herkennen, en toepassen van machine learning technieken. Dit betekent niet dat
informatiebeheerders en archivarissen zelf kostbare inspanningen moeten doen
voor implementaties van deze nieuwste technologieën. Wel is het voor hen van
belang, via metadatering, zo goed mogelijk aan te sluiten bij de nieuwste praktijken
van zoekplatformen op het Web. Daarbij is het volgen van de gebruiker belangrijker
dan het volgen van de technologie. Hoe zoeken burgers, journalisten, wetenschap
pers, ondernemers naar overheidsinformatie? Hoe maak je openbare archiefbeschei
den optimaal vindbaar via het Web, als de stukken zelf niet op het Web beschikbaar
zijn voor indexeer-machines? Zijn inventarissen wel de meest geschikte toegangen?
Vragen zoals deze zijn van toenemend belang nu het Web de de-facto zoekomgeving
van gebruikers is.
Een andere vorm van metadateren die zo goed als niet in de erfgoed-sector toegepast
wordt maar wel erg significant is, betreft het registreren van het gebruik. Immers,
erfgoed is wat mensen hebben gelezen, gezien en beluisterd, en hoe zij die ervaringen
weer hebben verwerkt in hun eigen werk en geschriften. Erfgoed gaat niet om
gedachten die nooit werden gedeeld, woorden die nooit werden gelezen of muziek
noten die nooit werden beluisterd. De gebruiker bepaalt de mate van gebruik en
hergebruik en tijdens dat proces waardeert hij een informatiebron op zijn cultureel-
historische of wetenschappelijke waarde. Dit hele proces van waardering en selectie -
welke bits gebruikt zijn en welke nooit - is relatief makkelijk vast te leggen in de
digitale ruimte. In deze bijdrage pleiten we voor bewaring van alle digitale overheids
archieven, maar als vernietiging op den duur nodig zou zijn, dan zouden de
verzamelde gebruiksgegevens een objectieve indicatie zijn van wat erfgoed is en wat
niet - en dus wat onderdeel is van het geheugen van Nederland.
5.2. Raadpleegbaar
Overheidsinformatie is niet zo maar toegankelijk. Niet onder het Wob-regime en
ook niet onder de Archiefwet. De overheid bepaalt tot welke stukken burgers wel en
geen toegang krijgen. Het criterium openbaarheid staat hierbij centraal en zowel de
Wob als de Archiefwet hanteren uitzonderingsgronden voor openbaarheid, zoals
privacybescherming of staatsveiligheid. Naast openbaarheid, zijn de selectiecriteria
van te bewaren of te vernietigen stukken sterk bepalend voor de toegang. Zij zorgen
er immers voor dat het leeuwendeel van de overheidsinformatie niet meer beschik
baar is. Alles wat niet geschikt bevonden is voor lange-termijn bewaring en dus
vernietigd wordt, is niet meer toegankelijk. In de visiedocumenten en actieplannen
voor een open overheid wordt vernietiging niet beschouwd als een vorm van toe
gangsbeperking tot overheidsinformatie. Toch vindt er in de twintig jaren tussen de
productie van overheidsinformatie en openbaarmaking volgens de Archiefwet 1995,
een proces van scherpe selectie plaats, met als gevolg dat slechts enkele procenten
van de aanvankelijke documenten uiteindelijk in de openbare archieven terecht
komen. Dit proces is voortdurend onderhevig aan kritiek en dat is niet verwonder
lijk.17 Het is namelijk onmogelijk in de toekomst te kijken en te anticiperen op toe
komstige gebruikersbehoeften.
