annemieke kolle en Florence limburg van trendanalyse naar hotspot-monitor archiefvormende overheidsorganisatie slechts resulteert in een standaard dossier. De inhoud van het dossier verschilt dus niet van de inhoud van andere dossiers, die betrekking hebben op zaken waar geen sprake is geweest van maatschappelijke onrust. Men zou kunnen voorstellen om in dit geval de zaak niet als hotspot aan te wijzen, en het dossier te vernietigen. Betrokken archiefspecialisten neigen er echter naar een dergelijk dossier blijvend te bewaren als weergave van een hotspot, ook al zou het hotspot-karakter niet blijken uit het dossier. Ook een dergelijk dossier getuigt immers van de omgang van een overheidsorganisatie met een onderwerp dat voor maatschappelijke beroering heeft gezorgd. Verder constateren we dat er ook behoefte is om meer abstracte hotspots aan te wijzen. In een aantal gevallen zal de hotspot immers bestaan uit een concrete zaak, zoals bijvoorbeeld een inspectiezaak. Soms zal echter een meer algemeen thema als hotspot worden aangemerkt. Bij inspectiezaken kan men bijvoorbeeld denken aan 'Asbest' of 'Dodelijke ongevallen'. Ook de eerder genoemde hotspot 'Erfenis koloniale verleden' is hier een voorbeeld van. Het benoemen van dergelijke hotspots duidt in de richting van trends.23 Het concept van een trend is dus soms in de prak tijk te koppelen aan het benoemen van hotspots. Tegelijkertijd blijft de doorvertaling naar concrete hotspots nodig om de effectiviteit van de selectie te garanderen. Aan dergelijke meer algemene 'hotspots' moeten dan ook altijd concrete dossiers worden gekoppeld. Het vaker voorkomen van concrete zaken onder dezelfde noemer kan overigens ook zorgen voor 'devaluatie' van de hotspots: als geregeld maatschappelijke beroering ontstaat rondom, bijvoorbeeld, inspectiezaken gerelateerd aan dodelijke ongevallen, zullen we minder geneigd zijn om alle afzonderlijke zaken van vernietiging uit te zonderen. 4.3. Implementatie in de informatiehuishouding Volgens Belangen in balans volgt op het aanwijzen van hotspots (het waarderen) de implementatie in de informatiehuishouding van het besluit (de selectie). In 2017 zal, naast het benoemen van hotspots, de aandacht gericht zijn op deze fase: het identificeren van de concrete van vernietiging uit te zonderen dossiers en archiefbe scheiden op basis van benoemde hotspots. Dit is niet altijd een eenvoudige exercitie, aangezien het een goed overzicht en grip op de eigen informatiehuishouding vergt. Een belangrijk aandachtspunt bij deze fase is de afbakening van hotspots. Hotspots kunnen redelijk eenvoudig afgebakende zaken betreffen, zoals bijvoorbeeld de ver missing van een persoon of een inspectiezaak. De vereiste afbakening kan soms echter complexer zijn. Wanneer begint een hotspot immers te lopen en wanneer eindigt hij? Welke organisatieonderdelen zijn daarbij betrokken? Er zijn meerdere methodes mogelijk voor de identificatie van te bewaren archiefbescheiden. De meer systematische aanpak gaat uit van bovenstaande vragen (begin, einde, betrokkenen) en determineert op basis daarvan welke organisatieonderdelen archief hebben gevormd dat onder de noemer 'hotspot' van vernietiging moet worden uitgezonderd. Een deel van deze identificatie kan het best ook al bij het benoemen van hotspots worden gedaan. De andere aanpak gaat uit van de in informatiemanagement- systemen aanwezige informatie, die via trefwoorden wordt gezocht en gemarkeerd. Voor het bereiken van de beste resultaten lijkt een combinatie van beide methoden vereist. De komende jaren zal hiermee meer ervaring worden opgedaan, hetgeen zal leiden tot meer aanwijzingen voor de uitvoering van de hotspot-monitor. In het verlengde van de afbakeningskwestie spelen ook vraagstukken op die meer in het algemeen voorkomen bij de selectie van archieven. Een daarvan is de reikwijdte van de archivering: het is wenselijk, maar nog niet vanzelfsprekend, om ook ruwe data en nieuwe