frank scheelings en ward vansteenkiste selectie als breekijzer in de beleidsstrategie.
casus: het selectieproject van de vrije universiteit brussel
bestuursorgaan en hebben ze een publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid.11
Daardoor zijn ze onderworpen aan de afdeling archieven van de Erfgoedinspectie.12
Maar lang niet allemaal: de zogenoemde 'bijzondere' universiteiten en hogescholen
vallen hier niet onder. In België is de situatie gelijklopend: de rijksuniversiteiten
(Gent, Luik en Antwerpen) en -hogescholen vallen eveneens onder de archiefwet
geving, maar de privaatrechtelijke universiteiten (zijnde de meerderheid) en
hogescholen niet. De grens tussen publiek- en privaatrechtelijk is hier echter vaag,
want in diverse landen krijgen de privaatrechtelijke universiteiten wel onderwijssub-
sidies op gelijke basis als de rijksuniversiteiten. Bovendien bestaat in Nederland en
Vlaanderen de tendens om collecties van nationaal belang, die eigenlijk in privé
handen zijn, in een controle- of kwaliteitskader van de overheid op te nemen.13
Daarnaast wil de overheid steeds meer controle op de door haar gegeven subsidies en
beschouwt daardoor de onderwijsactiviteiten van de universiteiten steeds meer als
een openbare functie, afgezien van het juridisch statuut. Nieuwe Vlaamse wetgeving
in verband met openbaarheid van bestuur probeert toch de vrije universiteiten te
omvatten,14 maar een meningsverschil tussen de Vlaamse overheid en de Katholieke
Universiteit Leuven in dit kader viel echter uit in het voordeel van de laatste.15
Voorlopig is de archiefwetgeving dus noch in Nederland, noch in Vlaanderen, van
toepassing op de privaatrechtelijke instellingen voor hoger onderwijs.
Hierbij valt op te merken dat er, ook wereldwijd, een al even groot verschil in visie
is over de wetenschappelijke archieven van professoren. In sommige landen wordt
dit beschouwd als openbaar bezit (Tsjechië, IJsland, Frankrijk, Zweden), terwijl het
in andere landen (Polen, Verenigde Staten) wordt gezien als privébezit. In een aantal
landen hangt het opnieuw af van de identiteit van de universiteit (overheidsinstel
ling of niet), of is de vraag gewoon niet opgelost.16
In België hebben zowel Vlaanderen als Wallonië in het kader van de erfgoedwetge
ving een financieel kader voor steun aan privaatrechtelijke archiefbewaarplaatsen
ontwikkeld, maar het is zeker niet de bedoeling dat universiteiten hier gebruik van
zouden maken.17 Kortom, de universiteitsarchivaris staat alleen.
1.2. Universiteitsarchieven als bedrijfsarchieven: inzetten op automatisering
Hoewel ze niet onder de archiefwet vallen, zijn er tal van redenen op te sommen
waarom de privaatrechtelijke instellingen van het hoger onderwijs een archiefdienst
nodig hebben en waarom ze een beleid moeten voeren inzake documentbeheer. Er is
op hen toch allerhande regelgeving van toepassing: wetgeving over data protectie,
privacy wetgeving of aanverwante wetgeving met betrekking tot hun activiteiten.
Bovendien zijn ze doorgaans financieel onderworpen aan staatscontrole. Ze moeten
zich dus kunnen verantwoorden. Om kwaliteitsvol te kunnen werken en chaos tegen
te gaan, hebben ze bovendien een archief- of documentaire informatiedienst nodig
die mee het administratief beleid bepaalt, aangeeft wat de vitale documenten zijn en
wat er op termijn weg mag, die de dossiers bewaart en die er op een verantwoorde
manier mee naar buiten treedt. Kortom, een archiefdienst helpt de hogere onder
wijsinstelling om te overleven en moet de geloofwaardigheid en accountability
bewijzen en uitdragen.18
Maar tegelijk heerst er in privaatrechtelijke universiteiten een sterke bedrijfstraditie
en worden deze instellingen als bedrijven gerund. Ze worden hierin indirect
gesteund door de overheid, die een zekere mate van competitie aanmoedigt. Dus
willen bedrijfsleiders in universiteiten doen wat andere bedrijfsleiders doen:
besparen op de kosten, profiteren van de voordelen van de automatisering, van het
potentieel van nieuwe media, of de mogelijkheden tot elektronisch samen- en thuis
werken met groupwares. Culturele activiteiten en de culturele werking van archieven
zijn in hun ogen leuk, en als ze een rol spelen bij rekrutering van nieuwe studenten
functioneel, maar minder belangrijk. De effecten van de automatisering op lange
termijn zijn, tot spijt van historici, alleen aan de orde voor zover er vitale documen
ten en dossiers bewaard moeten worden of er een juridisch kader bestaat dat
verplichtingen oplegt.19 Aangezien dat laatste grotendeels ontbreekt, is een veel
gehoorde klacht in bedrijfsarchieven dan ook dat het archiefbeheer niet als core
business wordt beschouwd en dat de archieven daardoor te weinig aandacht van
het management krijgen.20
De positie van archiefdiensten in dergelijke instellingen is daardoor vaak precair.
