annemieke kolle en Florence limburg van trendanalyse naar hotspot-monitor
de overbrengingstermijn van overheidsarchieven teruggebracht van vijftig naar
twintig jaar. Overbrenging kon echter pas plaatsvinden nadat selectie was uitge
voerd. In het kader van PIVOT werd een aanpak ontwikkeld voor het opstellen van
selectielijsten en toekennen van waarderingen. Doelstelling van de selectie was dat
met het te bewaren materiaal reconstructie op hoofdlijnen van het handelen van
de overheid ten opzichte van de samenleving mogelijk moest zijn.
In de aanpak van PIVOT staat de zogenaamde institutionele analyse centraal.
Daarbij wordt aan de hand van organisatiebesluiten en andere bronnen een analyse
gemaakt van de ontwikkeling van de formele taken van een archiefvormer (actor).2
De analyse resulteert in een overzicht van zogenaamde handelingen: de basis
eenheden van de selectielijst. Iedere handeling wordt vervolgens gewaardeerd aan
de hand van de algemene selectiecriteria, een set criteria waarmee bepaald wordt
welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor bewaring3 De selectiecriteria
zijn in 1997 vastgesteld door het convent van rijksarchivarissen.4 Bewaren betekent
hier blijvend bewaren en daarmee overdracht naar een archiefbewaarplaats. In de
oorspronkelijke PIVOT-aanpak is er geen duidelijke rol voor de historische context en
bijzonderheden of voor de feitelijke archiefvorming. Naast de institutionele analyse
is de primaire indeling naar beleidsterreinen kenmerkend voor de aanpak van
PIVOT. Dat leverde selectielijsten op die betrekking hadden op een beleidsterrein en
een bepaalde actor, per beleidsterrein gebundeld in een basisselectiedocument
(BSD). De gedachte was dat zo in samenhang en organisatieoverstijgend gewaar
deerd kon worden. Nadeel van deze aanpak is dat vele zorgdragers betrokken moeten
worden bij het opstellen en vaststellen van een BSD en dat die zorgdragers zelf bij de
selectie van hun archieven te maken hebben met een groot aantal selectielijsten.
In 2011 constateerde het ministerie van Defensie bijvoorbeeld dat er voor het
departement inmiddels ruim 60 selectielijsten en duizenden, soms tegenstrijdige,
handelingen golden.
Het beschrijven van formele taken per beleidsterrein leverde ook detaillistisch
omschreven handelingen op. In het BSD Militair materieel, onder andere vastgesteld
voor Defensie, zijn bijvoorbeeld als handeling beschreven: 'Instellen, wijzigen en
opheffen van organisatie-eenheden op het beleidsterrein militair materieel',
'Voorbereiden en vaststellen van aanwijzingen, richtlijnen en randvoorwaarden ten
aanzien van het opstellen van de behoefteplannen (zoals de Defensie Plannings
Memoranda)' en 'Aanschaffen van boekwerken/tijdschriften of abonnementen
bevattende technische documentatie of informatie over militair materieel'.
De methode PIVOT is inmiddels geëvolueerd. De analyse van formele taken op basis
van organisatiebesluiten is vervangen door een analyse van werkprocessen. Het
overzicht van werkprocessen dat daar het resultaat van is, heeft nog steeds veel weg
van het overzicht van handelingen van PIVOT, maar de processen sluiten beter aan
op de feitelijke archiefvorming. Bij de departementen, die grotendeels vergelijkbare
werkprocessen hebben, wordt voor de werkprocesanalyse de laatste jaren het
Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid als uitgangspunt genomen.5 De invals
hoek van de beleidsterreinen is inmiddels verlaten en bij selectielijsten wordt in de
regel het zorgdragerschap als afbakening gekozen. Bij het opstellen en vaststellen van
selectielijsten bewaken de verantwoordelijke zorgdrager en het Nationaal Archief de
samenhang met andere selectielijsten. Dat is vooral van belang wanneer sprake is
van keteninformatisering.
Vanaf het begin is er door historici veel kritiek geuit op PIVOT.6 Belangrijkste punt
van kritiek was dat de formalistische aanpak van PIVOT zou resulteren in het blij
vend bewaren van een enorme hoeveelheid beleidsarchief en meer formeel archief
materiaal, zoals notulen en jaarverslagen, terwijl uitvoeringsarchieven - die volgens
hen een belangrijke cultuur-historische waarde konden hebben - en masse verloren
zouden gaan. Het inschattingsvermogen van de traditionele archivaris die ieder stuk
door zijn handen liet gaan, werd immers vervangen door een abstracte analyse,
formele criteria en macroselectie op het niveau van de serie dossiers. Die kritiek was
reden om in het Archiefbesluit van 1995 een uitzonderingsbepaling op te nemen en
zo een soort veiligheidsklep in het selectiemechanisme in te bouwen. In het
Archiefbesluit (artikel 5, eerste lid, onderdeel e) werd de mogelijkheid vastgelegd
om aan de hand van in de selectielijst vastgelegde criteria archiefbescheiden uit te
zonderen van vernietiging. Deze bepaling krijgt met de hotspot-monitor handen en
voeten. Het vastleggen van criteria in selectielijsten bleef destijds echter beperkt: het
was niet eenvoudig om op het niveau van de selectielijst zinvolle, toekomstgerichte
criteria te beschrijven. In de selectiepraktijk vond uitzondering van vernietiging in
een aantal gevallen plaats (al dan niet aan de hand van criteria uit de selectielijst).
