De stad op waarde.
Actieve en participatieve verwerving
van particulier digitaal archief
door het Stadsarchief Amsterdam
mirjam schaap en emmy ferbeek
De digitalisering van de samenleving stelt archiefdiensten voor nieuwe uitdagingen
en mogelijkheden. Een voorbeeld hiervan is de vraag hoe archiefdiensten ook in de
toekomst aan kunnen sluiten bij het aanbod van archiefmateriaal en bij de vraag van
bezoekers naar informatie. De ontwikkelingen, zowel technisch als maatschappelijk,
gaan razendsnel en de discussies over de toekomstbestendigheid van het vak van
archivaris gaan vooralsnog alle kanten op. Archiefinstellingen moeten echter nu
praktische en haalbare keuzes maken om het digitaal archief van vandaag niet voor
de toekomst verloren te laten gaan.
Particuliere archieven worden in toenemende mate digitaal gevormd.
Archiefdiensten kunnen daardoor niet langer wachten tot archiefvormers zich te
zijner tijd bij hen melden met de vraag of hun digitale archief opgenomen kan
worden in de collectie. Want de kans is levensgroot dat dit archief dan niet meer lees
baar is door een in onbruik geraakte drager of dat het onaanvaardbaar veel werk vergt
om het alsnog in goede, geordende en toegankelijke staat te krijgen. Al bij creatie van
het digitale archief is het daarom nodig rekening te houden met duurzame toeganke
lijkheid. Natuurlijk zijn er particuliere archiefvormers die zich daar bewust van zijn,
maar voor de meesten staat de beschikbaarheid van de bestanden in het dagelijks
handelen voorop en is digitale duurzaamheid geen punt van aandacht. Om er voor te
zorgen dat deze digitale archieven te zijner tijd toch opgenomen kunnen worden
door de archiefdienst, is het nodig particuliere archiefvormers nu al actief te benade
ren en te ondersteunen bij het beheren van hun informatie. Het Stadsarchief
Amsterdam (SAA) heeft vanaf 2014 de eerste tools ontwikkeld om archiefvormers te
selecteren, benaderen en te ondersteunen bij het archiveren. In dit artikel worden
deze beschreven, worden conclusies getrokken uit de eerste resultaten en worden de
mogelijkheden op een rijtje gezet om deze tools verder te ontwikkelen. Maar eerst
schetsen we de context van deze activiteiten: het nieuwe acquisitiebeleid van het
SAA.
1. Nieuw acquisitiebeleid
Het SAA hecht van oudsher groot belang aan het verwerven van particuliere
archieven. Voor de geschiedenis van de stad en haar inwoners vormen particuliere
archieven onmisbare informatiebronnen naast de overheidsarchieven. Ongeveer de
helft van de totale collectie van het SAA bestaat uit particuliere archieven en collec
ties. Voor het verwerven van deze archieven heeft het SAA recent een nieuw acquisi
tiebeleid opgesteld. Een belangrijke verandering ten opzichte van het vorige beleid
vormt de inzet op actieve verwerving, dat wil zeggen het actief benaderen van archief
vormers waarvan het SAA het archief op wil nemen in de collectie. Deze wijziging
wordt ingegeven door twee ontwikkelingen, de digitalisering van de maatschappij en
daarmee van de archieven die worden gevormd, en de populariteit van geschiedenis
in het algemeen en als gevolg daarvan het grote aanbod van potentieel voor de collec
tie van het SAA interessante archieven.
Om met dat laatste te beginnen, het SAA verkeert in de gelukkige omstandigheid dat
men het SAA goed weet te vinden als men iets in bezit heeft dat met Amsterdam of
Amsterdammers te maken heeft en dat op een goede plek onder wil brengen. Dat
heeft te maken met de zichtbaarheid van het SAA in het hart van de stad en in het
nieuws, maar ook met de populariteit van geschiedenis in de hedendaagse maat
schappij, getuige de vele boeken, fictie en non fictie, en televisie- en radioprogram
ma's met een historisch onderwerp. Amsterdam is hierin zeker niet uniek. Maar
de hoeveelheid mogelijk interessant materiaal over Amsterdam is naar verhouding
groot. De keerzijde van de populariteit van het SAA is dat de medewerkers van de
afdeling Verwerving hun handen meer dan vol hebben aan het verwerken van
dit aanbod. Daardoor blijft er niet of nauwelijks ruimte voor het op eigen initiatief
benaderen van archiefvormers. Waardering en selectie wordt dan ook toegepast op
archieven en collecties die worden aangeboden, niet op wat de maatschappij voort
brengt aan archieven en collecties. En hoewel het natuurlijk een illusie is om te
denken dat met het verwerven van particuliere archieven en collecties een volledig
beeld geschetst kan worden van de Amsterdamse geschiedenis, kleeft aan deze
passieve houding wel het risico dat interessante archieven ontbreken in de collectie.
In de tijd van het papieren archief kon deze omissie te zijner tijd meestal nog wel
worden goedgemaakt. Maar vanwege de digitalisering van de maatschappij, ligt
dat nu anders. Denk aan het voorbeeld van de floppydisks waar niemand meer de
apparatuur voor in huis heeft om ze te lezen. Of de bestanden die opgemaakt zijn in
programma's die niet meer bestaan of waarvan de nieuwste versie de oudere versies
niet meer kan openen of lezen. Om een digitaal archief te zijner tijd in goede en
geordende staat te kunnen opnemen moet daarom dat archief al op het moment van
creatie zodanig bewaard worden dat duurzaam behoud en duurzame toegankelijk
heid mogelijk is.
Het SAA richt zich wat onderzoek naar en kaderstelling voor duurzame toegankelijk
heid betreft in eerste instantie op de overheidsarchieven die het volgens de wet moet
opnemen in de archiefbewaarplaats. Om de duurzame toegankelijkheid van de digi
tale overheidsarchieven te garanderen heeft het Nationaal Archief een normenkader
opgesteld, genaamd DUTO,1 waarin de eisen staan waaraan een archief moet
voldoen om duurzaam toegankelijk te blijven. Het SAA heeft op de eigen website ook
120
mirjam schaap en emmy ferbeek de stad op waarde. actieve en participatieve verwerving
van particulier digitaal archief door het stadsarchief Amsterdam
1 DUTO staat voor Duurzame Toegankelijkheid Overheidsinformatie, http://duto.wiki/xwiki/wiki/duto/
view/Duto/ (geraadpleegd op 6 mei 2016) [zie ook https://wiki.nationaalarchief.nl/pagina/DUTO:Wiki
(geraadpleegd 4 april 2018) - ed.].
121
