Selectie als breekijzer in
de beleidsstrategie.
Casus: het selectieproject van
de Vrije Universiteit Brussel
frank scheelings en ward vansteenkiste selectie als breekijzer in de beleidsstrategie.
casus: het selectieproject van de vrije universiteit brussel
1. inleiding
1.1. Met of zonder archiefwet: internationale diversiteit!
In het archiefwezen loopt er een onzichtbare grens tussen instellingen die onderwor
pen zijn aan archiefwetgeving en particuliere instellingen die dat niet zijn. Bij instel
lingen die onderworpen zijn aan een archiefwet werkt een archiefdienst met een
bindend kader, waardoor de handhaving van een archiefbeleid (inclusief selectie)
juridisch ondersteund wordt. Particuliere instellingen vallen niet onder een archief
wetgeving en daarvoor is het handhaven van een archiefbeleid veel moeilijker.
Instellingen zijn er in alle maten en gewichten. Er bestaan zuivere privé-instellingen,
zoals bedrijven bijvoorbeeld. Verder zijn er veel mengvormen, met instellingen die
geheel of gedeeltelijk een privé-statuut hebben, maar die openbare functies uitvoe
ren. We denken hier bijvoorbeeld aan autonome verzelfstandigde instellingen met
rechtspersoonlijkheid (die een publiek- of een privaatrechtelijk statuut kunnen
hebben). Dergelijke instellingsvormen werden in het eerste decennium van de 21ste
eeuw gestimuleerd door de wetgeving. Ze komen voor in allerlei vormen en op aller
lei niveaus.1 Voor instellingen die niet zuiver privaatrechtelijk of zuiver publiekrech
telijk zijn, is het soms niet eenvoudig om te bepalen of een archiefwetgeving op hen
van toepassing is. Eén van die categorieën is die van de instellingen van het hoger
onderwijs: de hogescholen en universiteiten.
In dit artikel wordt dieper ingegaan op de beleidsstrategie van universiteitsarchieven.
De focus ligt op universiteitsarchieven die niet kunnen terugvallen op archiefwetg
eving, omdat deze situatie de meeste problemen met zich meebrengt. Hoe relevant is
deze problematiek; zijn er veel universiteiten en hogescholen op wie de archiefwetge
ving niet van toepassing is? Het juridisch karakter van de universiteiten is in Europa,
maar ook daarbuiten, erg divers. In Engeland vallen universiteiten niet onder de
Public Records Act van 1958.2 In Schotland (Public Records Acts van 1937 en van
2011) al evenmin.3 Dat komt omdat ze niet gezien worden als behorend tot het
openbaar domein. Wel moeten de universiteiten zich hier conformeren aan de Data
Protection Act, die door de archiefdiensten als belangrijke reden wordt opgegeven
om een degelijk beleid voor documentbeheer te ontwikkelen. Het selectiebeleid ont
wikkelen ze zelf. Een heel andere traditie is er in Frankrijk.4 Sinds de wet nr. 68-978
van 12 november 1968 (Wet Faure) en de circulaire 20-215 van 28 april 1970,5
bestaat de verplichting om universiteitsarchieven over te dragen aan de departemen
tale archieven. Hoewel opeenvolgende wetgeving de autonomie van de universiteiten
versterkte, nam hun verantwoordingsplicht toe. De Franse overheid, die het hoger
onderwijs altijd al als publieke functie opvatte, hield streng toezicht op de universi
teiten en had er zelfs diverse jaren een aparte ministerpost voor. Door de opeenvol
gende circulaires in het begin van de 21ste eeuw6 en de wet Pécresse (2007) is hun
verantwoordelijkheid in verband met informatie- en documentbeheer zo groot
geworden dat ze moeilijk nog zonder archivaris kunnen. Vandaar dat de archiefdien
sten in het hoger onderwijs daar na 2007 als paddenstoelen uit de grond schoten en
Aurore, een netwerk van universiteitsarchivarissen, ontstond.7 Maar: de functie van
deze diensten is beperkt. De archivaris helpt bij de organisatie van het informatie-
en documentbeheer, inclusief de selectie, maar zorgt er verder vooral voor dat de uni
versitaire archieven worden overgedragen aan de departementale archieven, zoals de
wet het voorschrijft. In Frankrijk is er dus een sterke centralisatie van archiefver
plichtingen. Ook in Zweden vallen nagenoeg alle universiteiten als openbare autori
teiten onder de archiefwet, en in IJsland allemaal.8 Dit model is echter verre van
algemeen. In andere landen hangt het af van het statuut van de universiteit. Vaak
vallen staats- of rijksuniversiteiten onder de nationale archiefwetgeving, maar dat is
niet het geval voor universiteiten die vanuit een privé-initiatief ontstaan zijn. In
Duitsland worden staatsuniversiteiten door het Hochschulrahmengesetz (bondsni-
veau) gerekend tot het openbaar domein9 en hebben de diverse deelstaten of steden
afzonderlijke archiefregelingen ontwikkeld voor hun hogere onderwijsinstellingen.10
In Nederland worden veel universiteiten en hogescholen erkend als zelfstandig
frank scheelings en ward vansteenkiste
1 Voor een overzicht van de mogelijke verzelfstandigingsvormen op gemeentelijk vlak in Vlaanderen, zie S. Van
Garsse, Verzelfstandiging en samenwerking op lokaal vlak (Politeia, losbladige uitgave z.d.); of A. Christiaens
en C. Van de Steene, 'Verzelfstandiging en het decreet lokaal cultuurbeleid: een opportuniteit?', Binnenband
67
april 2010) 10-15.