media zoals e-mail, websites en tweets onderdeel te laten uitmaken van de blijvend te bewaren informatie. Daarnaast is er de vraag in hoeverre elke snipper archief waarin sprake is van de hotspot voor blijvende bewaring in aanmer king komt. Aangezien bij het bewaren van hotspots wordt uitgegaan van onderwer pen (zoals 'MH 17') in plaats van de meer gebruikelijke neerslag van een proces in de vorm van dossiers, komen deze vraagstukken duidelijker naar voren bij de selectie. Tijdens gesprekken met zorgdragers blijkt verder dat wanneer de documentaire neerslag van een hotspot feitelijk al via de selectielijst als blijvend te bewaren wordt aangemerkt, bijvoorbeeld omdat de neerslag uitsluitend uit beleidsdossiers bestaat, de neiging bestaat om het onderwerp van de lijst hotspots af te voeren. De selectie als blijvend te bewaren archief wordt dan immers al gewaarborgd door de selectie lijst. We zijn echter van mening dat in dergelijke gevallen de hotspot niet geschrapt kan worden. Een onderwerp is immers niet minder een hotspot wanneer de des betreffende archiefbescheiden feitelijk reeds via de selectielijst worden bewaard. De lijst hotspots dient ook als verantwoording voor de buitenwereld, richting historici en andere belanghebbenden, dat een gebeurtenis is onderkend als hotspot. 4.4. Vaststelling en publicatie van hotspots Belangen in balans schrijft voor dat na het benoemen van hotspots en de verwerking daarvan in de informatiehuishouding, officiële bekrachtiging en publicatie van de hotspots plaatsvindt. De vaststelling vindt voor zorgdragers binnen de centrale overheid plaats door zorgdrager en algemene rijksarchivaris in het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Vervolgens wordt het besluit gepubliceerd via de website www.nationaalarchief.nl.24 Aan het SIO neemt ook de externe deskundige deel (overeenkomstig art. 3 lid 1 van het Archiefbesluit): deze vertegenwoordigt de belangen van de burger bij het bewaren en vernietigen van overheidsinformatie25 Met de fases van vaststelling en publicatie is in 2016 nog geen concrete ervaring opgedaan: dit zal naar verwachting snel volgen.26 Na de eerste ervaringen heeft het Nationaal Archief ervoor gekozen om de volgorde van uitvoering van de verschillende fases binnen de hotspot-monitor aan te passen. We constateren immers dat, nadat er hotspots zijn benoemd, officiële vaststelling direct zou kunnen volgen. Met een dergelijke wijziging in de procedure wordt voor komen dat publicatie nodeloos wordt opgehouden. De vaststelling kan bovendien tevens dienen als opdracht om de implementatie in de informatiehuishouding door te voeren. Met deze wijziging zullen de fases 'vaststelling' en 'publicatie' dus direct volgen op het benoemen van hotspots en vóór of tegelijkertijd met de implementatie van de aanwijzing van informatie als hotspot plaatsvinden. praktijk 23 Vergelijk voor 'Erfenis koloniale verleden' de trends 'De toenemende (vraag om) erkenning van en aandacht voor het leed van oorlogsgetroffenen (5.13)' en 'Pluriformisering van de herinneringscultuur en de veranderende omgang met het erfgoed (12.13)' in de publicatie Een samenleving in beweging. 24 Voor de decentrale overheden zal dit enigszins anders vorm krijgen, aangezien op basis van het gewijzigde Archiefbesluit niet de algemene rijksarchivaris aanzit bij het SIO van deze overheden, maar de archivaris die beheerder is van de desbetreffende archiefbewaarplaats (zie Ab art. 3 lid 1 en de bijbehorende toelichting in de Memorie van toelichting). 146 25 Voor verdere uitleg zie de toelichting op de wijziging van het Archiefbesluit per 2013. 26 In maart 2017 zijn inderdaad na vaststelling de eerste hotspots gepubliceerd op www.nationaalarchief.nl. Het betrof hotspots van het ministerie van Buitenlandse Zaken, die zonder verdere bijzonderheden werden vastgesteld in een SIO met de algemene rijksarchivaris. 147

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 75