annemieke kolle en Florence limburg van trendanalyse naar hotspot-monitor
4.5. Verdere aandachtspunten
Uitzondering van vernietiging: aanvulling op de criteria
Met de benoeming van hotspots ligt de focus op 'maatschappelijke beroering' en
'publiek debat'. Dit is echter niet het enige criterium voor uitzondering van vernieti
ging. Ook andere typen zaken zijn het waard om van vernietiging te worden
uitgezonderd. Denk bijvoorbeeld aan gebeurtenissen die uniek zijn in de context
van een bepaald archief of dossiers met betrekking tot personen van enig belang.
Dergelijke dossiers zijn doorgaans ook geen onderdeel van de in een selectielijst als
blijvend te bewaren benoemde archiefbescheiden. De selectielijst beschrijft immers
alleen structureel plaatsvindende processen zoals bijvoorbeeld jubilea. Artikel 5,
eerste lid, onderdeel e van het Archiefbesluit fungeert hier dan ook als de kapstok
voor uitzondering van vernietiging. Tijdens de introductie van de hotspot-monitor
bij zorgdragers kwam dit aspect enkele keren naar boven. Leden van expertpanels
droegen voorbeelden aan van zaken die niet aan de hotspot-criteria voldeden, maar
de aanwezigen wel blijvende bewaring waard leken.
Het procedurele aspect van de hotspot-monitor - oftewel de periodieke identificatie
door gezamenlijke bespreking, gevolgd door besluitvorming en publicatie - kan
breder worden ingezet: de uitzondering van vernietiging van andere soorten zaken
dan hotspots kan hier ook mee worden gemonitord. Hier blijkt het belang van het
procedurele aspect van de monitor: de uitvoering van het uitzonderen van vernieti
ging van archiefbescheiden wordt hiermee verder gesystematiseerd. Verdere uitwer
king van criteria voor deze typen te bewaren zaken door het Nationaal Archief kan
ook behulpzaam zijn om de uitzondering van vernietiging meer gestructureerd te
laten plaatsvinden. Kwalitatief hoogwaardige selectie van bijzondere dossiers laat
zich echter niet geheel in criteria vangen.
De hotspot-monitor verhelpt een manco op het gebied van waardering en selectie
dat ontstond ten tijde van de PIVOT methodiek; de monitor richt zich op een
bepaald type dossier dat de afgelopen jaren te vaak vernietigd is. Het is echter belang
rijk om daarbij te bedenken - en te communiceren - dat niet alleen hotspots van
vernietiging moeten worden uitgezonderd. Het waarderings- en selectiebeleid loopt
anders het risico te zeer mee te gaan met de trend van mediatisering binnen de
maatschappij. Een belangrijk instrument dat als balans kan dienen voor de hotspot
monitor is het bewaren van uitvoeringsdossiers via een aselecte steekproef.27
Hiermee wordt immers ook de gewone gang van zaken bij de uitvoering van taken
gedocumenteerd.
De uitvoering van de hotspot-monitor is begonnen bij afzonderlijke departementen.
Het publiceren van vastgestelde hotspots zal er echter aan bijdragen dat hotspots op
een zorgdrager-overstijgende manier kunnen worden benoemd. Archiefvormers
kunnen dan immers nagaan welke hotspots zijn vastgesteld en vervolgens de hot
spots die van toepassing zijn voor de eigen organisatie ook zelf vaststellen. Dit vindt
al plaats met de voorbeelden van hotspots die in Belangen in balans zijn genoemd.
Op die manier houdt de hotspot-monitor rekening met het verschijnsel keteninfor
matisering, waar tegenwoordig steeds meer aandacht voor is.28
Een voorbeeld van een hotspot waar een mogelijkheid voor een ketenaanpak al
zichtbaar is, is 'plagiaat in de wetenschap', dat relevant is voor de archieven van het
ministerie van OCW, de universiteiten en wellicht organisaties zoals de Koninklijke
Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW). Een ander voorbeeld, een
voor de hand liggende hotspot, de fraude met uitkeringen en toeslagen,29 is mogelijk
terug te vinden in de keten Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW)
- Sociale Verzekeringsbank (SVB) - Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen
(UWV) - gemeenten.
Aangezien het Nationaal Archief betrokken is bij de vaststelling en publicatie van
hotspots,30 en het in meer algemene zin de eenheid van het waarderings- en selectie
beleid poogt te bewaken, ligt het voor de hand dat het NA hierin een coördinerende
rol zal vervullen. Coördinatie is blijkens deze voorbeelden ook wenselijk. Hopelijk
kan op een gegeven moment op basis van overzichten van hotspots pro-actief
worden opgetreden naar zorgdragers bij wie vermoedelijk archieven zijn gevormd
met betrekking tot een al vastgestelde hotspot.
Conclusie en vooruitblik
Met deze laatste opmerkingen zijn wij reeds richting een vooruitblik gegaan. Het is
duidelijk dat de uitvoering van de hotspot-monitor nog maar net is gestart. Als we
bezien welke vorm het instrument heeft gekregen ten opzichte van de trendanalyse,
valt op dat de monitor een meer pragmatisch karakter heeft. De invoering van een
meer pragmatisch ingestoken waarderingsinstrument heeft duidelijk een meerwaar
de, in die zin dat de uitvoerbaarheid daarmee verbeterd is.
Daar staat tegenover dat het instrument zich vooralsnog richt op individuele zorg
dragers en geen nadrukkelijk aanwezige historisch-wetenschappelijke component
heeft in de vorm van advisering door historici, journalisten en andere belangheb
benden. Hotspots worden weliswaar vastgesteld in het SIO tussen zorgdrager en
algemene rijksarchivaris, waar ook de externe deskundige aanzit, maar deze deskun
dige vertegenwoordigt niet zozeer het historisch belang als wel het belang van over
heidsinformatie in relatie tot de burger. Daarom verdient het aanbeveling om,
wanneer de hotspot-monitor wat steviger is gevestigd in de waarderings- en selectie
praktijk, de inbreng van experts zoals historici en journalisten beter te garanderen.
Daarnaast is er ook nog geen aandacht voor de koppeling van dit instrument aan de
verwerving van particulier archief. De intentie uit Gewaardeerd verleden om over-
heids- en particuliere archieven in samenhang te waarderen, en de wens om de
interactie tussen overheid en burger niet uitsluitend vanuit het perspectief van de
overheid te documenteren, zouden vorm kunnen krijgen wanneer een overzicht van
hotspots is ontstaan.
praktijk
Ketenaanpak en coördinatie
27 Over het belang van de aselecte steekproef, zie P.M.M. Klep (ed.), Steekproeven uit massale archiefbestanden
ter wille van het historisch belang (Den Haag 1997).
28 Onder andere naar aanleiding van het advies Het puberbrein van de overheid van de Raad voor Cultuur (2016).
148
29 Vergelijk het bij criterium 4 genoemde voorbeeld in Belangen in balans, 24.
30 Hoe de publicatie van hotspots voor de decentrale overheden plaats zal vinden ligt bij schrijven van dit artikel
nog niet vast.
149
