worden van archiefvormer en archivaris en los worden gezien van een (eventuele) overdracht aan een archiefbewaarplaats. Actief acquireren is een van de speerpunten in het nieuwe acquisitiebeleid van het SAA, waarbij archieven veel meer in overleg met de archiefvormer zullen worden overgedragen en bewerkt en het SAA in een veel eerder stadium betrokken zal zijn bij de vorming van het archief. Zonder daarbij overigens al te dwingend op te treden; het moet hier meer gaan om het aanwakkeren van historisch bewustzijn, het belang van (duurzaam) bewaren en het adviseren, zonder de archiefvormer in een onwerkbaar format te forceren. Daarbij kan het zijn dat archieven op termijn niet aan het SAA worden overgedragen omdat of de archiefvormer dat bij nader inzien niet meer wil, of omdat het archief uiteindelijk toch niet past in de collectie van het SAA of omdat het archief ook duurzaam toegankelijk blijft via de archiefvormer. Misschien dat de angst dat recente (bedrijfs-)gegevens op straat komen te liggen, weggenomen kan worden als er geen (of minder) nadruk wordt gelegd op een eventuele overdracht van het archief aan het SAA. Tenslotte zijn de inmiddels ontwikkelde handleiding digi taal archiveren en de richtlijnen voor overdracht van het SAA voor iedereen vrijelijk te gebruiken om hun informatie te ordenen, ongeacht of het archief te zijner tijd wordt overgedragen aan een archiefdienst. In september 2016 is het SAA samen met een stagiaire archivistiek van de Reinwardt Academie begonnen met een vervolgproject, waarbij de actoren die de handleiding hebben ontvangen, zijn benaderd om te onderzoeken in hoeverre deze in de praktijk voorziet in de (veronderstelde) vraag en waar er behoefte is aan uitbreiding en ver betering. Tijdens deze stage is in kaart gebracht hoe diverse archiefvormers omgaan met hun digitale archief en waar zij - welke - ondersteuning vanuit het SAA kunnen gebruiken.20 Uitkomsten van dit onderzoek zijn onder andere dat archiveren door gaans wordt gezien als het achteraf op orde brengen van (door anderen opgestelde) informatie, en dat dit weinig structureel gebeurt: het archief staat of valt met de inzet van één enthousiaste vrijwilliger. Een toegankelijk, eenvoudig over te dragen informatiebeheersplan kan hier uitkomst bieden. SAA zou hier een zelf aan te passen en uit te breiden format voor kunnen aanbieden. Veel archiefvormers willen daar naast graag van het SAA horen wat zij moeten bewaren, dus hier zullen we een mid denweg moeten zoeken tussen enerzijds sturen en anderzijds stimuleren tot zelf nadenken over de (historische) waarde van het eigen materiaal. Zo is niet iedere archiefvormer overtuigd van het nut van het bewaren van de notulen van bestuurs vergaderingen (saai) en worden websites en sociale media niet als archief beschouwd, maar worden foto's (doorgaans van de categorie 'meer van hetzelfde') en mailboxen ongeschoond, ongeordend en ongemetadateerd (denk aan auteurs rechten en openbaarheidsbeperkingen) bewaard zonder dat men zich bedenkt hoe deze foto's en berichten ooit nog te doorzoeken zijn. Of na intensieve begeleiding het archief uiteindelijk wordt overgedragen is de vraag. Er is natuurlijk altijd de mogelijk heid dat de archiefvormer het archief zelf via internet voor derden gaat ontsluiten. Indien wel sprake is van een overdracht kan gekeken worden naar het regelmatig en gestructureerd aanleveren van materiaal, zodat het overgedragen archief eenvoudig ingelezen kan worden in de al bestaande inventaris. De uitkomsten van dit onderzoek zijn input voor een discussie over de (heroriënta tie van het verwervings- en ontsluitingsproces van particuliere archieven. De taken van de archiefontsluiter zullen gaan verschuiven van inventariseren na overdracht naar adviseren voor een (eventuele) overdracht. Er zullen middelen vrij gemaakt moeten worden voor kennisontwikkeling, maar wellicht betekent het geen extra werk, eerder een andere manier van werken. 