annemieke kolle en Florence limburg van trendanalyse naar hotspot-monitor
Vooralsnog bestaan deze expertpanels bij de rijksoverheid doorgaans uit ambtenaren
van de archiefvormende organisatie zelf. Het is echter ook waardevol om externe
leden aan het aanwijzen van hotspots te laten deelnemen, zoals bijvoorbeeld een
journalist. Het is daarnaast mogelijk om reeds bestaande 'expertpanels', zoals
archiefcommissies, deel te laten uitmaken van de procedure.20 Dergelijke commis
sies kunnen worden ingezet om hotspots te benoemen (mits zij de expertise daartoe
bezitten), of (wellicht beter) om aanvullend advies te geven op een voorstel tot
vaststelling van bepaalde hotspots.
Een vraagstuk bij het vormen van het expertpanel is: wanneer dekt de verzamelde
expertise het handelingsterrein van de organisatie voldoende af? Bij specifieke
uitvoeringstaken kan bijvoorbeeld een verdiepingsslag aan te bevelen zijn, om goed
zicht te krijgen op te identificeren hotspots op een bepaald deelterrein. Hiervoor kan
men een extra sessie organiseren met experts op dat deelterrein. Neem bijvoorbeeld
de uitvoering van een hotspot-monitor voor het gehele werkterrein van een
ministerie zoals OCW: wanneer met experts uit het kerndepartement een overzicht
van hotspots voor OCW wordt opgesteld, verdient het aanbeveling om in ieder geval
bij grote uitvoeringsonderdelen, zoals de Inspectie van het Onderwijs en de Dienst
Uitvoering Onderwijs, na te gaan of daar aanvullingen op het overzicht zijn. Met
andere woorden, elke organisatie die een hotspot-monitor uitvoert dient zich de
vraag te stellen op welk (detail)niveau de uitvoering moet plaatsvinden.
Zoals bij alle projecten is het van belang om, vóór de start van het project, een duide
lijk besluit tot deelname te verkrijgen op bestuurlijk niveau en opdrachtgeverschap
en -nemerschap duidelijk vast te leggen. Geraadpleegde ambtenaren hebben immers
vaak moeite om tijd vrij te maken voor deze extra taak. Dit is een van de complicaties
van een instrument dat uitgaat van raadpleging van ambtenaren-deskundigen.
Vanwege dit aspect vergt de uitvoering van de hotspot-monitor, in principe een
eenvoudig instrument, toch een bepaalde inzet.
Het is dan ook nuttig om, voorafgaand aan de raadpleging van deskundigen, gebruik
te maken van schriftelijke bronnen zoals jaarverslagen waarin de voornaamste
'incidenten' over een bepaalde periode zijn beschreven. Hiermee kan een voorstel
voor te benoemen hotspots worden opgesteld dat vervolgens wordt getoetst door
het expertpanel. Het houden van een panelsessie blijft naast het bureauonderzoek
waardevol om gezamenlijk de afweging te maken van wat als hotspot wordt benoemd
en wat niet. Hierop gaan we nader in in de volgende paragraaf. De ervaring is
overigens dat, wanneer de experts eenmaal zijn bijeengebracht, het benoemen van
hotspots vlot kan verlopen.
4.2. Het benoemen van hotspots
In de pilots bij OCW en BZ is het benoemen van hotspots ondertussen doorlopen.
De benoemde hotspots zijn eind 2016 nog niet formeel vastgesteld door zorgdragers.
Naar het zich laat aanzien zal 'MH17' een van de eerste, door zorgdragers vastgestel
de hotspots vormen. Deze vaststelling zal een andere vorm krijgen dan in de eerste
hotspot-trajecten bij afzonderlijke departementen, in die zin dat in het geval van
MH17 één hotspot wordt vastgesteld door een aantal zorgdragers tegelijkertijd.
MH17 is overigens een onbetwiste hotspot: het onderwerp werd reeds als voorbeeld
van een hotspot benoemd in de handreiking Belangen in balans.21 Doorgaans gaan
we er van uit dat zorgdragers afzonderlijk hotspots vaststellen die over een bepaalde
periode zijn geïdentificeerd. Bij de eerste uitvoering van een hotspot-monitor kan
men deze periode zo breed afbakenen als men wil. Het lijkt echter het meest
praktisch om over een periode van een paar jaar terug te kijken. Dit maakt de fase
van identificatie en selectie van de desbetreffende archiefbescheiden eenvoudiger.
