In het kader van het Archief Atelier startte het SAA een project, met als doel het ver
krijgen van een voorlopige actorenlijst aan de hand waarvan geëxperimenteerd kon
worden met het benaderen van actoren die niet binnen de traditionele doelgroep van
het SAA vallen, en veelal jonge organisaties zijn. Deze actoren komen dus niet in de
plaats van de archiefvormers die het SAA via de passieve acquisitie weet te bereiken,
maar zij komen erbij. Op basis van reacties en gesprekken met actoren zou achter
haald kunnen worden wat de eventuele behoefte van deze actoren op het gebied van
informatiebeheer is en waar het SAA hen zou moeten en kunnen faciliteren. Yente
Christiaanse, destijds vierdejaars studente aan de Reinwardt Academie en stagiaire
bij het Atelier, heeft tijdens het project een voorlopige actorenlijst opgesteld, en
literatuuronderzoek naar digitaal archiveren en faciliteren van particuliere archief
vormers bij het beheer van hun digitaal archief verricht.12 Zij heeft een vragenlijst
opgesteld waarin aan alle medewerkers van het SAA en aan de deelnemers van het
Atelier (studenten, professionals en archiefwetenschappers) werd gevraagd, welke
actoren hen na lezing van de trendanalyse te binnen schoten. Hiermee werd de
associatieve werkwijze van Bureau Onderzoek, Informatie en Statistiek voortgezet en
bovendien een zo breed mogelijk publiek de 'samenleving') als waarnemers ingezet
om actoren uit de zes trends te laten waarderen. Het SAA heeft vervolgens zes criteria
opgesteld waaraan de actor en het betreffende archief moeten voldoen:
1. De actor moet een link hebben met Amsterdam (werkgebied/plaats van
vestiging), dit kan ook zijn: een actor die in Amsterdam begonnen is en nu
landelijk is.
2. De trendanalyse is ons uitgangspunt: actoren worden geselecteerd aan de
hand van de trends zoals opgesteld door Bureau Onderzoek, Informatie
Statistiek.
3. De actor (of in geval van een individu, diens te bewaren activiteiten) moet van
recente datum zijn (op zijn vroegst vanaf het jaar 2000) en binnen de trend
passen.
4. Het archief moet interessant zijn of kunnen worden.
5. Het archief moet nodig zijn om de desbetreffende trend te documenteren of
kan een tegenbeweging representeren.
6. De actor moet binnen de grenzen van dit project kunnen worden benaderd
(bijvoorbeeld via derden).
De enquête leverde een longlist van 125 actoren op, van wie er op basis van de
criteria 10 werden geselecteerd die tijdens de duur van het project konden worden
benaderd. De actoren waren verdeeld over de zes trends en ook verdeeld over het
soort organisatie (een persoon, vier stichtingen/verenigingen, drie bedrijven, een
school en een cultureel centrum). Tijdens het project benaderden twee archiefvor
mers die volledig voldeden aan de criteria van een bepaalde trend het SAA om hun
archief over te brengen (passieve acquisitie dus). Het betrof het archief van een
tijdelijke club met restaurant, nachtclub en tentoonstellingsruimtes (Club Trouw)
en van een groep studenten die betrokken was geweest bij de bezetting van het
Maagdenhuis in 2015 en archiefmateriaal veilig wilde stellen en beschikbaar
maken via het internet. Omdat beide actoren goed binnen de Trendanalyse vielen,
is besloten deze twee in het onderzoek mee te nemen.
