frank scheelings en ward vansteenkiste selectie als breekijzer in de beleidsstrategie.
casus: het selectieproject van de vrije universiteit brussel
en ook in een groter bewustzijn. De universiteiten zelf beseften maar al te goed dat
ze mee moesten met deze trend.22
In Vlaanderen deed het Stadsarchief Antwerpen met het eDavid project, als partner
van InterPARES, beslissende stappen om de theorievorming in de praktijk te
brengen. Langzaam maar zeker trok het partners in België en Nederland mee.
Langzaam maar zeker, want ook nu nog blijft bij heel wat archiefdiensten koud
watervrees bestaan. In de meeste instellingen hebben noch het onderzoek, noch de
inspanning die de bedrijfsarchivarissen leveren om digitale orde te creëren, geleid tot
een records continuum in hun instellingen. Er zijn wel wat aanzetten in de vorm van
procedures of initiatieven tot een digitaal depot voor semi-dynamisch en statisch
archief.23 Maar archiefdiensten die een compleet overzicht hebben van de digitale
administratie, die de informatiesystemen en procedures controleren, en die de
toevloed naar een gestandaardiseerd en betrouwbaar digitaal depot geregeld hebben,
zijn nog altijd grote uitzondering. Dit komt door een veelheid van factoren: de grote
complexiteit van de toepassing door de overwegende 'eilandautomatisering', de
diversiteit van gebruikte informatiesystemen, de overschatting van de archiefcapaci
teiten van nieuwe informatiesystemen (vaak groupwares) door het management,
het verplichten tot archiveren in dergelijke systemen zonder voldoende overleg met
de archivaris-documentbeheerder of met negatie van diens argumenten, een gebrek
aan uitwisseling van knowhow tussen ICT-ers en archivarissen, de hoge kosten die
aan de implementatie van een degelijk digitaal depot verbonden zijn, de noodzaak
om nieuwe en complexe procedures en regels te gaan implementeren in mogelijk zeer
vrije bedrijfsomgevingen, enzovoorts. Daarnaast is lang niet elke archiefdienst groot
genoeg om een dergelijke problematiek op te volgen en mankeren de technische
kennis, de middelen of het geschikte personeel om de automatisering te begeleiden.
Bovendien hebben niet alle archivarissen de moed, de fut en de vaardigheden om een
lange en uitputtende discussie aan te gaan met ICT-ers en managers om te wegen op
het automatiseringsbeleid, dat constant in verandering is. De vraag is dan of het
strategisch wel zo verstandig is om mee te gaan in de automatiseringstrend. Een
geslaagde automatisering vergt een weloverwogen informatie- en archiefbeleid en
juist die randvoorwaarde is niet vervuld. Veel archivarissen laten zich verleiden om
mee te doen met de hype rond erfgoed en digitalisering, want het sluit veel dichter
aan bij de eigen bekende leefwereld. Maar daarmee sluit een bedrijfsarchivaris door
gaans niet aan bij de strategische doelstellingen van de organisatie. In deze periode
van doorgedreven automatisering is het negeren van de automatisering dus geen
optie meer.
De hier opgesomde factoren doen bij de archivaris of documentbeheerder van een
privaatrechtelijke instelling de vraag opwellen: waar moet ik beginnen als ik grip wil
krijgen op het archief- en documentbeheer in de geautomatiseerde administratie?
Theoretici zullen dan antwoorden: bij de context, want het theoretisch kader ver
schoof onder invloed van het records continuum van het beheersen van de stukken
naar het beheersen van de context. Erg concreet is dit moeilijk te noemen.
Archiefdiensten kunnen inderdaad uitgaan van een records continuum en een totaal
controle van voor de creatie tot na de selectie nastreven. Grote instellingen hebben
dat ook nodig. Maar een archiefdienst van een kleinere onderwijsinstelling vertrekt
vaak van een veel klassieker paradigma en breidt dan de acties uit tot het onderschep
pen of afvangen van digital born materialen, waarbij dan vooral datgene verworven
wordt wat aangeboden wordt (met hiaten in de collectie tot gevolg). Niet zelden
wordt voor een dergelijke vereenvoudigde aanpak gekozen.24
De talrijke handboeken om de archivering in de geautomatiseerde omgeving aan te
pakken, zeggen wel dat het moet aangepakt worden en zeggen wat er moet aangepakt
worden, maar overstijgen zelden het beschrijvende stadium en geven nauwelijks aan
wanneer het moet aangepakt worden en welke strategieën er in bepaalde gevallen
gevolgd kunnen worden. Ondanks de vele goede raad en een stappenplan hier en
daar, blijft de documentbeheerder op zijn honger zitten. Vaak is de context van de
schrijver van het handboek volledig anders dan die van de archivaris die het wil
toepassen. Er mankeert tactisch en strategisch advies en inzicht, waardoor de goede
raad niet erg toepasbaar lijkt.
