frank scheelings en ward vansteenkiste selectie als breekijzer in de beleidsstrategie. casus: het selectieproject van de vrije universiteit brussel en ook in een groter bewustzijn. De universiteiten zelf beseften maar al te goed dat ze mee moesten met deze trend.22 In Vlaanderen deed het Stadsarchief Antwerpen met het eDavid project, als partner van InterPARES, beslissende stappen om de theorievorming in de praktijk te brengen. Langzaam maar zeker trok het partners in België en Nederland mee. Langzaam maar zeker, want ook nu nog blijft bij heel wat archiefdiensten koud watervrees bestaan. In de meeste instellingen hebben noch het onderzoek, noch de inspanning die de bedrijfsarchivarissen leveren om digitale orde te creëren, geleid tot een records continuum in hun instellingen. Er zijn wel wat aanzetten in de vorm van procedures of initiatieven tot een digitaal depot voor semi-dynamisch en statisch archief.23 Maar archiefdiensten die een compleet overzicht hebben van de digitale administratie, die de informatiesystemen en procedures controleren, en die de toevloed naar een gestandaardiseerd en betrouwbaar digitaal depot geregeld hebben, zijn nog altijd grote uitzondering. Dit komt door een veelheid van factoren: de grote complexiteit van de toepassing door de overwegende 'eilandautomatisering', de diversiteit van gebruikte informatiesystemen, de overschatting van de archiefcapaci teiten van nieuwe informatiesystemen (vaak groupwares) door het management, het verplichten tot archiveren in dergelijke systemen zonder voldoende overleg met de archivaris-documentbeheerder of met negatie van diens argumenten, een gebrek aan uitwisseling van knowhow tussen ICT-ers en archivarissen, de hoge kosten die aan de implementatie van een degelijk digitaal depot verbonden zijn, de noodzaak om nieuwe en complexe procedures en regels te gaan implementeren in mogelijk zeer vrije bedrijfsomgevingen, enzovoorts. Daarnaast is lang niet elke archiefdienst groot genoeg om een dergelijke problematiek op te volgen en mankeren de technische kennis, de middelen of het geschikte personeel om de automatisering te begeleiden. Bovendien hebben niet alle archivarissen de moed, de fut en de vaardigheden om een lange en uitputtende discussie aan te gaan met ICT-ers en managers om te wegen op het automatiseringsbeleid, dat constant in verandering is. De vraag is dan of het strategisch wel zo verstandig is om mee te gaan in de automatiseringstrend. Een geslaagde automatisering vergt een weloverwogen informatie- en archiefbeleid en juist die randvoorwaarde is niet vervuld. Veel archivarissen laten zich verleiden om mee te doen met de hype rond erfgoed en digitalisering, want het sluit veel dichter aan bij de eigen bekende leefwereld. Maar daarmee sluit een bedrijfsarchivaris door gaans niet aan bij de strategische doelstellingen van de organisatie. In deze periode van doorgedreven automatisering is het negeren van de automatisering dus geen optie meer. De hier opgesomde factoren doen bij de archivaris of documentbeheerder van een privaatrechtelijke instelling de vraag opwellen: waar moet ik beginnen als ik grip wil krijgen op het archief- en documentbeheer in de geautomatiseerde administratie? Theoretici zullen dan antwoorden: bij de context, want het theoretisch kader ver schoof onder invloed van het records continuum van het beheersen van de stukken naar het beheersen van de context. Erg concreet is dit moeilijk te noemen. Archiefdiensten kunnen inderdaad uitgaan van een records continuum en een totaal controle van voor de creatie tot na de selectie nastreven. Grote instellingen hebben dat ook nodig. Maar een archiefdienst van een kleinere onderwijsinstelling vertrekt vaak van een veel klassieker paradigma en breidt dan de acties uit tot het onderschep pen of afvangen van digital born materialen, waarbij dan vooral datgene verworven wordt wat aangeboden wordt (met hiaten in de collectie tot gevolg). Niet zelden wordt voor een dergelijke vereenvoudigde aanpak gekozen.24 De talrijke handboeken om de archivering in de geautomatiseerde omgeving aan te pakken, zeggen wel dat het moet aangepakt worden en zeggen wat er moet aangepakt worden, maar overstijgen zelden het beschrijvende stadium en geven nauwelijks aan wanneer het moet aangepakt worden en welke strategieën er in bepaalde gevallen gevolgd kunnen worden. Ondanks de vele goede raad en een stappenplan hier en daar, blijft de documentbeheerder op zijn honger zitten. Vaak is de context van de schrijver van het handboek volledig anders dan die van de archivaris die het wil toepassen. Er mankeert tactisch en strategisch advies en inzicht, waardoor de goede raad niet erg toepasbaar lijkt. 