Van trendanalyse naar
hotspot-monitor
De tijdens de projecten gelegde contacten met verschillende actoren en archief
vormers vormen een prima uitgangspunt op basis waarvan het SAA inzichten en
middelen verder kan ontwikkelen.
Conclusies
Het actief benaderen van particuliere archiefvormers teneinde het archief dat zij
vormen veilig te stellen voor een toekomst als cultureel erfgoed vraagt van het
Stadsarchief Amsterdam een nieuwe houding en werkwijze. In plaats van af te
wachten tot archiefvormers, jaren nadat ze de dossiers hebben afgesloten, hun
archief komen aanbieden, moet de archiefdienst zelf in een zo vroeg mogelijk
stadium archiefvormers benaderen zodat bij creatie van digitale informatie al
rekening wordt gehouden met duurzaamheid. In plaats van de luxe om een aanbod
al dan niet op te nemen of af te slaan, moet de archivaris nu het vertrouwen winnen
van de archiefvormer en is de archiefvormer in de positie om eisen te stellen.
Uiteindelijk is het doel een partnerschap te bereiken, dat voor beide partijen voor
delen biedt. De archiefvormer heeft zijn archief op orde en zijn archief zal voor de
eeuwigheid worden bewaard, de archiefinstelling kan een collectie opbouwen van
toegankelijke informatie waarin een representatief deel van de samenleving
vertegenwoordigd is.
De Trendanalyse heeft het SAA opmerkzaam gemaakt op stedelijke ontwikkelingen
en op actoren die (voor het grootste deel) niet tot de traditionele doelgroep behoren.
Het blijkt echter niet zo eenvoudig om vervolgens actoren te selecteren en te benade
ren. De inzet van het SAA zal de komende tijd vooral moeten liggen in het uitdenken
van wat de archiefdienst wil, kan en (al dan niet) moet met digitale particuliere
archieven. Moet het Stadsarchief zich vooral richten op het creëren van bewustzijn
en het adviseren van een zo groot mogelijke groep waarvan het merendeel van de
archieven nooit in het depot zal belanden? Of moet het zich richten op intensieve
ondersteuning van archiefvormers waarvan het papieren archief al is opgenomen
zodat digitale aanvullingen in de toekomst duurzaam worden overgedragen?
Wellicht dat opname in de collectie in de toekomst niet meer relevant is omdat de
voorspellingen van Laura Millar ondertussen werkelijkheid zijn geworden en van
daadwerkelijke overbrenging naar de archiefbewaarplaats geen sprake meer hoeft te
zijn om het archief duurzaam te bewaren of ter beschikking te stellen aan derden.
Ook de mogelijkheden om ongeordende digitale informatie toch doorzoekbaar te
maken, waardoor ordening vooraf niet nodig is, verdient onze aandacht. Er is nog
veel niet zeker of duidelijk, maar dit betekent wat het Stadsarchief betreft allerminst
dat de rol van de archivaris bij het beheer en behoud van particuliere archieven is uit
gespeeld! Het Stadsarchief gaat daarom voorlopig verder met zijn zoektocht naar een
toekomstbestendige manier van werken die aansluit bij de digitale ontwikkelingen
van de maatschappij.
annemieke kolle en Florence
Hoe zorg je er als archiefinstelling voor dat je de juiste archiefbescheiden selecteert
en acquireert? Hoe zorg je enerzijds voor een werkbare en betaalbare selectieaanpak?
Een aanpak waarmee betrekkelijk eenvoudig de schifting gemaakt kan worden
binnen een omvangrijke en niet aflatende stroom van (digitale) archiefbescheiden.
En hoe zorg je anderzijds voor een aanpak waarbij het uitzonderlijke en het historisch
waardevolle niet sneuvelt in het geweld van macroselectie en een al te formalistische
aanpak? Dat zijn de hoofdvragen die ons inziens ten grondslag liggen aan de waarde-
rings- en selectieaanpak die het Nationaal Archief in de afgelopen jaren ontwikkeld
heeft. Het gaat om vragen die in een digitale omgeving niet minder urgent zijn dan in
een papieren.
In dit artikel staat de hotspot-monitor centraal. Een selectie-instrument dat een
aanvulling is op de meer grove selectie van overheidsarchieven aan de hand van een
op werkprocessen gebaseerde selectielijst. Met de hotspot-monitor wordt ervoor
gezorgd dat archiefbescheiden die betrekking hebben op zaken die veel teweeg
hebben gebracht in de samenleving veilig gesteld worden voor de toekomst, ook al
bepaalt de selectielijst anders.
Als onderdeel van de invoering van een nieuwe methode voor het waarderen van
overheidsarchieven is het Nationaal Archief in 2015 begonnen met de invoering
van de hotspot-monitor.1 De ambitie om de samenleving en de ontwikkelingen daar
binnen meer onderdeel te maken van de waarderings- en selectieaanpak dateert
echter al van een flink aantal jaar geleden. In dit artikel gaan we eerst in op de voor
geschiedenis van de hotspot-monitor als opvolger van de trendanalyse. Wat waren de
oorspronkelijke beweegredenen achter het instrument en waarom heeft het de
huidige vorm gekregen? Daarna behandelen we de manier waarop het instrument in
de praktijk werkt. Wat zijn de eerste bevindingen van de implementatie en wat kan
daaruit geleerd worden? Tenslotte blikken we vooruit op een mogelijk bredere inzet
van het instrument.
1. Meer oog voor de historische context en samenleving bij
de selectie van overheidsarchieven
Begin jaren negentig werd in Nederland voor de selectie van overheidsarchieven
PIVOT in het leven geroepen. PIVOT staat voor Project invoering verkorte overbren
gingstermijn. Met de inwerkingtreding van de Archiefwet 1995 werd in één klap
praktijk
132
limburg
1 Zie voor de beschrijving van deze waarderingsmethode: Belangen in balans. Handreiking voor waardering en
selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd (Den Haag 2015), http://www.nationaalarchief.nl/sites/
default/files/docs/20150327_na_handreikingws_belangen_in_balans_v1.0a.pdf. Dit artikel is grotendeels
in 2016 opgesteld. De stand van zaken die wordt weergegeven dateert dan ook uit dat jaar.
133