4. Benaderen van actoren: adviseren en faciliteren
Omdat de groep actoren klein was en ze sterk verschillend van aard waren, is ervoor
gekozen om ze persoonlijk te benaderen. Ze zijn in eerste instantie gebeld door mede
werkers van het SAA. Vervolgens is per actor bekeken wat de vervolgstap zou kunnen
zijn: een persoonlijk gesprek, een e-mail met aanvullende informatie, of een bezoek
aan huis. De reacties van de actoren waren uiteenlopend. De meeste actoren reageer
den in beginsel positief. Twee actoren vielen direct af (een stichting bleek niet speci
fiek Amsterdams en zou bovendien in de huidige vorm ophouden te bestaan, een
vereniging bleek onbereikbaar, deze is vervangen door een gelijksoortige vereniging
van de actorenlijst). Andere actoren bleken na een oriënterend gesprek niet geïnte
resseerd. Een grote supermarktketen, nog volop bezig om een nieuw concept neer te
zetten (kwalitatief hoogstaande producten afkomstig uit de regio en biologisch en
duurzaam geproduceerd), heeft uit concurrentieoverwegingen er geen belang bij dat
er inzage wordt gegeven in hun archief en heeft noch tijd noch interesse voor inzet
op duurzame toegankelijkheid van het archief. De beoogde school kampte met
personeelswisselingen en was onderdeel van een overkoepelend bestuur van diverse
scholen dat wel wilde meewerken, maar buiten de reikwijdte van de Trendanalyse
viel. Een andere organisatie gaf aan inderdaad enorm met het informatiebeheer
te worstelen en zat eigenlijk te wachten op een goede inrichting van hun informatie
processen. Uiteindelijk bleven er zeven actoren over waarmee het project is voort
gezet.
In het vervolg van het project is ervaring opgedaan met het benaderen en adviseren
van actoren. Zo heeft één actor na het gesprek met de medewerker Verwerving direct
zijn papieren archief aangeboden en aangegeven met zijn digitale archief aan de slag
te willen gaan. Zeer recentelijk is deze actor opnieuw benaderd, maar wegens het
wegvallen van subsidie waren niet langer middelen beschikbaar om de komende tijd
serieus werk van het digitale archief te kunnen maken. We gaan bezien in hoeverre
we deze actor met advies terzijde kunnen staan. In het geval van de studenten van
het Maagdenhuis is een workshop georganiseerd die ook voor het SAA zeer leerzaam
was: wat zijn de vragen en verwachtingen van de actor,13 waar hebben wij kennis en
expertise in huis en waar (nog) niet,14 wat kunnen wij nu al faciliteren en wat
zouden wij nog aan tools kunnen of moeten ontwikkelen? Inmiddels hebben de
studenten hun archief overgedragen aan het SAA en zijn zij onder leiding van een
inventarisator bezig met het metadateren van hun bestanden. Het SAA biedt kennis,
expertise en continuïteit aan (in de vorm van een gewaarborgd e-depot). Daarnaast
hebben de studenten een deel van hun archiefmateriaal beschikbaar gesteld via een
website, waar derden op hun beurt eigen materiaal kunnen uploaden en het materi
aal kunnen hergebruiken.15 Het archief van de studenten van het Maagdenhuis had
bij overdracht een omvang van 1.1 terabyte. Het archief wordt momenteel door de
studenten zelf geselecteerd en tegelijkertijd aangevuld met materiaal van andere
betrokkenen bij de bezetting. Het archief van Club Trouw is eveneens al aan het SAA
overgedragen en heeft een omvang van 241 gigabyte. Bijna 40% van de bestanden in
dit archief blijkt echter dubbel te zijn.
praktijk
126
mirjam schaap en emmy ferbeek de stad op waarde. actieve en participatieve verwerving
van particulier digitaal archief door het stadsarchief Amsterdam
12 Y. Christiaanse: schets 'Do een digitale toolkit', in: Schetsboek Documenteren van de Samenleving, 58.
13 De vragen hadden vooral betrekking op het overzichtelijk ordenen van het materiaal en de selectie van te
bewaren materiaal, het archief bestaat voor een groot deel uit foto- en filmmateriaal waarvan veel 'meer
van hetzelfde' is.
14 Een voorbeeld van (nog) ontbrekende expertise is het archiveren van sociale media.
15 http://maagdenhuis2015.org (geraadpleegd op 29 oktober 2016).
127
