Ook het toezicht op de lokale archieven is sinds de publicatie van het Vlaams
Archiefdecreet niet langer een exclusief federale aangelegenheid.3
In het KB Toezicht (2010) zijn een reeks minimale kwaliteitseisen vastgelegd inzake
goede, geordende en toegankelijke bewaring van archieven, ongeacht de drager.
Het KB beschrijft ook de taken, de te volgen procedures en het instrumentarium van
de toezichthouder. De archivarissen belast met toezicht voeren inspecties uit, leggen
in verslagen de vaststellingen en eventuele aanbevelingen vast die noodzakelijk zijn
om de bewaaromstandigheden van de archieven te verbeteren, en geven advies aan
de overheden over het beheer, de ordening, de toegankelijkheid en de bewaring van
archieven. Ze schatten de wetenschappelijke, historische en maatschappelijke
waarde van archieven in, stellen selectielijsten op en geven toelatingen tot vernieti
ging. Er is ten slotte ook voorzien in sanctionering bij niet-naleving: de Algemeen
Rijksarchivaris brengt de Minister van Wetenschapsbeleid en de betrokken
voogdijminister(s) hiervan op de hoogte en er kunnen corrigerende maatregelen
genomen worden.
Het betreft geen nieuwe procédés of tools. In 1958, kort na de uitvaardiging van het
eerste uitvoeringsbesluit van de archiefwet, het KB van 12 december 1957,4 werd
binnen het Rijksarchief reeds een inspectiedienst opgericht met twee, en vanaf 1961,
drie inspecteurs die bezoeken brachten aan archiefvormers, verslagen opstelden,
aanbevelingen formuleerden en archieven lieten overbrengen. De eerste selectie
lijsten - toen nog bewaar- en vernietigingslijsten genaamd - dateren uit de jaren
zeventig.5 Het KB Toezicht heeft in feite de bestaande praktijken geformaliseerd en
aldus een duidelijk kader geschapen voor het archieftoezicht.
Wel is het zo dat de focus binnen het toezicht de voorbije decennia duidelijk verscho
ven is. In de beginjaren ging de aandacht van de archiefinspecteurs vooral uit naar
het redden, met andere woorden naar het laten overbrengen naar het Rijksarchief
van bedreigde, statische archieven. Archiefselectie was geen prioriteit en werd zeker
niet op systematische wijze uitgevoerd. Vandaag beperken de toezichtsactiviteiten
zich niet langer tot statische archieven - de hele levenscyclus van de documenten
wordt in beschouwing genomen - en bestaat er geen discussie meer over de nood
zaak van selectie. Archiefselectie is van essentieel belang voor de administraties die
hun archieven beheersbaar en toegankelijk willen houden, én voor het Rijksarchief.
Het is onhaalbaar, onrealistisch en onwenselijk om de integrale informatiehuis
houding van de overheid permanent te willen bewaren. De opmaak van selectielijs
ten is een van de hoofdtaken van de dienst Toezicht en Advies van het Algemeen
Rijksarchief.
2. Organisatie van het archieftoezicht
Binnen het Rijksarchief is de dienst Toezicht en Advies belast met de coördinatie van
het beleid inzake waardering en selectie. De dienst staat tevens in voor het toezicht
op de archieven van de centrale diensten van de federale overheid. Het toezicht op de
buitendiensten van de federale overheid, op de hoven en rechtbanken en op de lokale
instellingen (zoals gemeenten en Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn) is
gedelegeerd aan de Rijksarchieven in de provincies en aan het Rijksarchief in Brussel
(bevoegd voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest).6 Daarnaast staat de dienst ook
in voor adviesverlening inzake document- en archiefbeheer. Het betreft zowel alge
mene adviesverlening via de opmaak van brochures en richtlijnen en via de organisa
tie van workshops en meerdaagse opleidingen, als punctuele adviesverlening (onder
andere deelname aan projectgroepen en begeleidingscomités).
