I
annemieke kolle en Florence limburg van trendanalyse naar hotspot-monitor
2. Van visie naar het project maatschappijbrede trendanalyse
Eerste niveau SAMENLEVING
Tweede niveau ACTOREN
v
Derde niveau WERKPROCESSEN
praktijk
Het betrof een beperkte analyse met terugwerkende kracht. De HMA was in feite de
voorganger op kleine schaal van de maatschappijbrede trendanalyse. Het was een
van de manieren om bij het opstellen van selectielijsten het historisch-maatschap-
pelijke perspectief te borgen. Daarnaast werd in een aantal gevallen een historicus
als materiedeskundige (een expert op een bepaald beleidsterrein) betrokken bij het
bepalen van blijvend te bewaren archieven in selectielijsten, wanneer het belang
van de te waarderen archieven dat leek te rechtvaardigen.7
In 2005 vormden twee kritische rapporten van de Erfgoedinspectie en de Raad voor
Cultuur8 en praktijkervaring met PIVOT de aanleiding om de systematiek van
waardering en selectie kritisch tegen het licht te houden. De toenmalige algemene
rijksarchivaris riep daarom de Commissie Waardering en Selectie in het leven.9 In
het visiestuk Gewaardeerd Verleden (2007) beschreef de commissie de bouwstenen
voor een nieuwe methode van waarderen, een overkoepelende maatschappijbrede
analyse (de 'HMA plus') was een van die bouwstenen.10 Overigens bestreek de
problematiek waar de commissie voor was ingesteld een veel breder spectrum aan
vraagstukken. Het ging ook over de moeizame procedure voor vaststelling van selec
tielijsten van overheden, het feit dat er voor de verwerving van particuliere archieven
geen stevig nationaal kader bestond, en over de noodzaak om anders met selectie en
waardering om te gaan in een digitale omgeving. Het streven om bij de selectie van
overheidsarchieven meer rekening te houden met de dynamiek van de samenleving
was slechts één van de vraagstukken van de commissie.
In Gewaardeerd verleden werden de contouren van een nieuwe waarderingsmetho
diek geschetst. Uitgangspunt van die methodiek was integrale waardering: zowel
overheids- als particuliere archieven zouden voortaan in samenhang beoordeeld
moeten worden. Het ging om een getrapte aanpak waarbij vanuit een hoog algemeen
niveau steeds verfijndere keuzes moesten volgen. Een overkoepelende analyse van
maatschappelijke trends, ontwikkelingen, gebeurtenissen, trendbreuken en hotspots
vormde daarin de bovenste trede of grove zeef voor de eerste schifting. In
Gewaardeerd verleden worden hotspots gedefinieerd als 'plekken van intensieve of
opmerkelijke interactie tussen burger en overheid en tussen burgers onderling'. Na
de trendanalyse moesten op het volgende niveau de actoren worden geïdentificeerd
die betrokken waren bij de trends en hotspots op het hoogste niveau: actoren binnen
en buiten de overheid, organisaties en personen. Tenslotte werd op het laagste
niveau beoordeeld welk deel van de archieven van deze actoren voor bewaring in
aanmerking zouden komen: welke werkprocessen en archiefbescheiden. Actoren die
op het hoogste niveau niet met een maatschappelijke trend of hotspot in verband
konden worden gebracht, konden in hun geheel buiten beschouwing worden
gelaten, zo was de gedachte.
7 Vergelijk Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven (Den Haag
2007) 30.
8 Erfgoedinspectie, Een dementerende overheid? De risico's van digitaal informatiebeheer bij de centrale overheid
(Den Haag 2005); Raad voor Cultuur, Het tekort van het teveel. Over de rijksverantwoordelijkheid voor cultureel
erfgoed (Den Haag 2005).
136
Maatschappijbrede trendanalyse
Overzicht van trends en hotspots
Vertaling trends en hotspots naar relevante actoren/archiefvormers
(overheid en particulier)
V
Nadere selectie binnen archiefbestanden (overheid) met generieke selectielijsten
Figuur: Overzicht van de getrapte waarderingssystematiek uit Gewaardeerd verleden
Bij een verdere uitwerking van de systematiek voor de overheid in de jaren daarna
werden aan de trendanalyse overigens nog een systeemanalyse en een risicoanalyse
toegevoegd.11 De systeemanalyse vult de trendanalyse aan: deze analyse zorgt er voor
dat er ook oog is voor het bewaren van structurele, basale informatie en brengt
daartoe in kaart welke archiefbescheiden ongeacht trends, bijzondere gebeurtenis
sen of opvallende interactie altijd het bewaren waard zijn. In de risicoanalyse wordt
het perspectief van de archiefvormer gehanteerd en wordt in kaart gebracht hoe
lang archiefbescheiden van waarde zijn voor het goed functioneren van de eigen
organisatie. Soms, maar zeker niet altijd, gaat het om archiefbescheiden die vanuit
dit derde perspectief gezien blijvend te bewaren zijn. Een voorbeeld daarvan zijn de
archiefbescheiden die betrekking hebben op de bouw van kerncentrales. In dit
artikel worden deze twee analyses als selectie-instrument verder buiten beschouwing
gelaten. Maar het is goed om te weten dat de hotspot-monitor niet bedoeld is als enig
instrument.
9 De commissie werd gevormd door: Prof.dr. K.J.P.F.M. Jeurgens (voorzitter), Dr. A.C.V.M. Bongenaar
(secretaris), Drs. P.G.M. Diebels, Dr. P.K. Doorn, Drs. R.J.B. Hageman, Prof.dr. L. Heerma van Voss,
Drs. J.J. Jonkers, Dr. A.C.M. Kappelhof.
10 Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven (Den Haag 2007).
11 Zie daarvoor vier opeenvolgende artikelen over een nieuwe aanpak van waardering en selectie in het
Archievenblad jaargang 2009.
137
