praktijk
Intergrale
bewaring van
jurisprudentie
dossiers en
dikke dossiers
(3-4%)
Intergrale bewaring van dossiers
geopend over twee maand per jaar
(16%)
Selectie van alle andere dossiers op
basis van typedocumenten
(80%)
Figuur 1. Schematische weergave van de selectiemethode
Het schema verduidelijkt hoe het selectievoorstel systematische en theoretische
methodes combineert. De systematische component komt tot uiting in de integrale
bewaring van dossiers geopend over twee aparte maanden per jaar en de dikke dos
siers. Het theoretische luik van de selectie schuilt dan weer in de integrale bewaring
van de 'belangrijke dossiers' (de zogenaamde jurisprudentiegevallen) en de micro
selectie op basis van typedocumenten of 'key-documents' in alle overige dossiers.
We nemen de verschillende criteria nader onder de loep.
Ongeveer 20% van de dossiers worden weerhouden op basis van uitwendige selectie
criteria, dat is op basis van hun materiële vorm of parameters die losstaan van hun
feitelijke inhoud:
Een 'dynamische' steekproef van de dossiers geopend over twee verschillende
maanden in hetzelfde jaar. Zo blijven voor het jaar 1952 bijvoorbeeld de dos
siers geopend in januari en juli bewaard. Hetzelfde geldt dan voor de dossiers
geopend in februari en augustus 1953, maart en september 1954, enzovoorts.
Deze aanpak garandeert een representatieve steekproef van ongeveer 16% van
de dossiers die alle aspecten van de dossierbehandeling en de werking van de
toenmalige administratie zullen weergeven.
De zogeheten 'dikke dossiers' die meer dan 80 documenten bevatten, wat moet
toelaten om 'interessante gevallen' in de dossierreeks uit de jaren 1950 te
lichten. Aangezien alle stukken in een dossier oplopend genummerd zijn, kan
het aantal documenten gemakkelijk worden geverifieerd.
114
kathleen devolder en filip strubbe de selectie van federale overheidsarchieven in belgië
In tweede instantie werden verschillende intrinsieke selectiecriteria geformuleerd na
een diepgaand onderzoek van de inhoud van de individuele vreemdelingendossiers.
In tegenstelling tot de uitwendige selectiecriteria staat de informatie van de verschil
lende documenten in een dossier hierbij centraal, met als maatstaven: de hoeveel
heid informatie, de aard van de gegevens en de inhoudelijke complementariteit van
de diverse documenten.
De integrale bewaring van wat men als 'jurisprudentiedossiers' kan omschrij
ven. Deze dossiers betreffen vooral de 'moeilijke gevallen', zoals veroordeelden,
uitgewezenen of (politiek) verdachte vreemdelingen. Dergelijke zaken vormen
als het ware een lakmoesproef om het informatienetwerk en de daadwerkelijke
macht van de toenmalige Vreemdelingenpolitie te meten: in hoeverre slaagde
zij erin om de openbare orde te vrijwaren en welke andere actoren (de politieke
wereld, andere administraties, privéverenigingen waren bij dit proces
betrokken? Dergelijke individuele dossiers zijn zeer gemakkelijk terug te
vinden, doorgaans op basis van één of meerdere opschriften op de dossier-
kaften: 1° de aanwezigheid van stempels in de rechterbovenhoek van de kaft:
'Feuille de police', 'Feuille de police - rayé' of 'Feuille de police - renvoyé'; 2° een
groene sticker in de rechteronderhoek, verwijzend naar een dossier van de
Staatsveiligheid; 3° een roze subdossier afkomstig van de Gerechtelijke
Identificatiedienst onderaan in het dossier, in geval van een seining van de
betrokken persoon wegens juridische antecedenten in het buitenland.
Alle andere individuele dossiers (ongeveer 80%) vormen het voorwerp van
een selectie op stukniveau binnenin de dossiers, gericht op 5 typedocumenten.
Aan de keuze voor deze vijf documenten gingen uiteraard gedetailleerde
inhoudsanalyses en onderlinge discussies met collega-archivarissen vooraf,
die uitmondden in het volgende schema ('model 5 1'):
1. Het inlichtingenbulletijn (voor vreemdelingen), sinds 1974 het 'ABC-
formulier': de hoeveelheid aan informatie (identificatiegegevens, de gezins
samenstelling, het migratieparcours van de vreemdeling(en), de
bestaansmogelijkheden, enzovoorts) en het iconografisch materiaal (foto's
en vingerafdrukken) maken de bewaring van dit formulier onontbeerlijk.
2. Het bericht van vertrek: dit document laat samen met het inlichtingen
bulletijn toe om de verplaatsingen van vreemdeling(en) bij te houden en zo
de dynamiek van een migrantenverblijf en migratiepatronen bloot te leggen.
3. De Pro Justitia: dit document, opgesteld door de politie of door de voorma
lige Rijkswacht bij een administratieve of strafrechtelijke inbreuk, bevat
gegevens die vaak bijzonder verhelderend zijn over het sociale en familiale
leven van de betrokken vreemdeling(en) en de mate van diens integratie.
4. De rapporten van de informatiebrigades van de nationale Rijkswacht: in
tegenstelling tot Pro Justitia's werden deze rapporten niet opgesteld bij
de vaststelling van inbreuken. Veeleer verstrekken ze bijkomende socio-
economische gegevens over iemands verblijf in België, doorgaans over de
reden tot immigratie, diens professionele situatie, salaris en (vastgoed)ver-
mogen.
5. De briefwisseling met de Belgische vertegenwoordiger van de UNHCR,
opgemaakt bij elke aanvraag tot het bekomen van het vluchtelingenstatuut
(tot februari 1988). Aan de hand van deze correspondentie kan worden
115
