worden van archiefvormer en archivaris en los worden gezien van een (eventuele)
overdracht aan een archiefbewaarplaats.
Actief acquireren is een van de speerpunten in het nieuwe acquisitiebeleid van het
SAA, waarbij archieven veel meer in overleg met de archiefvormer zullen worden
overgedragen en bewerkt en het SAA in een veel eerder stadium betrokken zal zijn bij
de vorming van het archief. Zonder daarbij overigens al te dwingend op te treden; het
moet hier meer gaan om het aanwakkeren van historisch bewustzijn, het belang van
(duurzaam) bewaren en het adviseren, zonder de archiefvormer in een onwerkbaar
format te forceren. Daarbij kan het zijn dat archieven op termijn niet aan het SAA
worden overgedragen omdat of de archiefvormer dat bij nader inzien niet meer wil,
of omdat het archief uiteindelijk toch niet past in de collectie van het SAA of omdat
het archief ook duurzaam toegankelijk blijft via de archiefvormer. Misschien dat de
angst dat recente (bedrijfs-)gegevens op straat komen te liggen, weggenomen kan
worden als er geen (of minder) nadruk wordt gelegd op een eventuele overdracht van
het archief aan het SAA. Tenslotte zijn de inmiddels ontwikkelde handleiding digi
taal archiveren en de richtlijnen voor overdracht van het SAA voor iedereen vrijelijk
te gebruiken om hun informatie te ordenen, ongeacht of het archief te zijner tijd
wordt overgedragen aan een archiefdienst.
In september 2016 is het SAA samen met een stagiaire archivistiek van de Reinwardt
Academie begonnen met een vervolgproject, waarbij de actoren die de handleiding
hebben ontvangen, zijn benaderd om te onderzoeken in hoeverre deze in de praktijk
voorziet in de (veronderstelde) vraag en waar er behoefte is aan uitbreiding en ver
betering. Tijdens deze stage is in kaart gebracht hoe diverse archiefvormers omgaan
met hun digitale archief en waar zij - welke - ondersteuning vanuit het SAA kunnen
gebruiken.20 Uitkomsten van dit onderzoek zijn onder andere dat archiveren door
gaans wordt gezien als het achteraf op orde brengen van (door anderen opgestelde)
informatie, en dat dit weinig structureel gebeurt: het archief staat of valt met de
inzet van één enthousiaste vrijwilliger. Een toegankelijk, eenvoudig over te dragen
informatiebeheersplan kan hier uitkomst bieden. SAA zou hier een zelf aan te passen
en uit te breiden format voor kunnen aanbieden. Veel archiefvormers willen daar
naast graag van het SAA horen wat zij moeten bewaren, dus hier zullen we een mid
denweg moeten zoeken tussen enerzijds sturen en anderzijds stimuleren tot zelf
nadenken over de (historische) waarde van het eigen materiaal. Zo is niet iedere
archiefvormer overtuigd van het nut van het bewaren van de notulen van bestuurs
vergaderingen (saai) en worden websites en sociale media niet als archief
beschouwd, maar worden foto's (doorgaans van de categorie 'meer van hetzelfde')
en mailboxen ongeschoond, ongeordend en ongemetadateerd (denk aan auteurs
rechten en openbaarheidsbeperkingen) bewaard zonder dat men zich bedenkt hoe
deze foto's en berichten ooit nog te doorzoeken zijn. Of na intensieve begeleiding het
archief uiteindelijk wordt overgedragen is de vraag. Er is natuurlijk altijd de mogelijk
heid dat de archiefvormer het archief zelf via internet voor derden gaat ontsluiten.
Indien wel sprake is van een overdracht kan gekeken worden naar het regelmatig en
gestructureerd aanleveren van materiaal, zodat het overgedragen archief eenvoudig
ingelezen kan worden in de al bestaande inventaris.
De uitkomsten van dit onderzoek zijn input voor een discussie over de (heroriënta
tie van het verwervings- en ontsluitingsproces van particuliere archieven. De taken
van de archiefontsluiter zullen gaan verschuiven van inventariseren na overdracht
naar adviseren voor een (eventuele) overdracht. Er zullen middelen vrij gemaakt
moeten worden voor kennisontwikkeling, maar wellicht betekent het geen extra
werk, eerder een andere manier van werken.
