c) Informatie over belangrijke en bijzondere gebeurtenissen of periodes
Bijvoorbeeld: documenten betreffende de twee wereldoorlogen, de naoorlogse
repressie of de staatshervormingen sinds 1970.
4.2. Criteria ter vernietiging
A contrario kunnen volgende criteria ter vernietiging worden onderscheiden:
de documenten zijn dubbels waarvan de originelen bewaard zijn in goede,
geordende en toegankelijke staat;
de informatie aanwezig in de bescheiden is fragmentarisch en onvolledig;
de informatie aanwezig in de bescheiden is in gedrukte vorm beschikbaar;
de informatie aanwezig in de bescheiden is ook terug te vinden in andere
documenten (bijvoorbeeld in synthesedocumenten) of op een ander
bewaarniveau, tenzij andere criteria pleiten in het voordeel van bewaring;
de informatie heeft een zeer beperkte of louter persoonlijke draagwijdte,
tenzij andere criteria pleiten in het voordeel van bewaring.
Terwijl de waarderingscriteria door de jaren heen vrij constant bleven, is er wel een
evolutie vast te stellen in de manier waarop grote reeksen geselecteerd worden. In de
loop der jaren werden verscheidene methodes toegepast: de theoretische of kwalitatie
ve selectie waarbij geselecteerd wordt op basis van kwalitatieve criteria (met andere
woorden op basis van de soort van informatie waarin de archivaris geïnteresseerd is),
de aselecte steekproef en ten slotte de systematische steekproef.12 In de praktijk wordt
momenteel vooral de systematische steekproef toegepast, een selectiemethode waarbij
de beslissing tot het al dan niet bewaren wordt genomen op grond van bepaalde
chronologische, geografische, alfabetische, numerieke of fysieke criteria. Het chrono
logisch criterium is veruit het populairst. Men selecteert volgens een vooraf bepaalde
frequentie, zoals om de x jaar, of om de y maanden. Alle dossiers betreffende een
bepaalde periode worden permanent bewaard; de overige worden vernietigd.
Belangrijk is dat de archivaris er over waakt dat de gekozen steekproefmethode
praktisch uitvoerbaar is. De ordening van de reeks (numeriek, alfabetisch, chronolo
gisch) is bepalend voor de keuze van de criteria. De uitvoering van de selectie gebeurt
immers door de archiefvormer zelf. Bij te complexe methodes of methodes die te
veeleisend zijn op het vlak van personeelsinzet bestaat het risico dat ze niet of slecht
uitgevoerd zullen worden.
Bij het waarderings- en selectieproces wordt ook aandacht besteed aan het onderzoeks
perspectief dat men in de toekomst mogelijk wil maken. Bij de keuze van de selectie
methode probeert de archivaris met andere woorden rekening te houden met de
noden van de verschillende categorieën onderzoekers die de bronnen mogelijk zullen
raadplegen: genealogen en rechtszoekende burgers, historici die onderzoek verrichten
naar één bepaalde instelling/organisatie of naar een specifieke plaats of evenement
enerzijds en wetenschappers (historici, sociologen, demografen, enzovoorts) die
onderzoek willen doen op de middellange en lange termijn anderzijds. Door verschil
lende selectiemethoden te combineren, bijvoorbeeld door een steekproefsgewijze
selectie van 5 a 10 van de dossiers te combineren met de selectie van 'bijzondere'
dossiers - bijzonder omwille hun omvang, de zogenaamde 'fatfiles', of omdat ze
betrekking hebben op bijzondere procedures of op leidinggevende of markante
persoonlijkheden - wordt geprobeerd tegemoet te komen aan de noden van zoveel
mogelijk doelgroepen. De casus van de selectie van de vreemdelingendossiers is hier
een mooi voorbeeld van.
5. Casus: de selectie van individuele vreemdelingendossiers
In wat volgt, worden de theoretische en praktische uitdagingen van selectie toe
gespitst op een dossierreeks die bijna even oud is als de Belgische Staat. Na een
inleidende bespreking van de archiefbron wordt de selectiemethode toegelicht
en gemotiveerd.
5.1. Een reeks zonder einde(r)
De individuele vreemdelingendossiers van het Bestuur van de Openbare Veiligheid
onder het Ministerie van Justitie en van diens rechtsopvolger, de Dienst
Vreemdelingenzaken onder de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken,
vormen een unieke bron voor zowel genealogisch als historisch onderzoek naar de
migratiegeschiedenis in België.13 De dossiers met betrekking tot de jaren 1839-1951
zijn vrijwel integraal bewaard en overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief. Deze
reeks, toegankelijk via een alfabetisch repertorium op steekkaarten, telt meer dan
2 miljoen dossiers en behoort tot de meest geconsulteerde archieven van het
Rijksarchief.
Het eerste dossier is geopend kort na 1839, toen de Openbare Veiligheid werd belast
met de controle van de vreemdelingen op Belgisch grondgebied. Ter vrijwaring van
de openbare orde moest deze organisatie ongewenste vreemdelingen uit het land
verwijderen. Om die taak te kunnen vervullen, hoorde elke gemeentedienst bij
aankomst van een vreemdeling onmiddellijk de Openbare Veiligheid in te lichten.
De verworven inlichtingen in de dossiers van de gemeentelijke administraties
werden ook opgenomen op centraal overheidsniveau en leidden al snel tot een
enorme dossierreeks. Bij de opening kreeg elk vreemdelingendossier een uniek,
oplopend nummer in de reeks, waarmee iedere immigrant administratief kon
worden geïdentificeerd. Een individueel vreemdelingendossier is dan ook de neerslag
van het verblijf in België van een immigrant of diens familie (gegevens over echt
genotes en kinderen jonger dan 15 worden bijgehouden in het dossier van de familie
vader) en van diens sociale leefwereld, weerspiegeld door de bril van de
overheidsadministratie. Als dusdanig leggen vreemdelingendossiers de dagelijkse
opvolging van migraties in de 19de en 20ste eeuw bloot en vormen daarom een rijke
bron voor onder meer historici en genealogen.
Tegelijk dragen de individuele vreemdelingendossiers ook de sporen van de evolutie
binnen de overheidsdienst(en) die hen hebben gevormd. Als stelregel geldt dat het
volume en het aantal verschillende documenten binnen een dossier toenemen
praktijk
110
kathleen devolder en filip strubbe de selectie van federale overheidsarchieven in belgië
12 E. Aerts, Archiefselectie vanuit de statistiek: de steekproef in de archivistiek (Brussel 1998); R. Depoortere,
Op. cit., 120-125.
13 F. Caestecker, F. Strubbe, P.-A. Tallier, De individuele vreemdelingendossiers afkomstig van de Openbare Veiligheid
Vreemdelingenpolitie1835-1943, (Brussel 2009). Het archief van het Bestuur van de openbare veiligheid
omvat behalve de reeks individuele dossiers ook een reeks algemene dossiers. Deze laatste worden ontsloten
door 3 toegangen: S. Vervaeck, Inventaire des archives du Ministère de la Justice. Administration de la Süreté publique
(Police des étrangers). Dossiersgénéraux, Régime francais-1914 (Brussel 1968); F. Plisnier, avec la collaboration de
F. Caestecker, Inventaire des archives du Ministère de la Justice, Administration de la Süreté publique (Police des
étrangers), Dossiers généraux: deuxième versement 1930-1960 [1814-1986] (Brussel 2008); en ten slotte een
onuitgegeven overbrengingslijst opgemaakt door Filip Strubbe.
111