Elke selectie is een keuze. Hoe goed de informatiemanagers van de overheid ook hun
best doen, de keuzes en belangenafwegingen die ze maken zullen achteraf altijd
subjectief overkomen. Hoe meer vernietiging plaatsvindt, hoe minder documenten
en gegevensbestanden er over blijven die antwoorden bevatten op vragen van gebrui-
kers. Denk aan de vraag van Big History, een trend om geschiedenis te modelleren op
basis van alle gebeurtenissen in het menselijk verleden en waarmee de geschied
beoefening aan wetenschappelijke relevantie hoopt te winnen.18 Tot nu toe heeft de
geschiedschrijving genoegen genomen met de zeer beperkte, vooraf geselecteerde,
overheidsarchieven. Nu digitale bronnen op grote schaal bewaard kunnen worden,
krijgt Big History de mogelijkheid zich te ontwikkelen en het verleden te herschep
pen in een wetenschappelijke virtuele omgeving. Of denk aan de vraag van burgers
die onderzoek willen doen naar overheidsmaatregelen die impact hebben gehad op
hun leven of dat van hun naasten, zoals oud Defensie-medewerkers die vermoeden
ziek te zijn geworden van de chroomhoudende verf (chroom-6) waar ze in de periode
1980-2000 mee gewerkt hebben. Vernietiging werkt transparantie niet in de hand en
tast het vertrouwen in de overheid aan. Maar openheid brengt ook risico's met zich
mee: denk aan burgers die verhaal willen halen bij de overheid en aanklachten
indienen op basis van bewijsmateriaal uit de openbare archieven. In een informatie
maatschappij waar de burger steeds mondiger wordt, worstelt de overheid met
transparantie en neemt risicoanalyse een steeds grotere plaats in in de waardering
en openbaarmaking van overheidsinformatie.
Uit de brochure van het Nationaal Archief Open tenzijKaders en processen voor
de overbrenging en openbaarmaking van papieren rijksarchieven uit juni 2016 blijkt
dat ook na 20 jaar, openbaarmaking een ingewikkeld en tijdrovend proces is.19
Bovendien worden de beperkingen op openbaarheid strenger in het digitale domein -
zo waarschuwde algemene rijksarchivaris Marens Engelhard tijdens het symposium
Actieve Openbaarheid: een Open Aanpak op 29 januari 2015: 'Bij het Nationaal
Archief rusten nu al beperkingen op een derde van alle dossiers en de beperkingen
nemen toe. Door de snelle, goedkope, exacte en wereldwijde verspreiding van
digitale informatie worden al deze (beperkings-)gronden steeds pregnanter. Iets dat
vroeger nog wel eens per ongeluk op een studiezaal belandde (en dan weer in het
depot verdween), is nu direct voor iedereen en tot in de eeuwigheid (of zeer verre
toekomst) beschikbaar. Het Nationaal Archief moet dus steeds strenger worden.
Niet fijn voor onderzoekers'.20 De risico's van openbaarmaking van digitale archie
ven worden blijkbaar zodanig groot geacht dat men risicomijdende maatregelen gaat
institutionaliseren, ook al druisen deze in tegen de geest van de Archiefwet en de
ambities voor een open overheid. Hieruit blijkt ook dat openbaarheid niet een digi
taal kenmerk is. De formulering 'open tenzij' geeft het al aan: er zijn allerlei
uitzonderingen mogelijk: veel gevallen zijn situatiegebonden, tijdsafhankelijk en
onderworpen aan menselijke beoordeling - met andere woorden veel gevallen
kunnen niet geautomatiseerd getoetst worden. De Wob en voorstellen voor meer
actieve openbaarmaking, zoals de (initiatief)wet Open Overheid (Woo 2014),
kampen met hetzelfde probleem. Daar komt nog de vraag bij hoe om te gaan met
95
theorie
94
titia en bram van der werf papieren tijgers in de digitale jungle:
over het bewaren van overheidsinformatie
17 'Overheden beantwoorden de fundamentele vragen naar wat we (moeten) bewaren en waarom te vaak
plichtmatig en slecht onderbouwd. Selectielijsten geven in veel gevallen te weinig inzicht in de waarde van
overheidsinformatie voor nu en later en zijn soms met onvoldoende zorgvuldigheid en deskundigheid voor
bereid', https://www.cultuur.nl/upload/documents/adviezen/Verzameladvies_3.pdf.
18 'De belofte van het antwoord op alle vragen', https://www.nrc.nl/nieuws/2016/03/26/de-belofte-van-het-
antwoord-op-alle-vragen-1601671-a560065.
19 http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/nieuws/na_webbrochure_open_tenzij_2016.pdf
[zie ook https://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/field-file/open_tenzij_december_2015.pdf
(geraadpleegd 3 april 2018) - ed.].
20 http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20150416lezing_marensengelhard_archiefatelier-
actieveopenbaarheid_rijkshuisstijl.pdf [zie ook https://www.youtube.com/watch?v=vJL5uEpG2LU (geraad
pleegd 3 april 2018) - ed.].