Toezicht en Advies werd opgericht in 2006, in het kader van een algemene reorgani
satie van het Rijksarchief. De oprichting van deze 'nationale coördinatiedienst'
kaderde in het streven naar een meer gecoördineerd en gestructureerd toezichtsbe-
leid. In de periode 1988-2005 was er binnen het Rijksarchief geen centrale inspectie
dienst. Elke rijksarchivaris voerde bovenop zijn gewone takenpakket - inventarisatie,
valorisatie, historisch onderzoek, etcetera - toezichtstaken uit ten aanzien van één
of meer administraties die hem/haar werden toegewezen. Deze aanpak bleek op
termijn efficiënt noch productief. De combinatie van verschillende opdrachten
leidde tot versnippering van kennis en expertise. Bovendien ontstond een structurele
achterstand op het vlak van selectie en verwerving omdat de medewerkers vaak
prioriteit gaven (of moesten geven) aan de andere opdrachten.7
De oprichting van een specifieke inspectiedienst gaf het archieftoezicht een nieuwe
boost. Met het oog op uniformering maakte de dienst werk van de opmaak van
templates (onder andere archiefselectielijsten, inspectierapporten en een formulier
voor het verlenen van machtigingen tot vernietiging) en zette volop in op de opmaak
van selectielijsten voor de centrale federale overheidsadministraties. Het voorbije
decennium werden de administraties op systematische wijze bezocht, directoraat-
generaal per directoraat-generaal. Ook heel wat wetenschappelijke instellingen,
federale instellingen van openbaar nut (ION) en openbare instellingen van sociale
zekerheid (OISZ) werden voorzien van een selectielijst. Momenteel zijn er op de
website van het Rijksarchief een 140-tal selectielijsten beschikbaar. Een volledig
dekkend stelsel van selectielijsten zal wellicht niet op korte termijn gerealiseerd
worden. Het werkveld van de dienst Toezicht omvat naast de hierboven vermelde
instellingen onder andere ook nog de naamloze vennootschappen van publiek recht
met sociaal oogmerk en de autonome overheidsbedrijven, en is bijgevolg zeer groot.
Bovendien dient niet alleen geïnvesteerd te worden in de opmaak van selectielijsten,
praktijk
3 De bevoegdheid inzake het openbare archiefwezen in Vlaanderen (provincies en gemeenten, provinciale en
gemeentelijke instellingen, OCMW's, polders, wateringen en erediensten) valt zowel onder de federale
archiefwet als onder het Vlaamse archiefdecreet. Het arrest 57/2012 van 3 mei 2012 van het Grondwettelijk
Hof en het arrest 226.018 van 10 januari 2014 van de Raad van State hebben duidelijkheid verschaft omtrent
de bevoegdheidsverdeling tussen de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten. Op de website van
het Rijksarchief is een tabel raadpleegbaar over de bevoegdheidsverdeling inzake overheidsarchieven:
http://www.arch.be/index.php?l=nl&m=ambtenaar&p=de-tabel-federale-vlaamse-bevoegdheidsverdeling-
overheidsarchieven. Zie ook: Omzendbrief van 26 februari 2014 van de Algemeen Rijksarchivaris met betrek
king tot de overbrenging, de selectie, het toezicht en de bewaring van archiefdocumenten naar aanleiding
van 1° het arrest 57/2012 van 3 mei 2012 van het Grondwettelijk Hof en 2° het arrest 226.018 van 10
januari 2014 van de Raad van State.
104
kathleen devolder en filip strubbe de selectie van federale overheidsarchieven in belgië
4 KB van 12 december 1957 betreffende de uitvoering van de archiefwet van 24 juni 195 5 (Belgisch Staatsblad,
20.12.1957). Dit KB werd opgeheven door het art. 30 van het KB van 18 augustus 2010 (KB
Archiefoverbrenging).
5 Het betrof lijsten voor de archieven van de hypotheek- en registratiekantoren en voor gerechtelijk archief.
P. Drossens, Archief gewogen. Een onderzoek naar de theorie en praktijk van waardering en selectie (Brussel 2011)
243-244.
6 Het Rijksarchief telt 19 archiefbewaarplaatsen, verspreid over heel België, http://www.arch.be/index.
php?l=nl&m=praktische-info&r=onze-leeszalen.
7 P. Drossens, Op. cit263.
105
