maar ook in de regelmatige update ervan. Niettemin betekent de huidige stand van
zaken een grote vooruitgang ten opzichte van de uitgangssituatie in 2006, toen
slechts voor een handvol administraties selectierichtlijnen beschikbaar waren.
3. De opmaak van archiefselectielijsten
In Nederland zijn zorgdragers krachtens de archiefwet verplicht om een selectielijst
op te stellen. In België is dit niet het geval. Archiefvormers mogen wel een selectielijst
opstellen, maar in de praktijk gebeurt dit slechts zelden. De opmaak van selectielijs
ten gebeurt door het Rijksarchief, weliswaar in overleg en in samenwerking met de
administraties. Een goede samenwerking is onontbeerlijk, want de betrokken
ambtenaren kunnen de archivaris-inspecteur essentiële informatie bezorgen over de
juridische waarde van hun documenten, over de ontstaanscontext ervan en over het
verband met documenten bewaard door andere administraties. Het Rijksarchief
investeert veel in communicatie naar de archiefvormers toe. Tijdens de voorberei
dende fase wordt aan de personeelsleden van de administratie uitleg gegeven over het
instrument archiefselectielijst. Wanneer ambtenaren het belang van de selectielijst
als basisinstrument voor een goed document- en informatiebeheer inzien, resulteert
dit immers doorgaans in een verhoogde (lees: meer enthousiaste) inzet voor het
project. Vervolgens gaan de archivarissen-inspecteurs op gesprek bij de individuele
diensthoofden en dossierbeheerders om zicht te krijgen op de taken en activiteiten
van de administratie en om de archiefreeksen in kaart te brengen. De bewaartermij
nen van de series worden vastgelegd door de administratie; de definitieve bestem
ming door het Rijksarchief.
Toezicht maakt voor de opmaak van de selectielijsten gebruik van een eenvoudig,
gebruiksvriendelijk model waarbij de archiefreeksen, de administratieve bewaar
termijn, de definitieve bestemming en eventuele opmerkingen (uitleg over de
archiefreeks of over de toe te passen selectiecriteria) opgesomd worden volgens de
organisatiestructuur van de instelling (het structureel model) of volgens de functies
waaruit ze zijn voortgevloeid (het functioneel model). Het structureel model wordt
gehanteerd voor instellingen waarvan het organogram relatief stabiel is, bijvoorbeeld
voor de selectielijsten van de afzonderlijke directies van de centrale federale over
heidsdiensten. Het functioneel model is daarentegen aangewezen voor bepaalde
categorieën archiefvormers zoals hoven en rechtbanken en de federale buitendien
sten (bijvoorbeeld de lokale politie) die dezelfde taken en opdrachten uitoefenen en
dus in principe dezelfde archiefvorming hebben, maar waarvan de organisatie en de
informatiehuishouding onderling kan verschillen. In het verleden heeft het
Rijksarchief geëxperimenteerd met andere modellen. In het kader van het IAVA-
project8 bijvoorbeeld werden archiefbeheersplannen opgemaakt waarbij de archief
reeksen per beleidsdomein, taakgebied, taak en vervolgens per handeling
gepresenteerd werden. De ervaring heeft ons geleerd dat de administraties deze
instrumenten nogal omslachtig en moeilijk interpreteerbaar vinden, dit in tegenstel
ling tot de huidige selectielijsten waarvan het beknopt en het overzichtelijk karakter
gewaardeerd wordt.
Na afloop van de interviews en van de bezoeken aan de archiefruimten wordt een
eerste ontwerpversie voor nazicht overgemaakt aan de administratie: aan de diverse
contactpersonen of aan de diensthoofden, afhankelijk van de gemaakte afspraken.
Pas nadat de administratie de kans heeft gekregen om verduidelijkingen en verbete
ringen aan te brengen, wordt de selectielijst ter goedkeuring voorgelegd aan de
leidende ambtenaar van de administratie en gepubliceerd op de website van het
Rijksarchief.
Naast de eigenlijke selectielijst maakt de archivaris-inspecteur ook een studiedossier
op waarin hij/zij de informatie verwerkt die tijdens de opmaakfase van de selectielijst
werd verzameld. In dit dossier wordt een beknopte historiek van de archiefvormer
geschetst, evenals een beschrijving van de archiefvorming - de ordening, het beheer,
een overzicht van de voornaamste archiefreeksen - en vooral ook van de gehanteerde
selectiemethodes en -criteria. Op die manier wil het Rijksarchief het selectieproces
transparant maken. Selecteren betekent beslissingen durven nemen, keuzes maken,
maar deze ook verantwoorden, zowel ten aanzien van de archiefvormer (de admini
stratie) als ten aanzien van de latere archiefgebruikers.
De opmaak van een selectielijst is meestal het werk van één archivaris-inspecteur.
Voor grote projecten of voor projecten waarbij meerdere instellingen betrokken zijn
verspreid over de verschillende regio's, wordt doorgaans een werkgroep opgericht. De
selectielijst van de rechterlijke orde is bijvoorbeeld recent herzien door een werkgroep
bestaande uit vier archivarissen uit Brussel, Vlaanderen en Wallonië. Zij bezochten
elk binnen hun regio de contactpersonen van de diverse hoven en rechtbanken
aangeduid door het College van Hoven en Rechtbanken en door het College van het
Openbaar Ministerie. De resultaten van de individuele inspectiebezoeken werden
vervolgens door de werkgroep besproken en verwerkt in een nieuwe (aangepaste)
selectielijst.
Het werkveld van de dienst Toezicht en Advies is bijzonder groot. België telt vele
tientallen instellingen van openbaar nut, de zogenaamde parastatalen. Omdat het
met de huidige personeelsbezetting onmogelijk is om voor elk van deze administra
ties een selectielijst op maat te maken, heeft de dienst een 'generieke' selectielijst
opgemaakt. Deze modelarchiefselectielijst somt veel voorkomende archiefreeksen
op, geordend volgens functies (zoals personeelsbeheer en financieel beheer). Ze
wordt op de website van het Rijksarchief ter beschikking gesteld, samen met een
begeleidend 'Stappenplan voor de opmaak van een selectielijst', een document met
tips voor de bepaling van bewaartermijnen, een model studiedossier en een docu
ment waarin de krachtlijnen van de selectiepolitiek van het Rijksarchief bondig
worden toegelicht.9 Het is de bedoeling dat administraties zelf aan de slag gaan met
deze modelarchiefselectielijst en door toevoeging van hun specifieke archiefreeksen
komen tot een ontwerpselectielijst die dan voor nazicht en validatie dient voorgelegd
te worden aan het Rijksarchief. De formule kent tot nog toe een bescheiden succes
(enkele selectielijsten zijn tot stand gekomen).
praktijk
8 De afkorting IAVA staat voor Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie, een grootschalig
project van het departement Vlaanderen van het Rijksarchief dat in de periode 2001-2005 onderzoek ver
richtte naar de organisatie, de bevoegdheden en de archiefvorming van de Vlaamse overheid.
106
kathleen devolder en filip strubbe de selectie van federale overheidsarchieven in belgië
9 http://arch.arch.be/index.php?l=nl&m=ambtenaar&r=documenten-selecteren-en-vernietigen.
107