2. De problematiek en de casus: de Vrije Universiteit Brussel
In deze tekst wordt uitgegaan van een records continuum-visie. Aan de hand van de
casus van de Vrije Universiteit Brussel (VUB), als privaatrechtelijke instelling, wordt
aangetoond dat het selectiebeleid een geweldig breekijzer kan zijn om een archief
beleid ingang te laten vinden en zo in te breken op de bedrijfsvoering van een grotere
instelling. Dit is zeker niet het enige instrument; er zijn mogelijk nog andere wegen.
Maar selectie als breekijzer gebruiken, heeft een aantal voordelen die niet te onder
schatten zijn.
Om de focus strak te houden, wordt maar heel samenvattend ingegaan op de organi
satiecultuur. Toch moet de bedrijfsarchivaris, als hij de juiste tactiek en strategie wil
gebruiken, zeer goed op de hoogte zijn van de bedrijfscontext en de organisatie
cultuur. Vanaf de jaren 1990 zijn archivarissen aandacht beginnen te besteden
aan de organisatiecultuur waarin de archiefvorming gebeurde en waarin selectie
kon plaats vinden.25 De theorie-vorming begon met discussies over profielen en
modellen van organisaties, ook in universiteiten.26 Deze piste van studie van de
praktijk
164
22 Vooral in Amerika werd de problematiek al duidelijk gesteld door het artikel van D. Skemer en G. Williams,
'Managing the Records of Higher Education: the State of Records Management in America Colleges and
Universities', American Archivist 53 (herfst 1990) 532-547; H. Tibbo, 'The Impact of Information Technology
on Academic Archives in the Twenty-first Century', in: C. Prom en E. Swain (eds.), College and University
Archives: Readings in Theory and Practice (Society of American Archivists-SAA 2008); recenter ook door
A. Purcell, Academic Archives. Managing the next generation of College and university archives, records and special
collections (Chicago 2012). Vooral het hoofdstuk 'Digital Frontiers and Electronic Challenges for Academic
Archives' is in dit kader interessant.
23 Universiteiten hebben in een aantal gevallen wel een digitaal bibliotheekdepot, omdat de bibliotheek een
belangrijke rol speelt in de onderwijsvoorziening en de onderzoeksondersteuning. Bibliotheekdepots zijn
doorgaans minder complex dan digitale archiefdepots omdat bibliotheekmaterialen eenvormiger zijn, omdat
de toevoer van bibliotheekmaterialen gestandaardiseerder verloopt dan de toevoer van procesgebonden
informatie uit diverse diensten, omdat er geen rechtenstructuren geïnstalleerd moeten worden, enz.
24 Bijvoorbeeld: J.A. Williams en E.M. Berilla, 'Minutes, Migration, and Migraines: Establishing a Digital
Archives at a Small Institution', American Archivist 78:1 (2015) 89-93. Deze case betreft het Suny Maritime
College, dat 1900 studenten heeft.
25 Zie ook. E. Yakel, 'The way things work: procedures, processes, and institutional records', American Archivist
59 (1996) 4; V. Lemieux, 'Applying Mintzberg's Theories on Organizational Configuration to Archival
Appraisal', Archivaria 46 (1998); D. Bearman, 'Diplomatics, Weberian bureaucracy and the management of
electronic records in Europe and America', American Archivist 55:1 (2003) 168-181; G. Oliver, 'Investigating
Information Culture: A Comparative Case Study Research Design and Methods', Archival Science 4 (2004)
287-314; E. Sheperd en G. Yeo, 'Analyzing the context of Records Management', in: Managing Records.
A handbook of principles and practice (Londen 2002) 30-71. Shepherd en Yeo gaan terug op het model van
Charles Handy, Understanding Organisations (Middlesex 1976), maar zoals hierboven gezegd zijn er sedert
dien zeer veel andere benaderingen geweest.
26 H. Samuels, Varsity Letters. Documenting Modern Colleges and Universities (Metuchen 1993); F. Scheelings,
'Archiving, documenting and information supply in Universities: the need for a new paradigm for university
archives', Janus, Revue Archivistique-archival review 2 (1997) 80-110: F. Scheelings, 'Pouvoirs et priorités de
l'archiviste universitaire: de la théorie archivistique a la pratique', in: A. Moreno-Lopez (ed.), Archivos
Universitarios. Realidadesy proyectos. Archivos, Bibliothecasy Catalogos (Valladolid 2007) 89-110.
165