2. De problematiek en de casus: de Vrije Universiteit Brussel In deze tekst wordt uitgegaan van een records continuum-visie. Aan de hand van de casus van de Vrije Universiteit Brussel (VUB), als privaatrechtelijke instelling, wordt aangetoond dat het selectiebeleid een geweldig breekijzer kan zijn om een archief beleid ingang te laten vinden en zo in te breken op de bedrijfsvoering van een grotere instelling. Dit is zeker niet het enige instrument; er zijn mogelijk nog andere wegen. Maar selectie als breekijzer gebruiken, heeft een aantal voordelen die niet te onder schatten zijn. Om de focus strak te houden, wordt maar heel samenvattend ingegaan op de organi satiecultuur. Toch moet de bedrijfsarchivaris, als hij de juiste tactiek en strategie wil gebruiken, zeer goed op de hoogte zijn van de bedrijfscontext en de organisatie cultuur. Vanaf de jaren 1990 zijn archivarissen aandacht beginnen te besteden aan de organisatiecultuur waarin de archiefvorming gebeurde en waarin selectie kon plaats vinden.25 De theorie-vorming begon met discussies over profielen en modellen van organisaties, ook in universiteiten.26 Deze piste van studie van de praktijk 164 22 Vooral in Amerika werd de problematiek al duidelijk gesteld door het artikel van D. Skemer en G. Williams, 'Managing the Records of Higher Education: the State of Records Management in America Colleges and Universities', American Archivist 53 (herfst 1990) 532-547; H. Tibbo, 'The Impact of Information Technology on Academic Archives in the Twenty-first Century', in: C. Prom en E. Swain (eds.), College and University Archives: Readings in Theory and Practice (Society of American Archivists-SAA 2008); recenter ook door A. Purcell, Academic Archives. Managing the next generation of College and university archives, records and special collections (Chicago 2012). Vooral het hoofdstuk 'Digital Frontiers and Electronic Challenges for Academic Archives' is in dit kader interessant. 23 Universiteiten hebben in een aantal gevallen wel een digitaal bibliotheekdepot, omdat de bibliotheek een belangrijke rol speelt in de onderwijsvoorziening en de onderzoeksondersteuning. Bibliotheekdepots zijn doorgaans minder complex dan digitale archiefdepots omdat bibliotheekmaterialen eenvormiger zijn, omdat de toevoer van bibliotheekmaterialen gestandaardiseerder verloopt dan de toevoer van procesgebonden informatie uit diverse diensten, omdat er geen rechtenstructuren geïnstalleerd moeten worden, enz. 24 Bijvoorbeeld: J.A. Williams en E.M. Berilla, 'Minutes, Migration, and Migraines: Establishing a Digital Archives at a Small Institution', American Archivist 78:1 (2015) 89-93. Deze case betreft het Suny Maritime College, dat 1900 studenten heeft. 25 Zie ook. E. Yakel, 'The way things work: procedures, processes, and institutional records', American Archivist 59 (1996) 4; V. Lemieux, 'Applying Mintzberg's Theories on Organizational Configuration to Archival Appraisal', Archivaria 46 (1998); D. Bearman, 'Diplomatics, Weberian bureaucracy and the management of electronic records in Europe and America', American Archivist 55:1 (2003) 168-181; G. Oliver, 'Investigating Information Culture: A Comparative Case Study Research Design and Methods', Archival Science 4 (2004) 287-314; E. Sheperd en G. Yeo, 'Analyzing the context of Records Management', in: Managing Records. A handbook of principles and practice (Londen 2002) 30-71. Shepherd en Yeo gaan terug op het model van Charles Handy, Understanding Organisations (Middlesex 1976), maar zoals hierboven gezegd zijn er sedert dien zeer veel andere benaderingen geweest. 26 H. Samuels, Varsity Letters. Documenting Modern Colleges and Universities (Metuchen 1993); F. Scheelings, 'Archiving, documenting and information supply in Universities: the need for a new paradigm for university archives', Janus, Revue Archivistique-archival review 2 (1997) 80-110: F. Scheelings, 'Pouvoirs et priorités de l'archiviste universitaire: de la théorie archivistique a la pratique', in: A. Moreno-Lopez (ed.), Archivos Universitarios. Realidadesy proyectos. Archivos, Bibliothecasy Catalogos (Valladolid 2007) 89-110. 165

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 84