6. Participatie en partnerschap
Naast het actief benaderen van actoren om hen in een zo vroeg mogelijk stadium te
adviseren op het gebied van duurzaam informatiebeheer, onderzoekt het
Stadsarchief Amsterdam in samenwerking met Imagine IC de mogelijkheden van
participatief verzamelen. Onderzocht wordt in welke mate de archief- of collectie
vormer kan en wil participeren in het verzamelproces. En niet alleen in het verzamel-
proces, maar ook bij het ontsluiten, beheren, behouden en presenteren van het
archief of de collectie. Dit onderzoek vond in eerste instantie plaats binnen het
Archief Atelier Documenteren van de Samenleving21 en wordt nu verder uitgediept
in een vervolgproject, Archieflab. Binnen het Archief Atelier is door Imagine IC een
start gemaakt met het onderzoek naar de gevolgen van participatief verzamelen voor
een archiefinstelling. De nadruk lag daarbij op het bereiken van personen en instel
lingen die in het bezit zijn van interessant materiaal, in dit geval over de wijk
Bijlmermeer. Vragen die daarbij een rol speelden zijn: wie is in bezit van dit materi
aal, hoe worden deze bezitters benaderd, zijn ze geïnteresseerd in het delen van hun
materiaal en welke rol willen ze daar zelf in spelen? Op basis van de ervaringen
binnen het Archief Atelier is duidelijk geworden dat archiefvormers, verzamelaars en
Imagine IC verder willen gaan met participatie dan het SAA wenselijk achtte. Dit
betreft bijvoorbeeld de mogelijkheden voor de archiefvormer om te beschikken over
(delen van) het archief nadat het is opgenomen in de depots van het SAA. Ook
bleek dat archiefvormers er in eerste instantie moeite mee hadden dat hun archief
of verzameling beheerd zou worden buiten de Bijlmermeer bij een hen onbekende
organisatie. Nabijheid van hun materiaal was voor hen belangrijk. Inmiddels zijn
bijeenkomsten georganiseerd waarin een nadere kennismaking met het SAA heeft
plaatsgevonden en heeft het SAA het vertrouwen gekregen van de archiefvormers.
In het Archieflab worden heel concreet de implicaties onderzocht van participatief
verzamelen voor de archiefpraktijk. Duidelijk is in ieder geval wel dat als het SAA
blijft vasthouden aan de huidige procedures, richtlijnen en kaders, het niet mogelijk
lijkt om partnerschappen aan te gaan of participatie te realiseren en daarmee het
vertrouwen te winnen van archiefvormers die niet uit zichzelf naar het SAA komen.
In het Archieflab wordt onderzocht waar het SAA kan en moet afwijken van de in de
loop der jaren gevormde werkwijze en waar dit niet mogelijk is. De uitkomsten van
dit onderzoek zullen worden ingezet in de trajecten die we doorlopen met de actieve
benadering van archiefvormers van digitale archieven.
De notie van een partnerschap, dat het SAA met de actor zou kunnen aangaan, moet
ook nader onderzocht worden: wat wil het SAA bereiken en wat kan het bieden qua
mensen en middelen? In hoeverre is participatie belangrijk voor de archiefvormer?
Welke kennis, expertise en tools ontbreken op het SAA om effectief digitale archie
ven op afstand te kunnen beheren of te bewerken bij een (eventuele) overdracht?
praktijk
130
mirjam schaap en emmy ferbeek de stad op waarde. actieve en participatieve verwerving
van particulier digitaal archief door het stadsarchief Amsterdam
20 Een projectbeschrijving en updates van het project worden gepubliceerd op het kennisplatform particuliere
archieven op Pleio: https://informatie2020.pleio.nl/groups/profile/41453152/kennisplatform-particuliere-
archieven.
21 M. Houtkamer, 'Het performatieve archief, participatief verzamelen in de Bijlmer', Archievenblad 2 (2015)
28-31 en 'Bijlmer Meer, een erfgoedcollectie van de buurt' in: Schetsboek Documenteren van de Samenleving,
71.
131