annemieke kolle en Florence limburg van trendanalyse naar hotspot-monitor
Deze criteria zijn geformuleerd aan de hand van de ervaring van het project trend
analyse en getoetst in een pilot bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap (OCW). Ze zijn zo concreet mogelijk geformuleerd, zodat ze een
handvat zijn voor het expertpanel.
Met deze criteria kan de hotspot-monitor worden beschouwd als een instrument dat
onder meer dient om de symbolische en emotionele waarde van archiefmateriaal
vast te stellen.16 Dit is een van de aspecten van het historisch-maatschappelijk
belang van archieven.
De aanwijzingscommissies bij de rechtbanken
De gedachte achter de hotspot-monitor staat dicht bij de archivistische praktijk.
Een ronde langs verschillende archiefinstellingen en zorgdragers leverde
vergelijkbare voorbeelden op. Veel archiefinstellingen houden een lijst bij met
bijzondere (lokale) gebeurtenissen. Verschillende archiefvormers registreren
vanuit een risicoperspectief incidenten en kwesties en verbinden daaraan extra
maatregelen wat betreft de archivering. Soms is het een medewerker die een lijst
bijhoudt van bijzondere gebeurtenissen. Soms worden bronnen uit de samen
leving ingezet, zoals een burgerpanel. Een mooi voorbeeld van een systematische
en inmiddels ingebedde aanpak is die van de zogeheten aanwijzingscommissies
bij de rechtbanken. Deze commissies bepalen tweemaal per jaar welke bijzondere
zaken voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Een voorbeeld van een
recente aanwijzing is de zaak Ibn Ghaldoun, een geval van fraude met eind
examens op een Rotterdamse school die breed aandacht kreeg. De rechtbank
Rotterdam zondert dossiers die betrekking hebben op deze zaak uit van vernieti
ging. Naast de strafzaken tegen de leerlingen gaat het om het faillissement van
de school en diverse verzoeken tot schadevergoeding.
3.2. Verankering van hotspots in de selectielijst
De selectielijst is in de huidige toepassing een betrekkelijk statisch document. Op
de vaststelling van selectielijsten is in het Archiefbesluit de Uniforme openbare voor
bereidingsprocedure van de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing verklaard
(afdeling 3.4). Dat betekent dat een selectielijst een betrekkelijk zware procedure
moet doorlopen voor die kan worden vastgesteld. Ook wanneer een actualisatie van
een selectielijst slechts bestaat uit de wijziging van enkele bewaartermijnen moet de
volledige procedure van afstemming, terinzagelegging en vaststelling doorlopen
worden. Het interne proces (het in kaart brengen van processen en benodigde waar
deringen door een zorgdrager) is overigens vaak minstens zo omslachtig.
Er is dan ook voor gekozen om de afzonderlijke resultaten van de hotspot-monitor
niet van jaar op jaar vast te leggen in een herziening van de selectielijst. In de selectie
lijst wordt eenmalig vastgelegd welke criteria gelden voor hotspots, hoe het proces
wordt uitgevoerd en wie daarbij worden betrokken. Zo wordt invulling gegeven aan
artikel 5, eerste lid, onderdeel e uit het Archiefbesluit waarin bepaald is dat in de
selectielijst de criteria voor het maken van uitzonderingen zijn vastgelegd. Dat
betekent dat burgers met de selectielijst wel inzicht hebben in de criteria voor het
maken van uitzonderingen en de procedures, maar geen zicht op de hotspots zelf.
Om die reden zal het Nationaal Archief de resultaten van de afzonderlijke hotspot
monitors bij de departementen publiceren op haar website. Dat is niet hetzelfde als
een voor beroep vatbaar besluit, maar maakt de besluitvorming in ieder geval trans
paranter.
Overigens zijn selectielijsten tegenwoordig al veranderlijker dan een aantal jaar
geleden. Tot voor kort was het gebruikelijk dat selectielijsten voor twintig jaar werden
vastgesteld en niet gewijzigd werden (zelfs wanneer dat eigenlijk wel nodig was).
Tegenwoordig wordt met de meeste zorgdragers bij vaststelling van de selectielijst
afgesproken om deze na ongeveer vijf jaar opnieuw tegen het licht te houden.
4. Van theorie naar praktijk: de uitvoering van de hotspot-monitor
De hierboven geschetste procedure van uitvoering van de hotspot-monitor is duide
lijk beschreven in de handreiking Belangen in balans. Handreiking voor waardering en
selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd (Den Haag 2015). Deze handreiking
heeft dan ook als een goede leidraad gefungeerd bij de tot heden uitgevoerde, eerste
toepassingen van de hotspot-monitor. Sinds de publicatie van de handreiking zijn
bij enkele departementen, met name OCW en Buitenlandse Zaken (BZ), pilots
opgestart. Departementen vormden in eerste instantie de doelgroep van de hand
reiking.17 Vooralsnog bestaat de intentie om de handreiking ook voor de overige
zorgdragers behorende tot de centrale overheid toe te passen. De methode is in
essentie immers net zozeer toepasbaar op deze organisaties.
Voor decentrale overheden verschijnt begin 2017 een aanvullende handreiking.18
Daarin worden onder andere adviezen gegeven die zijn gerelateerd aan het regionale
karakter van de desbetreffende archieven. Daarnaast bereiken ons de eerste
berichten dat op regionaal niveau de hotspot-monitor al in bepaalde vormen succes
vol wordt toegepast.19 Deze ontwikkelingen konden niet allemaal meer worden
meegenomen in dit artikel, dat zich vooral zal richten op de eerste ervaringen bij de
rijksoverheid. Hieronder worden per onderdeel van de procedure aandachtspunten
besproken die bij de eerste uitvoeringen van de hotspot-monitor naar voren
kwamen.
4.1. Het samenstellen van expertpanels
Het bijeenbrengen van leden voor het panel dat hotspots benoemt kost, afhankelijk
van factoren zoals de omvang van een organisatie, meer of minder moeite. Het kan
per organisatie verschillen welke functionarissen hiervoor worden aangezocht: het
gaat om de afdeling of functionaris die een overzicht heeft van mediagevoelige
dossiers waarbij de organisatie betrokken was. Het ligt in ieder geval voor de hand
een vertegenwoordiger van de afdeling (corporate) communicatie te laten deel
nemen.
praktijk
142
16 Zie P.M.M. Klep, 'Verschuivende visies en praktijken. Archieven bewaren voor onderzoek en cultuur', in:
P. Brood e.a. (ed.), Selectie. Waardering, selectie en acquisitie van archieven (Den Haag 2005) 99.
17 Zie Belangen in balans, 7.
18 Deze handreiking wordt opgesteld in het kader van het programma Archief 2020, onder begeleiding van de
decentrale overheden (waterschappen, gemeenten en provincies) en het Nationaal Archief. De handreiking
is gepubliceerd in juli 2017 op https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/
archieven/nieuws/archieven-van-hotspots-bewaren en zal tevens beschikbaar worden gesteld via een online
kennisplatform.
19 Bijvoorbeeld bij de acquisitie van particulier archief rondom asielzoekersopvanglocatie Heumensoord door
het Regionaal Archief Nijmegen en bij een project van de gemeente Deventer: zie E. Hokke, 'Op zoek naar
'hotspots' in Deventer. De uitvoering van lokale trend- en hotspotanalyse', Od (juni-juli 2016) 4-7.
143