annemieke kolle en Florence limburg van trendanalyse naar hotspot-monitor
identificeren en te beschrijven zijn. Dichter naar het heden ontbreken de overzichten
en bronnen en moet de archivaris op de stoel van een instelling als het Sociaal en
Cultureel Planbureau (SCP) of van trendwatchers gaan zitten. Onmogelijk is het
niet om een trendanalyse te maken voor het recente verleden of zelfs de nabije toe
komst, maar het is wel de vraag of het zinvol is om deze exercitie aan te gaan met het
oog op de selectie van archieven. Ten tweede kwam uit gesprekken met experts en
uit de pilots naar voren dat vooral de hotspots goed te verbinden zijn aan archief
bescheiden. De maatschappelijke trends zijn over het algemeen een stuk abstracter
en algemener en bieden minder concrete aanknopingspunten voor de selectie van
archiefbescheiden dan de hotspots. Dat is op zich niet zo vreemd. Het was oorspron
kelijk ook niet de bedoeling om aan de hand van trends op het niveau van archiefbe
scheiden te selecteren, maar om daarmee de actoren te identificeren die het bewaren
waard zijn. De gedachte was dat op deze manier ook tussen overheidsactoren een
schifting gemaakt kon worden. Dat pad is vooralsnog voor overheidsarchieven
verlaten. Naast de obstakels bij de doorvertaling van trends in concrete selectiebeslis
singen speelde ook de overweging dat de risico's groot zijn, wanneer op een dergelijk
hoog aggregatieniveau selectiebeslissingen worden gemaakt, hierbij een rol. De
trends hebben om die reden bij de selectie van overheidsarchief weinig meerwaarde.
Voor het identificeren van particuliere actoren zijn zowel de trendbeschrijvingen als
de hotspots van waarde.
Er is daarom besloten om de overkoepelende trendanalyse niet op dezelfde voet uit
te breiden voor de periode na 2005. Hoe mooi het resultaat als eigentijdse kroniek op
zich ook is. Bij de verdere uitwerking van het instrument trendanalyse is ervoor
gekozen om de hotspot eruit te lichten en met dit element verder te gaan. Hotspots
zijn vaak kenmerkend voor een tijdperk en markeren soms een omslagpunt. Daarom
is het goed denkbaar dat de losse hotspots uiteindelijk een trend markeren. Maar
dat is voer voor historici.
3.1. De werking van de hotspot-monitor15
De hotspot-monitor zoals die nu is ontwikkeld wordt georganiseerd op het niveau
van de zorgdrager. Voor dit niveau is gekozen vanwege de uitvoerbaarheid. Ieder
departement of overheidsorganisatie voert in principe een eigen hotspot-monitor
uit. Het instrument vervangt de selectielijst niet, maar vult deze aan. Kort samen
gevat bestaat de aanpak eruit dat met een groep experts regelmatig (bijvoorbeeld
jaarlijks) een selectie van hotspots gemaakt wordt. Aan de hand van de lijst van
hotspots wordt bepaald welke archiefbescheiden - en dat kunnen allerlei soorten
materiaal zijn - bovenop het in de selectielijst bepaalde blijvend bewaard moeten
worden. De informatieprofessionals van de organisatie zijn vervolgens aan zet om
ervoor te zorgen dat de lijst van hotspots toegepast wordt bij de selectie van digitale
archieven en te adviseren welke archiefbescheiden in het licht van de hotspot
monitor extra bewaard worden. Daarop volgt een besluit. In het geval van de depar
tementen zal dat in het Strategisch Informatie Overleg (SIO) gebeuren en worden
ook de algemene rijksarchivaris en een externe deskundige betrokken. Tenslotte
wordt openbaar gemaakt welke hotspots zijn geïdentificeerd.
Hoofdlijnen (periodieke) proces hotspot-monitor
Signaleren
hotspots
Publiceren
Adviseren
selectie
periodiek herhalen
Besluiten
Figuuur 2.
Het expertpanel vervult een sleutelrol bij de signalering en de keuze van hotspots.
Deze experts bepalen aan de hand van criteria, die hieronder aan bod komen, welke
zaken wel en welke niet als hotspot kunnen worden beschouwd. Het is aan de organi
satie zelf om te bepalen hoe het expertpanel wordt samengesteld en om te bepalen of
daar ook personen van buiten de organisatie bij betrokken worden of niet. Het
expertpanel treedt op als eigentijdse ooggetuigen en signaleert. Bij voorkeur doet ze
dat jaarlijks, zodat de bij de hotspots behorende digitale archieven zeker gesteld
kunnen worden en de gebeurtenissen nog vers in het geheugen liggen.
Het expertpanel heeft uiteraard een kader nodig om binnen het maatschappelijke
terrein dat ze bestrijken te kunnen oordelen of er sprake is van een hotspot of niet.
In de uitwerking van de aanpak voor departementen is om die reden onderstaande
lijst met criteria gemaakt. Een hotspot zal vaak aan meerdere criteria voldoen, maar
dat hoeft niet.
Criteria hotspots:
1. Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen
die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel
aandacht bestaat in de media.
2. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegen
stellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt
veel emoties los.
3. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief
publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.
4. Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of
het Kabinet ernstig is bedreigd.
praktijk
15 Zie voor een uitgebreide beschrijving van de hotspot-monitor de publicatie: Belangen in balans. Handreiking
voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd (Den Haag 2015), http://www.nationaalar-
chief.nl/sites/default/files/docs/20150327_na_handreikingws_belangen_in_balans_v1.0a.pdf.
140
141
