frank scheelings en ward vansteenkiste selectie als breekijzer in de beleidsstrategie.
casus: het selectieproject van de vrije universiteit brussel
instellingsbreed records continuum beleid op de universiteit bleek geen vruchtbare
piste. Het project had eigenlijk duidelijk gemaakt dat de meeste partners niet klaar
waren voor de automatisering van hun administratie. Dit stond in schril contrast
met de dagelijkse praktijk, waarbij de personeelsleden ongebreideld gebruik maakten
van de computers om hun dagelijkse administratie af te handelen.
Daar stond tegenover dat er veel ervaring en expertise was opgedaan met de auto
matisering van het documentbeheer en de menselijke factoren van de implementa
tie van informatiesystemen. Eén van de vaststellingen was dat het documentbeheer
in diverse diensten te weinig geregeld was en er dus andere pistes bewandeld moesten
worden om de massa digital born documenten en dossiers onder controle te brengen.
Het project bewees ook dat er een nieuwe strategie voor het uitrollen van een beleid
voor documentbeheer nodig was. Terwijl de archivaris allerlei pogingen had gedaan
om actuele en naderende problemen in verband met het documentbeheer op te
lossen, was het belang van de problematiek niet tot de hoogste beleidsregionen
doorgedrongen. Het management verbond de archiefproblematiek nog altijd met de
papieren omgeving. In verband met informatisering hielden de beslissers geen
rekening met het archiefbeleid en namen daardoor nogal eens ad hoc beslissingen
die het archiefbeleid feitelijk doorkruisten. Het hoger management moest dus
overtuigd worden van het belang van een goed documentbeheer, de band met de
automatisering zien en zich realiseren dat ze ook een verantwoordelijkheid had op
het vlak van documentbeheer. De notie dat een degelijk documentbeheer de univer
sitaire administratie kon dienen en kwalitatief kon verbeteren, moest dus groeien in
het complexe organisatorische geheel van de universiteit. Om de beleidsmakers te
sensibiliseren moest er een aspect van documentbeheer worden aangepakt dat een
meerwaarde voor hen had, dat in hun ogen een interessante verbetering inhield en
dat een positieve boodschap mogelijk maakte. Voor de archivaris moest daarbij de
focus gelegd worden op een cruciaal aspect van het documentbeheer, zodat hij zijn
beleid instellingsbreed kon laten doordringen. Het opzetten van een selectiebeleid
voldeed aan al deze voorwaarden, zoals hierna wordt aangetoond.
2.3. Naar een nieuw project: selectie als gangmaker van het documentbeheer
In 2008 kreeg de universiteit een nieuwe rector, die streefde naar een nieuwe organi
satiecultuur. Voor het eerst werd een strategisch beleidsplan opgesteld en werd aan
de diensten gevraagd om deelbeleidsplannen in te dienen. Bovendien werden er
mogelijkheden voorzien om projectvoorstellen in te dienen die de werking van de
universiteit zouden verbeteren. Onder de beleidsdoelstellingen werd het effectiever
en efficiënter inzetten van de (personele, financiële, logistieke, technologische en
infrastructurele) middelen genoemd, tezamen met het verhogen van de transparan
tie van de administratie. In dat kader lanceerde de archivaris een projectvoorstel
voor een nieuw selectiebeleid. Ondanks vroegere aanzetten was hier door personeels
gebrek in het verleden te weinig aandacht aan besteed.
De opzet van het project was: de bewaar- en vernietigingstermijnen van reeksen
gevormd en bijgehouden door de VUB-administratie vast te leggen. Het ging hierbij
zowel om reeksen van administratieve en facultaire diensten als om reeksen onder
wijs- en onderzoeksdocumenten van academisch personeel en wetenschappelijke
centra. Naast reeksen die bewaard werden in de depots van het Universiteitsarchief,
dienden tevens reeksen die zich in centrale en/of decentrale informatiesystemen
bevonden, in kaart te worden gebracht. De klemtoon werd bewust gelegd op schoon
schip maken, waarbij tegelijkertijd een instellingsbreed selectiebeleid kon worden
168
geïmplementeerd. Maar het project moest tevens dienen om de vitale documenten
die de universiteit produceerde, veilig te stellen. Hiermee sloot het project aan bij de
automatiseringsproblematiek, want als de selectietermijnen bekend waren, konden
die ook gelden in de geautomatiseerde omgeving.
