frank scheelings en ward vansteenkiste selectie als breekijzer in de beleidsstrategie.
casus: het selectieproject van de vrije universiteit brussel
2.4. Werkwijze en verloop van het project
In 2009 startte de projectmedewerker met een pilot. Wegens de nauwe contacten,
de aard van de archieven en de achterstand in de archiefdepots, werd gekozen voor de
archieven van Directie Personeel (DP). Om een goed idee te hebben van de adminis
tratie werden de verschillende reeksen opgelijst die zich reeds in de archiefdepots
bevonden. Per reeks werd een selectiefiche opgesteld. Hierop werden de naam van de
reeks genoteerd, de datering, de inhoud, de procedure waaruit de reeks voortkwam,
een (voorstel van) bewaartermijn en de verantwoording van deze bewaartermijn.
De fiches werden tijdens verschillende vergaderingen besproken met medewerkers
van DP en, na controle van wetgeving en na eventuele aanpassingen, door hen goed
gekeurd. De dienst besliste hier vanuit het administratieve standpunt en de archiva
ris bepaalde het bewaarniveau en de historische waarde van de reeksen. Op basis van
deze fiches en de vastgelegde bewaartermijnen, werden reeksen uit het archiefdepot
verwijderd en kon er geselecteerd worden in de archiefruimte van DP. Daarna werd
het overleg uitgebreid tot de actuele reeksen van de dienst. Waar we hier oorspronke
lijk een terughoudendheid hadden verwacht, bleek de interesse en motivatie van de
medewerkers toe te nemen. De pilot leerde ons ook dat de geplande werkwijze met de
selectiefiches diende aangepast te worden. Het opstellen en telkens bespreken en
goedkeuren van iedere selectiefiche was omslachtig en tijdrovend. Door de reeksen
apart te analyseren ontbrak bovendien het overzicht. Tot slot verkregen we door het
analyseren van reeds overgedragen, vaak ongeschoond archief vooral verouderde
informatie, met een beperkte meerwaarde voor de huidige werking van de bestudeer
de dienst.
Na deze evaluatie werd gestreefd naar meer efficiëntie en naar een aantal quick wins.
Zo werd er een basislijst opgesteld met op verschillende diensten voorkomende
reeksen (bijvoorbeeld correspondentie, kopieën van facturen en kopieën van
notulen). Deze lijst zou uiteindelijk evolueren tot de Basisselectielijst: een overzicht
van reeksen die voornamelijk voortvloeien uit de interne taken (organisatie, finan
cieel beheer, personeelsbeheer, enzovoorts) van diensten. De analyse van de reeksen
in de depots werd daarenboven vervangen door een analyse van de reeksen die zich
op de diensten bevonden. Zo kregen we een overzicht van de actuele situatie. Hierbij
werd handig gebruik gemaakt van de Basisselectielijst. Aan de hand van deze lijst
konden immers heel snel de veel voorkomende reeksen worden geregistreerd.
Bovendien kon er meer aandacht worden besteed aan de dienst-specifieke reeksen.
De reeksen in de depots werden pas in tweede instantie bekeken.
2.5. Ontwikkeling van een databank voor archiefbeheer: WAVA
De methode van de individuele selectiefiches werd dus verlaten. In plaats daarvan
werd de informatie opgeslagen in een Access-databank die uiteindelijk zou uitgroei
en tot een geïntegreerd archiefbeheerssysteem: WAVA (Waardering, Acquisitie en
Vernietiging van Archieven). Bij het ontwikkelen van WAVA werd uitgegaan van een
functionele benadering. De diensten van de VUB hebben allen bepaalde functies.
In het kader van deze functies voeren ze een aantal taken uit en om deze taken tot
een goed einde te brengen stellen ze een aantal handelingen. De neerslag van die
handelingen bestaat uit documenten; meestal reeksen en/of dossiers. Deze kunnen
zowel een papieren als een elektronische vorm aannemen.
