dienst en de bewaartermij
nen van de diverse reeksen. Dit vergrootte de bewustwording en sensibilisering
van de diensten op vlak van documentbeheer. Bovendien kwamen vaak andere docu-
mentbeheer-problemen aan het licht. Deze werden in de mate van het mogelijke
meegenomen via de reguliere werking van het Universiteitsarchief. Door deze
manier van samenwerken kon het Universiteitsarchief een organisatiebreed netwerk
uitbouwen.
Verder werd er een intranetpagina aangemaakt waarop de verschillende (goed
gekeurde) selectielijsten door de diensten geraadpleegd kunnen worden. Ter onder
steuning zijn ook een handleiding en diverse richtlijnen online geplaatst. Voor het
invullen van overdrachtslijsten werden eveneens handleidingen, stappenplannen en
sjablonen opgesteld en beschikbaar gesteld op de intranetpagina. Hierdoor vergt het
invullen van de lijsten maar een minimum aan tijd.
Voor algemene aankondigingen, bijvoorbeeld over de nieuwe intranetpagina en het
vernieuwde overdrachtsreglement, werd gebruik gemaakt van de nieuwsbrief van de
universiteit. Daarnaast werden de vak- en onderzoeksgroepen op de hoogte gebracht
van hun selectielijst via mailing aan de voorzitters/diensthoofden. De brochure voor
het academisch personeel werd dan weer verspreid over de individuele postvakken
van professoren en assistenten.
2.9. Conclusie: gerealiseerde meerwaarde van het project
Ondanks het feit dat de Vrije Universiteit Brussel als instelling niet onderhevig is
aan een wetgevend kader inzake archivering (Archiefwet of Archiefdecreet), is het
Universiteitsarchief dankzij het selectieproject er in geslaagd om een functioneel
kader voor documentbeheer te creëren. De managers van het middenmanagement
werden als direct belanghebbende partner bij het project betrokken en konden
meedenken en meebeslissen over de administratieve bewaartermijnen. De project
medewerker en de archivaris konden vanuit hun expertise met wetgeving, selectie en
praktijk
172
173