Bij het opstellen van het projectvoorstel werden verschillende strategische en prak
tische doelstellingen voor de instelling geformuleerd:
de archiefvorming en -procedures van de verschillende archiefvormers
moesten in kaart worden gebracht, waardoor ze sneller archieven konden
afstoten, hetgeen bureauruimte zou opleveren. Dit was een belangrijk aspect
voor het management, want bureauruimte in Brussel was (en is nog altijd)
duur en de universiteit kampte met een plaatstekort. Hiermee sloot het project
dus op een positieve manier aan bij hun beleidsdoelstellingen.
enkel vitale bewijskrachtige stukken zouden nog worden bewaard.34 Ballast
zou dus niet langer meegesleept worden. De werking van de administratie zou
bijgevolg efficiënter en transparanter worden. Dit was tevens een objectief van
het management.
de diensten zelf zouden na afloop van het project beschikken over een overzicht
van hun taken en reeksen. Zeker op de grote diensten ontbrak dat nogal eens,
omdat veel medewerkers sterk individueel werkten. Bovendien zou duidelijk
worden welke documenten tijdelijk en welke permanent bewaard moesten
blijven.
Voor het Universiteitsarchief had het project ook voordelen:
het project was het goede moment om de overdrachtsprocedure te herzien.
Verbeteringen daaraan verhoogden de efficiëntie van de dienstverlening en de
motivatie van het personeel.
aan de hand van de bewaar- en vernietigingstermijnen konden toekomstige
overdrachten beter worden ingeschat.
de selectielijsten hielpen om de overvolle archiefdepots op een systematische
manier te zuiveren van onnodige ballast. Bij het ontstaan van het
Universiteitsarchief was de nood om archieven van de diensten over te nemen
bijzonder groot geweest. De nadruk lag toen op overdracht, in de hoop om in
een rustiger periode een selectiebeleid uit te tekenen. Omdat het
Universiteitsarchief onderbemand was, bleef de noodsituatie echter perma
nent voortbestaan en hinkten selectie, registratie en inventarisatie achter. Het
selectieproject liet toe opnieuw controle te nemen en de achterstand op een
structurele manier af te bouwen, wat de toegankelijkheid ten goede zou komen.
Tot slot legde dit project opnieuw de band met een duurzame automatisering. Het in
kaart brengen van selectietermijnen werd beschouwd als een voorbereidende stap en
voorwaarde voor een beleid inzake digitale duurzaamheid. Bij elke digitale reeks
dient immers een vernietigingstermijn op voorhand gekend te zijn, opdat de juiste
technische maatregelen (formaten, systemen, metadata) genomen kunnen worden
om de verplichte bewaartermijn van vitale reeksen te garanderen. Ter ondersteuning
van de automatisering konden deze vernietigingstermijnen dan direct in de informa
tiesystemen worden ingevoerd, voor zover deze hier mogelijkheden voor hadden.
169
praktijk
34 Onder vitale bewijskrachtige stukken verstaan wij de archiefstukken die bewijs leveren en bewaard moeten
worden omdat ze handelen verantwoorden en werkprocessen ondersteunen, omdat ze rechten bewijzen,
of omdat ze een bron zijn voor politieke, economische, sociale en culturele (historische) kennis. Vitale
bewijskrachtige documenten zijn niet te verwarren met 'vital records', waarmee de registratie van geboortes,
huwelijken en overlijdens bedoeld wordt.