WAVA bestaat vooreerst uit een kernmodule. Hierin worden verschillende metadata
opgeslagen van de reeksen (documenten), de entiteiten (VUB-diensten) en de
functies (taken en handelingen) volgens de geldende standaarden; respectievelijk
ISAD(G), ISAAR(CPF) en ISDF. Deze drie elementen (reeksen, entiteiten en
functies) zijn onderling gekoppeld. Per dienst worden eerst de verschillende reeksen
die worden geproduceerd of bewaard, in kaart gebracht. Per reeks-type wordt dan een
bewaartermijn en -niveau bepaald. Ten slotte wordt opgelijst welke taken en hande
lingen aan de basis liggen voor het opstellen van de reeksen door de verschillende
diensten.
De kernmodule wordt ondersteund door een documentatie-module. Hierin wordt
de argumentatie van de waardering en de keuze van de bewaartermijnen gedocu
menteerd met verwijzingen naar wet- en regelgeving, literatuur, overleg, enzovoorts.
Dit garandeert dat de VUB ook juridisch de juiste documenten bewaart.
Aan het geheel is er nog een module depotbeheer toegevoegd. Via deze module
kunnen overdrachten (acquisitie) snel worden opgevolgd. Overdrachtslijsten van
deponerende diensten kunnen gemakkelijk in WAVA worden ingevoerd en verwerkt.
Documenten zijn bijgevolg reeds bij opname door het Universiteitsarchief ontsloten
op reeks-niveau. Bovendien kan via de module depotbeheer de vernietiging van
documenten praktisch worden uitgevoerd. Zo kan er snel een lijst met te vernietigen
documenten en hun plaatsaanduiding worden gegenereerd.35
2.6. Opstellen van selectielijsten
Op basis van de drievoudige koppeling (reeksen, entiteiten en functies) wordt er per
dienst een functionele selectielijst gegenereerd. De structuur van de selectielijsten is
gebaseerd op het schema van de archiefbeheersplannen die werden opgesteld in het
kader van het IAVA-project van het Rijksarchief: Beleidsdomein - Taakgebied - Taak
- handeling.36 Per reeks wordt vermeld:
Titel (generieke naam van de reeks)
Bestemming (moet deze informatie worden bewaard?)
Bewaartermijn (hoe lang moet deze informatie worden bewaard?)
Bewaarniveau (wie is verantwoordelijk voor de informatie?)
Opmerkingen (eventuele extra info over voorgaande items)
Het opstellen van de selectielijsten kan op twee manieren. Enerzijds is er de generieke
benadering. Op basis van een aantal test cases worden selectielijsten opgesteld die
kunnen worden toegepast op een veelvoud van gelijkaardige cases. Dit is het geval
voor de vak- en onderzoeksgroepen. Gezien de hoeveelheid aan vak- en onderzoeks
groepen en het soms vluchtige bestaan van sommige entiteiten is het ondoenbaar
om voor iedere vak- en/of onderzoeksgroep een aparte selectielijst op te stellen.
Vandaar de keuze om een generieke selectielijst op te stellen. Per faculteit zijn een
tweetal vak- en/of onderzoeksgroepen geanalyseerd op basis waarvan dan een
generieke selectielijst is opgesteld. De bedoeling is om deze lijst na drie jaar te evalu
eren en aan te passen waar nodig. Er werd ook een aparte brochure voor het
academisch personeel opgesteld waarbij een aantal generieke selectieadviezen
worden geformuleerd over het al dan niet bewaren van onderwijs- en onderzoeks
documenten. Met de generieke benadering werd getracht een quick win te realiseren.
Anderzijds is er de specifieke aanpak, waarbij het documentbeheer van één afzonder
lijke dienst wordt geanalyseerd. Dit resulteert dan in een dienst-specifieke selectie
lijst. Deze werkwijze is in de meerderheid van de gevallen toegepast. Zo ook voor de
praktijk
170
35 Een uitgebreide omschrijving van het datamodel van WAVA kan worden geraadpleegd via
https://www.projectcest.be/index.php?title=Publicatie:Het_WAVA-datamodel._Waardering,_Acquisitie_en.
Vernietiging_van_Archieven:_een_ge%C3%AFntegreerd_archiefbeheer_bij_het_VUB-
Universiteitsarchief&redirect=no (geraadpleegd op 19 september 2016).
36 J. Derwael e.a., Een uitgelezen selectie... Theorie en praktijk van het project Instellingenstudie en Archiefbeheer
VlaamseAdministratie-IAVA (Brussel 2003).
171