Door OCW en BZ zijn vooralsnog circa 20 hotspots per departement benoemd die
de afgelopen paar jaar hebben gespeeld. Om enkele voorbeelden te noemen: Plagiaat
in wetenschappelijk onderzoek; Examenfraude Ibn Ghaldoun; Erfenis koloniale
verleden; TTIP verdrag.
Vooralsnog is de conclusie dat de criteria uit Belangen in balans redelijk goed toepas
baar zijn. Wel is verdere aanscherping van de formulering mogelijk. Zo is het bij het
eerste criterium bijvoorbeeld verstandig om naast 'maatschappelijke beroering' ook
te spreken van 'maatschappelijke impact'. Het valt ook op dat de criteria enigszins
negatief zijn geformuleerd: ze wijzen op beroering naar aanleiding van (of leidend
tot) negatieve gebeurtenissen of emoties. Deze focus op rampen en dergelijke is
begrijpelijk, aangezien dit soort situaties waarschijnlijk leidt tot omvangrijkere
archivering dan meer neutrale of gelukkige gebeurtenissen. Als we de aandacht
echter uitsluitend richten op dit type hotspots, beperken we de mogelijkheid om
archiefbescheiden van vernietiging uit te zonderen teveel. Hier komen we later in
dit artikel nog op terug.
Naast de criteria is er een andere, evidente, pijler voor de benoeming tot hotspot:
de benoemende organisatie moet op dit gebied gehandeld hebben (dat wil zeggen
archief hebben gevormd). Vooralsnog is deze basisvereiste voldoende. Meer com
plexe vereisten, zoals de eis dat de interactie tussen burger en overheid uit de hotspot
te reconstrueren moet zijn, zijn geen onderdeel van de schifting.
Bij de uitvoering blijkt het verleidelijk om aan te geven dat hotspots eenvoudigweg
blijken uit aandacht van de media voor een bepaald onderwerp: dit criterium is
eenvoudiger toe te passen. Het is echter niet de bedoeling om ieder akkefietje dat de
media heeft gehaald tot hotspot te bestempelen.22 Het is daarom van belang de
criteria op dit punt niet te soepel te hanteren. Het moet gaan om media-aandacht
van enige omvang ('uitzonderlijk veel aandacht', zoals het eerste criterium aangeeft)
en in de vorm van een discussie met een ideologisch of emotioneel gehalte (oftewel
niet puur in de vorm van vermelding van neutrale feiten).
Tijdens de bespreking van potentiële hotspots blijkt dat de afweging die experts
gezamenlijk maken een belangrijke rol speelt bij het bepalen van hetgeen als hotspot
aangemerkt kan worden. In sommige gevallen is de kwalificatie als hotspot unaniem
en duidelijk. Soms prevaleert de kennis of mening van één expert. En soms moet
worden afgewogen of er sprake is van 'voldoende' media-aandacht en/of maatschap
pelijke discussie om te spreken van een hotspot. De criteria fungeren in de praktijk
in die zin dan ook als richtlijn. Dat klinkt wellicht enigszins willekeurig, maar is
inherent aan het proces van waardering en selectie. Het is daarbij belangrijk dat
overwegingen en keuzes zo duidelijk mogelijk worden verantwoord en plaatsvinden
binnen een heldere procedure. De hotspot-monitor biedt dit kader.
In sommige gevallen blijkt er discussie mogelijk te zijn over het al dan niet aanwijzen
als hotspot van een zaak die in de buitenwereld voor beroering heeft gezorgd (en
daarmee voldoet aan de criteria voor aanwijzing als hotspot), maar volgens de
praktijk
20 Een archiefcommissie wordt door een organisatie ingesteld om deze van advies te voorzien omtrent het
archiefbeleid. De samenstelling van een dergelijke commissie kan variëren. Het is waardevol als externe
adviseurs er aan deelnemen.
21 Belangen in balans, 24.
144
22 Daarentegen is het wel mogelijk om persanalyses te betrekken bij het benoemen van hotspots. Deze suggestie
is afkomstig van P.M.M. Klep bij zijn bespreking van het vaststellen van de symbolische en emotionele
waarde van archieven in 'Verschuivende visies en praktijken. Archieven bewaren voor onderzoek en cultuur',
in: P. Brood e.a. (ed.), Selectie. Waardering, selectie en acquisitie van archieven, 100.
145