Bedrijfsarchivarissen voelen meer dan in andere archieven de noodzaak om nieuwe
diensten te verlenen, meestal op gebied van het hedendaags documentbeheer en
automatisering. Door hierin mee te gaan, sluiten ze aan bij de bedrijfsdoelstellingen,
bewijzen ze hun nut en kunnen ze tegelijk proberen het historisch archief veilig te
stellen. Verschillende bedrijfsarchiefdiensten gooiden zich daarom al vroeg op de
automatiseringstrend, die ongeveer 25 jaar geleden doorbrak in de kantoor
omgeving. De onderzoekswereld leidde de dans, met de universiteit van British
Columbia (het InterPARES Project, het Digital Records Forensics Project, het Records
in the Cloud Project en momenteel het InterPARES Trust Project) op kop. Dit
mondde uit in een diepgaande expertise, in nieuwe concepten als Digital Curation21
praktijk
11 Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek van 8 oktober 1992, artikel 1.8. en bijlage 1.
12 Uit hoofde van de Archiefwet 1995 enerzijds en de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk
onderzoek van 8 oktober 1992, artikel 1.8.
13 In Nederland inspecteert de Erfgoedinspectie ook een aantal musea die geen Rijkscollectie beheren. In
Vlaanderen voorziet het Erfgoeddecreet een kwaliteitskader en subsidiemogelijkheden voor archiefbewaar
plaatsen met het statuut van Verenigingen Zonder Winstoogmerk. Zie respectievelijk, voor Nederland,
http://www.erfgoedinspectie.nl/actueel/nieuws/2016/07/01/toezicht-op-collecties-van-nationaal-belang
(geraadpleegd op 19 september 2016) en voor Vlaanderen: Besluit van de Vlaamse Regering van 1 februari
2013 houdende de uitvoering van het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012.
14 Memorie van toelichting bij het decreet Openbaarheid van Bestuur van 26 maart 2004, zie
http://www2.vlaanderen.be/openbaarheid/openbaarheid/meer0328.html?nav_id=8&eenheid_id_van=114
(geraadpleegd op 15 augustus 2016) [zie ook https://overheid.vlaanderen.be/memorie-van-toelichting
(geraadpleegd 16 april 2018) - ed.].
15 F. Schram, 'Het begrip "bestuursinstantie" en onderwijsinstellingen', Tijdschrift voor Onderwijsrecht en
Onderwijsbeleid (2012-2013) 27-36.
162
16 R. Arovelius, Archives of Science: An International Perspective and Comparison on Best Practices for Handling
Scientific Records (Wenen 2004) 3.
17 D. Devriese, 'Good morning Babilonia... le patrimoine "immatériel" des universités est-il un acte manqué?
Brèves réflexions su le cas de l'Université libre de Bruxelles', In Situ 17 (2011) 7; de situatie voor Vlaanderen
is gebaseerd op de toestand in het verleden die wordt bevestigd in het nieuwe erfgoeddecreet voor Vlaanderen
24/04/2017, https://codex.vlaanderen.be/Zoeken/Document.aspx?DID=1028103¶m=inhoud, art. 48
en memorie van toelichting (http://docs.vlaamsparlement.be/docs/stukken/2016-2017/g1014-1.pdf)
(geraadpleegd op 21 juni 2017).
18 S. Schwarzkopf, 'What is an archive - and where is it? Why business historians need a constructive theory of
the archive', Business Archives 105 (nov. 2012) 6.
19 C.M. Roos, 'Managing records in the private sector in Finland', Records Management Journal 13:3 (2003)
149.
20 Situatie die nog verergert wanneer de instelling een crisis doormaakt, dan zijn speciale maatregelen nodig.
Zie bijvoorbeeld: A. Ritchie, 'The work of the business archives crisis management team', Business Archives
108 (mei 2014) 63-71.
21 E. Yakel, 'Digital curation', OCLC Systems Services: International digital library perspectives 23:4 (2007)
335-340.
163