6. Participatie en partnerschap Naast het actief benaderen van actoren om hen in een zo vroeg mogelijk stadium te adviseren op het gebied van duurzaam informatiebeheer, onderzoekt het Stadsarchief Amsterdam in samenwerking met Imagine IC de mogelijkheden van participatief verzamelen. Onderzocht wordt in welke mate de archief- of collectie vormer kan en wil participeren in het verzamelproces. En niet alleen in het verzamel- proces, maar ook bij het ontsluiten, beheren, behouden en presenteren van het archief of de collectie. Dit onderzoek vond in eerste instantie plaats binnen het Archief Atelier Documenteren van de Samenleving21 en wordt nu verder uitgediept in een vervolgproject, Archieflab. Binnen het Archief Atelier is door Imagine IC een start gemaakt met het onderzoek naar de gevolgen van participatief verzamelen voor een archiefinstelling. De nadruk lag daarbij op het bereiken van personen en instel lingen die in het bezit zijn van interessant materiaal, in dit geval over de wijk Bijlmermeer. Vragen die daarbij een rol speelden zijn: wie is in bezit van dit materi aal, hoe worden deze bezitters benaderd, zijn ze geïnteresseerd in het delen van hun materiaal en welke rol willen ze daar zelf in spelen? Op basis van de ervaringen binnen het Archief Atelier is duidelijk geworden dat archiefvormers, verzamelaars en Imagine IC verder willen gaan met participatie dan het SAA wenselijk achtte. Dit betreft bijvoorbeeld de mogelijkheden voor de archiefvormer om te beschikken over (delen van) het archief nadat het is opgenomen in de depots van het SAA. Ook bleek dat archiefvormers er in eerste instantie moeite mee hadden dat hun archief of verzameling beheerd zou worden buiten de Bijlmermeer bij een hen onbekende organisatie. Nabijheid van hun materiaal was voor hen belangrijk. Inmiddels zijn bijeenkomsten georganiseerd waarin een nadere kennismaking met het SAA heeft plaatsgevonden en heeft het SAA het vertrouwen gekregen van de archiefvormers. In het Archieflab worden heel concreet de implicaties onderzocht van participatief verzamelen voor de archiefpraktijk. Duidelijk is in ieder geval wel dat als het SAA blijft vasthouden aan de huidige procedures, richtlijnen en kaders, het niet mogelijk lijkt om partnerschappen aan te gaan of participatie te realiseren en daarmee het vertrouwen te winnen van archiefvormers die niet uit zichzelf naar het SAA komen. In het Archieflab wordt onderzocht waar het SAA kan en moet afwijken van de in de loop der jaren gevormde werkwijze en waar dit niet mogelijk is. De uitkomsten van dit onderzoek zullen worden ingezet in de trajecten die we doorlopen met de actieve benadering van archiefvormers van digitale archieven. De notie van een partnerschap, dat het SAA met de actor zou kunnen aangaan, moet ook nader onderzocht worden: wat wil het SAA bereiken en wat kan het bieden qua mensen en middelen? In hoeverre is participatie belangrijk voor de archiefvormer? Welke kennis, expertise en tools ontbreken op het SAA om effectief digitale archie ven op afstand te kunnen beheren of te bewerken bij een (eventuele) overdracht? praktijk 130 mirjam schaap en emmy ferbeek de stad op waarde. actieve en participatieve verwerving van particulier digitaal archief door het stadsarchief Amsterdam 20 Een projectbeschrijving en updates van het project worden gepubliceerd op het kennisplatform particuliere archieven op Pleio: https://informatie2020.pleio.nl/groups/profile/41453152/kennisplatform-particuliere- archieven. 21 M. Houtkamer, 'Het performatieve archief, participatief verzamelen in de Bijlmer', Archievenblad 2 (2015) 28-31 en 'Bijlmer Meer, een erfgoedcollectie van de buurt' in: Schetsboek Documenteren van de Samenleving, 71. 131

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 67