Men kan hier voorbeelden van vinden in naar het Nationaal Archief overgebrachte
archiefblokken. Denk aan een archiefblok van het ministerie van Justitie met
documenten getuigende van de uitvoering van het opsporings-, vervolgings- en
gratiebeleid ten aanzien van oorlogsmisdadigers en andere politieke delinquenten,
zoals de 'drie van Breda' (periode 1950-1995, inventaris 2.09.106). Een ander
voorbeeld is het uitzonderen van vernietiging van uitvoeringsdossiers van het bureau
Schadeclaims Indonesië van het ministerie van Buitenlandse Zaken (inventaris
2.05.407).
In 2005 werd door het Nationaal Archief de zogenaamde Historisch Maatschap
pelijke Analyse (HMA) ingevoerd als aanvulling op de institutionele analyse.
praktijk
2 In dit artikel is sprake van zorgdragers, archiefvormers en actoren. Termen die niet uitwisselbaar zijn.
De archiefvormer is een persoon, groep personen of organisatie die zelfstandige archiefvorming als een van
zijn of haar activiteiten heeft. Zorgdrager is een archiefwettelijke term. Een zorgdrager is de functionaris die
of het orgaan dat belast is met de archiefzorg, dat wil zeggen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het
archiefbeheer bij een organisatie. Zo geldt bijvoorbeeld voor het archief dat wordt gevormd bij een ministerie,
dat de minister van dat ministerie de zorgdrager is. Bij de overdracht van archief naar het Nationaal Archief
gaat het zorgdragerschap over naar de minister van OCW. De term actor is in de archivistiek (min of meer)
synoniem voor archiefvormer. Binnen PIVOT is een actor echter de functionaris, het orgaan of de rechts
persoon die op grond van attributie of delegatie bevoegd is om een bepaalde (rechts)handeling uit te voeren.
Elke zorgdrager is een actor, maar niet elke actor is ook een zorgdrager. Vergelijk voor deze definities de
online archiefterminologie van Archiefwiki (https://archiefwiki.org/wiki/Hoofdpagina), gebaseerd op de
Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen van A.J.M. Den Teuling (Den Haag 1ste druk 2003).
3 Zie: W.D. Küller, Van de vernietiging van archiefbescheiden naar de selectie van handelingen. Een methode voor
de vervaardiging van een selectieinstrument uitgaande van het handelen van de overheid (Den Haag 1992).
134
4 De selectiecriteria zijn destijds mede geaccordeerd door de Permanente Commissie Documentaire
Informatievoorziening (PC DIN) en het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap (KNHG).
De selectiecriteria zijn terug te vinden in vastgestelde selectielijsten (deels gepubliceerd op
www.nationaalarchief.nl).
5 Het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR) is ontwikkeld door een expertteam waarin verschil
lende departementen, uitvoeringsdiensten en het Nationaal Archief vertegenwoordigd waren. Het GWR 2.0
(https://www.earonline.nl/index.php/GWR_Generiek_Waarderingsmodel_Rijksoverheid_(GWR),
geraadpleegd op 29-7-2017) werd in 2012 vastgesteld. Het is bedoeld als hulpmiddel voor het opstellen van
selectielijsten. Het model bestaat uit generieke procescategorieën en beschrijvingen en voorbeeldwaarde
ringen. Deze voorbeeldwaarderingen zijn afgeleid van bestaande selectielijsten.
6 Zie bijvoorbeeld de publicaties van P.M.M. Klep, Archieven bewaren. Cultureel investeren in de toekomst
(Nijmegen 1992); 'Informatie-analyse van archiefbestanden. Een bijdrage tot de discussie over de selectie en
vernietiging van archieven', Nederlandsch Archievenblad (maart 1994) 21-27; 'Verschuivende visies en
praktijken. Archieven bewaren voor onderzoek en cultuur', in: P. Brood e.a. (ed.), Selectie. Waardering,
selectie en acquisitie van archieven (Den Haag 2005) 84-105. Zie in dezelfde bundel ook N. Schreuder,
'Historisch of administratief? De selectie van archieven gewogen', 108-129.
135
