nieuwe vormen van informatie-uitwisseling als e-mail, videoconferencing en dergelijke. Deze worden veelal beschouwd als technische facilitaire diensten van de IT-afdeling, niet als informatiebronnen. De verloren gewaande e-mail van Van der Steur en de zoektocht naar het 'bonnetje' van de Teeven-deal laten zien hoe onwennig overheidsorganisaties zijn als het gaat om openbaarmaking van digitale stukken.21 Veel wat digitaal is wordt niet als inhoud gezien die onder de Wob of Archiefwet valt, met als gevolg dat de informatie buiten beeld van het archiefbeheer raakt en verloren gaat of het risico loopt onrechtmatig vernietigd te worden.22 Voor dit soort materiaal, waar nog zo weinig praktijkervaring mee is opgedaan, is men al snel geneigd een veel selectiever regime noodzakelijk te achten.23 Het is evident dat grootschalige vernietiging van overheidsarchieven goed van pas komt om knelpunten rond waardering, openbaarmaking en archivering van digitale informatie te omzeilen, maar dat zou natuurlijk nooit een argument mogen zijn voor vernietiging. Als de ambities van openheid in de praktijk lastig toe te passen zijn, dan is het beter om eerst ervaring op te doen en stapsgewijs een praktijk op te bouwen die werkbaar is en de ambities hieraan bij te stellen. Deze aanpak lezen we ook terug in het in december 2015 aan de Tweede Kamer aangeboden Actieplan open overheid 2016-201724 Uiteindelijk gaat het erom een robuuste praktijk te ontwikkelen voor de openbaarmaking van grote hoeveelheden digitale informatie - waarbij de oplos sing niet ligt in het reduceren tot beheersbare proporties (lees: geschikt voor hand matige, pagina voor pagina, beoordeling), maar in het rationaliseren van het proces zodat het uitvoerbaar is. Inzet van slimme technologie, bijvoorbeeld bij het anonimi seren van e-mail-archieven, en vooral pragmatisme en slim omgaan met schaal kunnen hierbij helpen. 5.3. (Her)bruikbaar Het meest impactvolle schrikbeeld is dat van 'duurzame toegankelijkheid'. Het gaat over de dreiging van technologische veroudering en het risico dat erfgoed-bits verlo ren gaan. Het gaat om de vraag of die nog wel om te zetten zijn naar de originele analoge informatie, op het moment dat toekomstige gebruikers deze informatie willen raadplegen of gebruiken. Computer-deskundigen hebben er al sinds de negentiger jaren op gewezen dat de bits niet vanzelf raadpleegbaar zullen zijn op toekomstige platforms en dat er techno logische oplossingen nodig zijn om het probleem op te lossen. Het schrikbeeld van digitale veroudering heeft de eis van duurzame toegankelijkheid doen ontstaan: het idee dat digitale informatie koste wat het kost 'toekomstproof' bewaard moet worden, anders is het voor goed verdwenen. Deze eis legt een hele zware last op de schouders van bewaarinstellingen. Paragraaf 2 van de Archiefregeling, getiteld 'bij zondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden', is speciaal in het leven geroepen om aan de eis van duurzame toegankelijkheid te voldoen. De voor schriften zijn voorzorgsmaatregelen bedoeld om informatieverlies te voorkomen en behelzen hoofdzakelijk de technische documentatie van digitale bestanden. Ze raken aan de procedure van waardering en selectie, omdat ze eisen stellen aan de formaten waarin digitale archiefbescheiden bewaard moeten worden. Ook wordt van de zorg dragers verlangd bij de creatie van hun informatie rekening te houden met duurzame toegankelijkheid. Opslaan in open archiefformaten, metadateren, waarderen, selec tielijsten aanmaken en toetsen op openbaarheid: dit moet idealiter allemaal 'bij de bron' gebeuren en 'vanaf het begin', op het moment dat de informatie geproduceerd of verzameld wordt, om de kans te verkleinen dat er informatie verloren raakt in de grote vergaarbakken met bits die de IT-afdelingen beheren. Met andere woorden, 20 jaar wachten tot de bits overgedragen worden aan de archiefbewaarplaatsen is geen optie, net zo min als het een optie is om digitale 'achterstanden' te laten ontstaan.25 De eis om vanaf het begin alles te doen om de bits duurzaam toegankelijk te houden, blijkt niet haalbaar en we zien in de praktijk toch digitale 'achterstanden' ont staan.26 De