annemieke kolle en Florence limburg van trendanalyse naar hotspot-monitor
archiefvormende overheidsorganisatie slechts resulteert in een standaard dossier.
De inhoud van het dossier verschilt dus niet van de inhoud van andere dossiers, die
betrekking hebben op zaken waar geen sprake is geweest van maatschappelijke
onrust. Men zou kunnen voorstellen om in dit geval de zaak niet als hotspot aan te
wijzen, en het dossier te vernietigen. Betrokken archiefspecialisten neigen er echter
naar een dergelijk dossier blijvend te bewaren als weergave van een hotspot, ook al
zou het hotspot-karakter niet blijken uit het dossier. Ook een dergelijk dossier getuigt
immers van de omgang van een overheidsorganisatie met een onderwerp dat voor
maatschappelijke beroering heeft gezorgd.
Verder constateren we dat er ook behoefte is om meer abstracte hotspots aan te
wijzen. In een aantal gevallen zal de hotspot immers bestaan uit een concrete zaak,
zoals bijvoorbeeld een inspectiezaak. Soms zal echter een meer algemeen thema als
hotspot worden aangemerkt. Bij inspectiezaken kan men bijvoorbeeld denken aan
'Asbest' of 'Dodelijke ongevallen'. Ook de eerder genoemde hotspot 'Erfenis
koloniale verleden' is hier een voorbeeld van. Het benoemen van dergelijke hotspots
duidt in de richting van trends.23 Het concept van een trend is dus soms in de prak
tijk te koppelen aan het benoemen van hotspots. Tegelijkertijd blijft de doorvertaling
naar concrete hotspots nodig om de effectiviteit van de selectie te garanderen. Aan
dergelijke meer algemene 'hotspots' moeten dan ook altijd concrete dossiers worden
gekoppeld.
Het vaker voorkomen van concrete zaken onder dezelfde noemer kan overigens ook
zorgen voor 'devaluatie' van de hotspots: als geregeld maatschappelijke beroering
ontstaat rondom, bijvoorbeeld, inspectiezaken gerelateerd aan dodelijke ongevallen,
zullen we minder geneigd zijn om alle afzonderlijke zaken van vernietiging uit te
zonderen.
4.3. Implementatie in de informatiehuishouding
Volgens Belangen in balans volgt op het aanwijzen van hotspots (het waarderen) de
implementatie in de informatiehuishouding van het besluit (de selectie). In 2017
zal, naast het benoemen van hotspots, de aandacht gericht zijn op deze fase: het
identificeren van de concrete van vernietiging uit te zonderen dossiers en archiefbe
scheiden op basis van benoemde hotspots. Dit is niet altijd een eenvoudige exercitie,
aangezien het een goed overzicht en grip op de eigen informatiehuishouding vergt.
Een belangrijk aandachtspunt bij deze fase is de afbakening van hotspots. Hotspots
kunnen redelijk eenvoudig afgebakende zaken betreffen, zoals bijvoorbeeld de ver
missing van een persoon of een inspectiezaak. De vereiste afbakening kan soms
echter complexer zijn. Wanneer begint een hotspot immers te lopen en wanneer
eindigt hij? Welke organisatieonderdelen zijn daarbij betrokken? Er zijn meerdere
methodes mogelijk voor de identificatie van te bewaren archiefbescheiden. De meer
systematische aanpak gaat uit van bovenstaande vragen (begin, einde, betrokkenen)
en determineert op basis daarvan welke organisatieonderdelen archief hebben
gevormd dat onder de noemer 'hotspot' van vernietiging moet worden uitgezonderd.
Een deel van deze identificatie kan het best ook al bij het benoemen van hotspots
worden gedaan. De andere aanpak gaat uit van de in informatiemanagement-
systemen aanwezige informatie, die via trefwoorden wordt gezocht en gemarkeerd.
Voor het bereiken van de beste resultaten lijkt een combinatie van beide methoden
vereist. De komende jaren zal hiermee meer ervaring worden opgedaan, hetgeen zal
leiden tot meer aanwijzingen voor de uitvoering van de hotspot-monitor.
