4. Selectiemethode
In het Belgisch Rijksarchief wordt sinds de jaren negentig de methode van de
contextuele microselectie toegepast. Naar aanleiding van een interne opleiding over
archieftoezicht, verrichtte Rolande Depoortere, toenmalig afdelingshoofd Toezicht,
in 2007 onderzoek naar de door haar voorgangers en collega-archivarissen toegepas
te selectiemethode. Haar conclusie: 'A lire le témoignage de nos prédécesseurs et
le nötre, on constate une remarquable constance dans la reflexion générale basée sur
un solide bon sens, une analyse scrupuleuse du contexte de création des documents
et le souci d'impartialité dans le jugement sur le contenu informationnel des
documents'.10 Selectiebeslissingen worden steeds voorafgegaan door een uitgebreid
contextueel onderzoek naar (de evolutie van) de organisatie, de werking en de
bevoegdheden van de archiefvormer. Terzelfdertijd wordt ook de archiefvorming
onder de loep genomen. Welke archiefreeksen werden (worden) door de instelling of
organisatie gevormd? Betreft het omvangrijke reeksen of zijn zij eerder beperkt in
omvang? Welke soort informatie bevatten deze reeksen? Op welke wijze zijn de
dossiers geordend? Wordt gelijkaardige informatie op andere plaatsen (binnen of
buiten de administratie) bewaard? Op basis van de primaire en de secundaire
waarde die door de archivaris aan de reeksen wordt toegekend, wordt hun bewaar
termijn en definitieve bestemming vastgelegd.
In de praktijk worden de archiefreeksen getoetst aan een aantal criteria die de
bewaring of de vernietiging ervan kunnen rechtvaardigen. 11
4.1. Criteria ter bewaring
In bepaalde gevallen wordt de permanente bewaring van documenten voor
geschreven door de wet- en regelgeving en is het met andere woorden de primaire
waarde van het document die een verplichte bewaring vereist. Een voorbeeld
hiervan is de verplichte bewaring van notariële akten, voorgeschreven in artikel
20 van de nog steeds geldende wet van 25 ventöse jaar XI (16 maart 1803).
a) Mate van volledigheid van informatie
Dit criterium speelt onder meer bij de selectie van documenten die gelijk
soortige informatie bevatten. In dit geval zal steeds geopteerd worden voor de
bewaring van de documenten waarin de informatie het meest volledig aan
wezig is.
b) Mate van uniciteit van informatie
Gaat het om uniek, onvervangbaar materiaal of is er elders gelijksoortige
informatie aanwezig?
c) Bewaarniveau
Bij overheidsorganisaties komt het regelmatig voor dat bescheiden met dezelf
de informatie op meerdere plaatsen, dus door verschillende diensten binnen
één instelling en/of door verschillende instellingen worden bewaard. Indien
dit het geval is, wordt de informatie bij voorkeur op die plaats bewaard waar ze
hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is. Dit is meestal het niveau
waar de bescheiden in hoofdzaak zijn behandeld en waar de beslissingen
worden genomen.
d) Zeldzaamheid van informatie
In het bewaarbeleid wordt ook rekening gehouden met de omvang en de
ouderdom van de stukken (bijvoorbeeld: integrale bewaring van reeksen
ouder dan 1950 voor bepaalde archiefvormers) en met grootschalige vernieti
gingen in het verleden ten gevolge van oorlogen, branden, overstromingen en
wanbeheer.
e) Complementariteit van de informatie in verschillende reeksen
Sommige archiefreeksen vullen elkaar aan omdat de archiefvormer stukken
betreffende één zaak of één procedure in verschillende dossiers (reeksen)
onderbracht. Een voorbeeld: voor burgerlijke zaken werden voor 1970 geen
rechtsplegingsdossiers gevormd. De stukken werden geklasseerd in aparte
reeksen naargelang hun aard: verzoekschriften, conclusies van de partijen,
processen-verbaal, enzovoort.
f) Synthetisch karakter van de bescheiden
Bescheiden die op beknopte manier gegevens uit andere documenten en
dossiers samenvatten, zoals statistieken, jaarverslagen, werkingsrapporten
enz., komen in aanmerking voor permantente bewaring.
g) De bescheiden vormen een toegang op andere documenten
Voorbeelden hiervan zijn: indices, repertoria, klappers, rollen, steekkaart
systemen en databanken.
a) Informatie over de organisatie en de werking van de archiefvormer
Wordt op systematische wijze bewaard: documenten die een beeld schetsen
van
de oprichting, de organisatie en de bevoegdheden van de archiefvormende
instelling;
haar plaats in de administratieve hiërarchie;
het gevoerde beleid (bijvoorbeeld processen-verbaal van het directiecomité);
de interne werking (bijvoorbeeld dienstnota's);
haar activiteiten;
de activiteiten van ondergeschikte organen (indien van toepassing).
b) Informatie over de rechten van de burger
Bijvoorbeeld: bescheiden waarin eigendomsrechten en andere burgerlijke
rechten zijn vastgelegd (kadastrale leggers, registers van hypotheekkantoren,
erfenisaangiften, notariële akten) of die de identiteit vaststellen (registers van
de burgerlijke stand, bevolkingsregisters).
praktijk
Wettelijke en administratieve bepalingen
Criteria betreffende de relatieve informatiewaarde
10 R. Depoortere, La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion
(onuitgegeven syllabus van de lessenreeks over toezicht gegeven op 4, 10, 17 en 24 september 2007) 134.
11 R. Depoortere, Op. cit., 137-142; P. Drossens, Op. cit., 268-270.
108
kathleen devolder en filip strubbe de selectie van federale overheidsarchieven in belgië
Criteria betreffende de aard van de gegevens
109