2 In het schema bij deze wet ontbreken de universiteiten: zie http://www.legislation.gov.uk/ukpga/Eliz2/
6-7/51/schedule/FIRST (geraadpleegd op 31 augustus 2016).
3 Ook in het schema bij deze wet ontbreken de universiteiten, http://www.legislation.gov.uk/asp/2011/12/
schedule (geraadpleegd op 19 september 2016). In Schotland was er wel een zekere hoop dat er meer organen
met overheidstaken op de lijst geplaatst zouden worden, zo blijkt uit H.L. Macqueen, 'Reform of Archival
Legislation: a Scots Perspective', Journal of the Society of Archivists 26 (2006) 4-5, https://www.era.lib.ed.ac.
uk/bitstream/handle/1842/2213/ReformOfArchivalLegislation.pdf?sequence=1&isAllowed=y
(geraadpleegd op 19 september 2016).
4 F. Opperman, 'Les archives des universités: une question d'actualité', La Gazette des Archives 231:3 (2013)
14-17; C. Maday, 'Les archives en université: une si long chemin...' Arabesques 69 (jan-maart 2013) 18,
http://www.abes.fr/Arabesques/Arabesques-n-69 (geraadpleegd op 21 augustus 2016).
5 Verschenen in Bulletin Officiel de l'Education nationale, nr. 20, 14 mei 1970.
160
6 Instructie over selectie en vernietiging voor de onderwijsinstellingen van 22/02/2005 en de circulaire van
12/09/2006 voor de universiteitsarchieven.
7 G. Le Brech, 'Nous ne sommes plus des 'fous furieux', La Gazette des Archives 231:3 (2013) 7-10. Zie voor
Aurore, dat een sectie werd van de Association des Archivistes Francais (AAF): http://www.archivistes.org/
-Section-Aurore-340- (geraadpleegd op 17 juli 2016).
8 R. Arovelius, Archives of Science: An International Perspective and Comparison on Best Practices for Handling
Scientific Records, 3, http://archives.library.illinois.edu/ica-suv/files/2014/11/ArchivesofScience.pdf
(geraadpleegd op 18 juli 2016).
9 48 van het Hochschulrahmengesetz (kaderwet hoger onderwijs), versie 19 januari 1999 (Bundesgezetzblatt
online-BGBI I, 18), bepaalt dat instellingen voor hoger onderwijs in het algemeen onder het publiekrecht
vallen, http://curia.europa.eu/juris/document/document_print.jsf;jsessionid=9ea7d2dc30dba68ad878687
a46239c0f98981b117bb9.e34KaxiLc3qMb40Rch0SaxuLbNn0?doclang=NL&text=&pageIndex=0&part=1&
mode=DOC&docid=46966&occ=first&dir=&cid=700167 (geraadpleegd op 19 september 2016).
10 Bijvoorbeeld: Nordrhein-Westfalen: Gesetzes über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (Hoch-
schulgesetz - HG) vom 31. Oktober 2006 (GV. NRW. 2006 S. 474), zuletztgeandert durch Gesetz vom
31.01.2012 (GV. NRW. S. 90) in Verbindung mit 11 Abs. 1, 10 und 4 des Gesetzes über die Sicherung und
Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz NRW - ArchivG NRW) vom 16.
Marz 2010 (GV. NRW. 2010 S.188), (geraadpleegd op 31 augustus 2016).
161