discrepantie tussen ambitie en praktijk is te groot. De voorschriften en bepalingen voor digitaal archiveren zijn te ingewikkeld en arbeidsintensief. Ze zijn gestoeld op angstbeelden dat informatie verloren gaat en een misplaatst gevoel van urgentie. De focus op beheersing van de gevreesde gevolgen van technologische veroudering leidt bijna altijd tot keuzes die achteraf gezien niet genomen hadden hoeven te worden, als destijds de toekomstige technologische mogelijkheden bekend waren geweest. Wil men technologie standaardiseren, bevriezen of vereeuwigen, dan wordt innovatie in de kiem gesmoord. In plaats daarvan kan innovatie beter ingezet worden om verouderde technologie nieuw leven in te blazen. Dit is de boodschap van computerwetenschappers die zich hebben verdiept in de problematiek van digitale duurzaamheid, van Jeff Rothenberg tot en met Vint Cerf. Natasa Milic- Frayling zet zich al een aantal jaren in om deze boodschap uit te dragen en de erfgoed-sector een hart onder de riem te steken: 'Geef niet op. Ook als de software theorie 21 B. Haan, De rekening voor Rutte. De Teevendeal, het bonnetje en de politieke prijs voor leugens (Amsterdam 2017). 22 https://www.nrc.nl/nieuws/2015/03/14/hoe-digitale-overheidsinformatie-zomaar-verdwijnt- 1477640-a1299579. 23 Het Rapport Quick scan impact Wet open overheid concludeert: 'Het lijkt ons onvermijdelijk dat er, als onder deel van het programma "Rijk aan Informatie", een fundamenteel nieuw en zeer selectief regime komt rond de archivering van e-mails en andere elektronisch vormgegeven documenten' (ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 13 december 2016), https://www.rijksoverheid.nl/binaries/rijksoverheid/documenten/ rapporten/2016/12/13/quick-scan-impact-wet-open-overheid-woo/quick-scan-impact-wet-open-overheid- woo.pdf. 24 'Het principe van open by design, dat onderdeel uitmaakte van het vorige actieplan, blijkt echter in de praktijk nog lastig toe te passen. Niet alleen roept het vragen op omtrent welke informatie nu wel of niet openbaar kan zijn, ook blijken informatiesystemen nog niet naar dit principe gebouwd te zijn. Bovendien gaat openbaarheid van informatie gepaard met soms kostbare investeringen. Het vertalen van de theoretische mogelijkheid naar de toepassing in de praktijk, is dan ook nog een van de grootste uitdagingen in het kader van een open overheid. Het vorige en huidige actieplan werken daarom stapsgewijs aan meer actieve 96 titia en bram van der werf papieren tijgers in de digitale jungle: over het bewaren van overheidsinformatie openbaarheid van informatie' uit: Open overheid in actie. Actieplan 2016-2017 (ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2015), http://open-overheid.nl/wp-content/uploads/2016/02/actieplan- open-overheid-2016-2017-2.pdf. 25 Zie Kamerbrief Waarderen en selecteren van archieven in het informatietijdperk (17 december 2010): 'De digi tale informatiehuishouding maakt een fundamentele wijziging in de aanpak van waardering en selectie noodzakelijk. Het laten ontstaan van digitale "achterstanden" zoals we in de papieren wereld kennen, is geen optie. Digitale informatie kan dan als verloren worden beschouwd. Een belangrijke vraag die beantwoord moet worden is hoe we voorkomen dat er digitale 'achterstanden' ontstaan?', http://www.nationaalarchief. nl/sites/default/files/docs/bijlage_bij_kamerbrief_selectie_0.pdf [zie ook https://www.rijksoverheid.nl/ binaries/rijksoverheid/documenten/beleidsnota-s/2010/12/22/nota-waarderen-en-selecteren-van- archieven-in-het-informatietijdperk/definitieve-bijlage-brief-selectieaanpak-archieven-tk20101217.pdf (geraadpleegd 03 april 2018) - ed.]. 26 Zie het rapport De Staat van: over erfgoed en archieven 2015 (Erfgoedinspectie 2015): 'Weinig archiefvormen de organisaties kunnen zich nog aan alle bepalingen voor digitaal archiveren houden, zoals de toepassing van metadata en tijdige aanpassingen van gegevensbestanden. Er ontstaat een digitale achterstand waarin je eindeloos kunt zoeken, maar nooit zeker weet of je het juiste vindt', https://www.erfgoedinspectie.nl/ publicaties/rapport/2015/11/09/de-staat-van. 97

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 50