In het verlengde van de afbakeningskwestie spelen ook vraagstukken op die meer in
het algemeen voorkomen bij de selectie van archieven. Een daarvan is de reikwijdte
van de archivering: het is wenselijk, maar nog niet vanzelfsprekend, om ook ruwe
data en nieuwe media zoals e-mail, websites en tweets onderdeel te laten uitmaken
van de blijvend te bewaren informatie. Daarnaast is er de vraag in hoeverre elke
snipper archief waarin sprake is van de hotspot voor blijvende bewaring in aanmer
king komt. Aangezien bij het bewaren van hotspots wordt uitgegaan van onderwer
pen (zoals 'MH 17') in plaats van de meer gebruikelijke neerslag van een proces in
de vorm van dossiers, komen deze vraagstukken duidelijker naar voren bij de selectie.
Tijdens gesprekken met zorgdragers blijkt verder dat wanneer de documentaire
neerslag van een hotspot feitelijk al via de selectielijst als blijvend te bewaren wordt
aangemerkt, bijvoorbeeld omdat de neerslag uitsluitend uit beleidsdossiers bestaat,
de neiging bestaat om het onderwerp van de lijst hotspots af te voeren. De selectie
als blijvend te bewaren archief wordt dan immers al gewaarborgd door de selectie
lijst. We zijn echter van mening dat in dergelijke gevallen de hotspot niet geschrapt
kan worden. Een onderwerp is immers niet minder een hotspot wanneer de des
betreffende archiefbescheiden feitelijk reeds via de selectielijst worden bewaard. De
lijst hotspots dient ook als verantwoording voor de buitenwereld, richting historici
en andere belanghebbenden, dat een gebeurtenis is onderkend als hotspot.
4.4. Vaststelling en publicatie van hotspots
Belangen in balans schrijft voor dat na het benoemen van hotspots en de verwerking
daarvan in de informatiehuishouding, officiële bekrachtiging en publicatie van de
hotspots plaatsvindt. De vaststelling vindt voor zorgdragers binnen de centrale
overheid plaats door zorgdrager en algemene rijksarchivaris in het Strategisch
Informatie Overleg (SIO). Vervolgens wordt het besluit gepubliceerd via de website
www.nationaalarchief.nl.24 Aan het SIO neemt ook de externe deskundige deel
(overeenkomstig art. 3 lid 1 van het Archiefbesluit): deze vertegenwoordigt de
belangen van de burger bij het bewaren en vernietigen van overheidsinformatie25
Met de fases van vaststelling en publicatie is in 2016 nog geen concrete ervaring
opgedaan: dit zal naar verwachting snel volgen.26
Na de eerste ervaringen heeft het Nationaal Archief ervoor gekozen om de volgorde
van uitvoering van de verschillende fases binnen de hotspot-monitor aan te passen.
We constateren immers dat, nadat er hotspots zijn benoemd, officiële vaststelling
direct zou kunnen volgen. Met een dergelijke wijziging in de procedure wordt voor
komen dat publicatie nodeloos wordt opgehouden. De vaststelling kan bovendien
tevens dienen als opdracht om de implementatie in de informatiehuishouding door
te voeren. Met deze wijziging zullen de fases 'vaststelling' en 'publicatie' dus direct
volgen op het benoemen van hotspots en vóór of tegelijkertijd met de implementatie
van de aanwijzing van informatie als hotspot plaatsvinden.
praktijk
23 Vergelijk voor 'Erfenis koloniale verleden' de trends 'De toenemende (vraag om) erkenning van en
aandacht voor het leed van oorlogsgetroffenen (5.13)' en 'Pluriformisering van de herinneringscultuur en
de veranderende omgang met het erfgoed (12.13)' in de publicatie Een samenleving in beweging.
24 Voor de decentrale overheden zal dit enigszins anders vorm krijgen, aangezien op basis van het gewijzigde
Archiefbesluit niet de algemene rijksarchivaris aanzit bij het SIO van deze overheden, maar de archivaris die
beheerder is van de desbetreffende archiefbewaarplaats (zie Ab art. 3 lid 1 en de bijbehorende toelichting in
de Memorie van toelichting).
146
25 Voor verdere uitleg zie de toelichting op de wijziging van het Archiefbesluit per 2013.
26 In maart 2017 zijn inderdaad na vaststelling de eerste hotspots gepubliceerd op www.nationaalarchief.nl.
Het betrof hotspots van het ministerie van Buitenlandse Zaken, die zonder verdere bijzonderheden werden
vastgesteld in een SIO met de algemene rijksarchivaris.
147