richtlijnen geplaatst voor duurzame toegankelijkheid.2 Maar het publiceren van
eisen en richtlijnen alleen is niet voldoende. Het is belangrijk actief in gesprek te
komen en te blijven met de gemeentelijke archiefvormers om samen de uitdagingen
ten aanzien van duurzame toegankelijkheid het hoofd te bieden. Archiefvormers
en archiefbeheerders moeten met elkaar bepalen hoe duurzame toegankelijkheid
gerealiseerd kan worden.
Het bovenstaande geldt ook voor particuliere archieven. De standaarden en richt
lijnen die voor de overheid worden ontwikkeld kunnen echter niet zonder meer over
genomen worden bij het ondersteunen van digitale archivering door particuliere
archiefvormers. Zo zijn particuliere archiefvormers meestal geen professionele
informatiebeheerders. De richtlijnen moeten daarom ook voor een leek begrijpelijk
zijn. Bovendien vallen particuliere archieven niet onder de Archiefwet en kunnen
archiefvormers dus niet verplicht worden zich hieraan te houden. Dit betekent dat
de richtlijnen zo weinig mogelijk extra werk moeten opleveren en, indien dit nog niet
het geval is, archiefvormers zelf de noodzaak moeten inzien van duurzame toeganke
lijkheid. Voor henzelf, zo lang ze nog met de informatie die ze vastleggen werken,
maar ook voor de toekomst, omdat het archief dat ze aan het vormen zijn, interes
sant is om voor de eeuwigheid te worden bewaard en mogelijk opgenomen te worden
in een openbare archiefbewaarplaats.
Omdat digitale informatie al bij creatie zodanig moet worden bewaard dat duurzame
toegankelijkheid mogelijk is, moet de waardering en selectie van archiefvormers,
waarvan het archief in aanmerking komt voor opname in de collectie, veel eerder
plaatsvinden. Wachten tot na verloop van tijd blijkt dat een archief interessant is of
tot de archiefvormer het archief komt aanbieden is niet meer mogelijk. Uit ervaring
weet het SAA inmiddels wat het betekent om digitaal archief achteraf in goede,
geordende en toegankelijke staat te brengen. Dat is ofwel technisch niet meer
mogelijk ofwel kost het een onevenredige hoeveelheid tijd. Al in 2001 heeft het
Stadsarchief Amsterdam een deels digitaal archief in de collectie opgenomen en
bewerkt.3 Daaruit werd de volgende conclusie getrokken: bewerking achteraf van
digitale archiefbescheiden is moeilijk, en reconstructie achteraf wordt moeilijker
naarmate er meer tijd verstrijkt tussen de creatie van digitale bescheiden en de
archivering ervan.4
Om archiefvormers al bij de creatie van hun digitale bestanden bij te kunnen staan
en hen richtlijnen te geven voor de wijze waarop ze duurzame toegankelijkheid
kunnen bereiken, moeten archiefvormers, waarvan het archief in de toekomst in
aanmerking komt voor opname, in een zeer vroeg stadium benaderd worden. Het
betekent dat de archiefdienst in contact moet treden met toekomstige bewaargevers
en schenkers, waardoor een heel andere verhouding met de archiefvormer ontstaat.
De archiefdienst zal de vragende partij worden, en meer gaan samenwerken met
archiefvormers, in plaats van een duidelijke scheidslijn tussen het werk van de
archiefvormer en het werk van de archiefbeheerder te trekken. Er moet een langurige
relatie worden aangegaan waarbinnen zowel archiefdienst als archiefvormer een
actieve rol hebben. Dat betreft zowel medezeggenschap als inbreng bij de activiteiten
die nodig zijn om het archief te ontsluiten, te beheren en te presenteren.
De digitalisering van de maatschappij en het toenemende aanbod van archiefmate
riaal hebben geleid tot de formulering van twee speerpunten op het gebied van de
verwerving van digitale archieven. Ten eerste is dat actieve acquisitie om de archief
vormer zo vroeg mogelijk te ondersteunen bij het duurzaam archiveren van zijn
archief. Het tweede speerpunt is relatiebeheer, waarbij de mogelijkheden van partici
patie en partnerschap nader worden onderzocht.
2. Waardering van archiefvormers met behulp van de Amsterdamse
Trendanalyse
Om te bepalen met welke archiefvormers de archiefdienst een relatie aan wil gaan,
dienen de verrichtingen van een bedrijf, persoon of vereniging gewaardeerd te
worden, terwijl die grotendeels nog moeten plaatsvinden. Het SAA heeft gekozen om
hiervoor, in navolging van het rapport Gewaardeerd Verleden,5 een trendanalyse in te
zetten. Maar daar waar in dat rapport sprake is van een retrospectieve trendanalyse
heeft het SAA ervoor gekozen een prospectieve analyse te laten opstellen. Dit is een
trendanalyse die op basis van het heden een voorspelling doet over belangrijke ont
wikkelingen waarvan verwacht wordt dat zal blijken dat zij een belangrijke bijdrage
leveren aan, of een belangrijke uiting zijn van, een verandering in de maatschappij.
Het Bureau Onderzoek, Informatie en Statistiek van de gemeente Amsterdam heeft
in 2014 in opdracht van het SAA deze trendanalyse opgesteld.6
Het Nationaal Archief (NA) heeft overigens juist in 2015 besloten af te zien van een
trendanalyse bij de waardering en selectie van de door de rijksoverheid gevormde
archieven. In de handreiking7 van het NA voor waardering en selectie van archief-
praktijk
2 https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/organisatie/kopie-praktische/duurzaamheid/ (geraadpleegd op
6 mei 2016)
3 https://archief.amsterdam/inventarissen/overzicht/5439.nl.html (geraadpleegd op 6 mei 2016).
4 M. van Dijk, 'De eerste keer doet altijd pijn: ervaringen met een overgebracht digitaal archief',
Archievenblad 6 (2002) 14-17.
5 K.J.P.F.M. Jeurgens et al. (ed.), Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor
archieven (Den Haag 2007), http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/gewaardeerd_
verleden_1_0.pdf (geraadpleegd op 6 mei 2016).
122
mirjam schaap en emmy ferbeek de stad op waarde. actieve en participatieve verwerving
van particulier digitaal archief door het stadsarchief Amsterdam
Voorbeelden van digitale
dragers waarop digital born
archief in de laatste jaren
aan het SAA is aangeleverd:
floppy-discs, diskettes,
cd-roms, dvd's, usb-sticks,
harde schijf.
Het wachten is op de eerste
smartphone.
(Foto Avaragado)
Een trendanalyse zou bovendien vergezeld moeten gaan van hotspots, vanwege de prospectieve aard van de
Amsterdamse trendanalyse zijn deze vanzelfsprekend niet opgenomen.
6 L. Michon en J. Slot, Amsterdamse trends (Amsterdam 2014), http://www.ois.amsterdam.nl/pdf/2014_
amsterdamse%20trends.pdf (geraadpleegd op 8 maart 2016).
7 C. Jeurgens en A. Kolle, Belangen in Balans. Handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de
digitale tijd (Den Haag 2015), http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20150327_na_
handreikingws_belangen_in_balans_v1.0a.pdf (geraadpleegd op 6 mei 2016).
123
