I
WE APF
Op basis van reacties van actoren, van ervaringen opgedaan bij de recente bewerking
van het digitale beleids- en projectenarchief van Imagine IC (een projectbureau in
Amsterdam Zuidoost dat via multimediale projecten verhalen en documenten
verzamelt van inwoners van de Bijlmer en jongeren in Amsterdam), van de omscha
keling van de gemeente Amsterdam naar volledig digitaal werken per 1 januari 2015,
en op basis van (inter)nationale voorbeelden,16 is in het kader van het Atelier een
Handleiding digitaal archiveren voor particulieren geschreven.17 Deze handleiding is
aan een aantal actoren die uit de trendanalyse naar voren kwamen uitgereikt,
alsmede aan andere belangstellende archiefvormers die ons het afgelopen jaar met
digitaal archief hebben benaderd. Het doel van deze handleiding is particuliere orga
nisaties op een laagdrempelige manier te verleiden hun informatiebeheer zo in te
richten dat het op de lange termijn een historisch archief oplevert dat - eventueel -
in de toekomst in het digitaal depot van het SAA kan worden opgenomen.
Daadwerkelijke fysieke opname in dit e-depot is echter geen doel op zich, noch een
vereiste voor samenwerking met actoren. De handleiding richt zich op de bruikbaar
heid bij de dagelijkse administratie en gaat uit van een aantal minimumeisen
waaraan een digitaal archief moet voldoen, wil het duurzaam toegankelijk zijn in de
eigen omgeving of in te lezen in het e-depot en raadpleegbaar te maken voor onder
zoek via de website van het SAA. Welke eisen het SAA precies (in welke mate) kan,
moet of wil stellen zal de praktijk de komende jaren gaan uitwijzen, maar het betreft
zaken als: een overzichtelijke ordening, begrijpelijke bestandsnamen, voor over
dracht vernietigen van bepaalde bestanden (dubbelen, werkbestanden, concepten
en dergelijke), aangeven van eventuele auteursrechten en openbaarheidsbeperkin
gen en het gebruik van open, duurzame of algemeen gebruikte bestandsformaten.
De richtlijnen bij overdracht van een digitaal particulier archief zijn inmiddels ook
gepubliceerd op de website van het SAA.18
5. Leerpunten van het opstellen van de actorenlijst en
het benaderen van de actoren
De Trendanalyse die is opgesteld door Bureau Onderzoek, Informatie en Statistiek
van de gemeente Amsterdam heeft het SAA opmerkzaam gemaakt op stedelijke
ontwikkelingen en op actoren die (voor het grootste deel) niet tot de traditionele
doelgroep behoren.
Het moge duidelijk zijn dat met de lijst van archiefvormers die op basis van de trend
analyse is samengesteld niet de hele samenleving wordt gedekt. Maar het is wel een
transparante en onderbouwde methode om een keuze te maken uit de enorme
hoeveelheid archiefvormers die in Amsterdam actief zijn. De voorbeelden van Club
Trouw en Maagdenhuis 2015 tonen aan dat ook archiefvormers die zich binnen de
kaders van de trendanalyse bevinden zich aanmelden om hun archief aan te bieden,
bijvoorbeeld omdat een organisatie ophoudt te bestaan of zijn archief wil veilig
stellen.
De meeste actoren die zijn benaderd wisten niet van het bestaan van het SAA en
reageerden daardoor verbaasd en/of terughoudend op de vragen van het SAA over
hun informatiebeheer. Om met deze actoren een relatie op te bouwen zal het SAA
eerst iets moeten doen aan de naamsbekendheid binnen deze groep en aan het
'historisch bewustzijn': wat is een archief en wat is het belang van het archief voor
latere generaties? Het gaat hier vooral om netwerk- en relatiebeheer, een langdurig
en intensief proces. De Canadese archivaris en gastdocente tijdens het Archief
Atelier Documenteren van de Samenleving, Laura Millar, stelt dat de belangrijkste
taak van de archivaris wordt het creëren van bewustzijn voor het (historisch) belang
van archieven, losgekoppeld van een (eventuele) overdracht van het archief aan een
archiefbewaarplaats.19 Het lineaire verwervingsproces, waarbij de archiefinstelling
pas op het moment van overdracht betrokken wordt bij het archief en de archief
vormer op zijn beurt na overdracht weinig betrokken wordt of betrokkenheid toont
bij de inhoudelijke ontsluiting van zijn materiaal, is volgens Millar achterhaald.
Vorming, beheer en behoud van informatie moet een gedeelde verantwoordelijkheid
praktijk
Seminar tijdens de bezetting van het Maagdenhuis, 5 maart 2015. Fotograaf Eric Dix, Collectie
Stadsarchief Amsterdam: foto's eigen fotodienst, toegangsnummer 10122, afbeeldingsbestand
D10213000500. Het archief van de Maagdenhuisbezetting is inmiddels door studenten geordend
en beschreven en wordt binnenkort ingelezen in het e-depot van het Stadsarchief Amsterdam.
16 Voor het Nederlandse taalgebied zijn dat K. van der Heijden, Bewaar als... Vuistregels digitaal archiveren
(http://bewaarals.nl/) en de diverse publicaties van F. Boudrez op het gebied van digitaal archiveren te
raadplegen via http://www.edavid.be/publicaties.php, alsmede zijn artikel 'Iedereen digitale archivaris' in
T. Vermeer, P. Links en J. Klein (eds.), Particuliere Archieven. Fundamenten in beweging (Den Haag 2013)
116-126; voor het Engelse taalgebied met name het Digital Preservation Handbook van de Digital Preservation
Coalition (http://handbook.dpconline.org/) en de verschillende publicaties van de Library of Congress,
http://www.digitalpreservation.gov/
128
mirjam schaap en emmy ferbeek de stad op waarde. actieve en participatieve verwerving
van particulier digitaal archief door het stadsarchief Amsterdam
17 https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/organisatie/archiefzorg-0/digitale-archivering/ (geraadpleegd
op 29 oktober 2016).
18 https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/organisatie/archiefzorg-0/digitale-archivering/ (geraadpleegd
op 29 oktober 2016).
19 Zie L. Millar, 'Counterpoint. Coming Up with Plan B: Considering the Future of Canadian
Archives', Archivaria 77 (2014) 103-139 en 'What is the Role of the Archivist in Documenting Society in a
Society that is Increasingly Documenting Itself?', in: Schetsboek Documenteren van de Samenleving, 25-33.
129
