Ons gezond verstand zegt: er is geen principieel verschil tussen het waarderen van
papieren en digitale archiefbescheiden. Waardering is immers een inhoudelijke
overweging. Het maakt niet uit of de inhoud gedragen wordt door samengeperste
papiervezels of door bits onder stroom. Die redenering ligt ten grondslag aan de door
de overheid ontwikkelde procedures en criteria voor de selectie en vernietiging van
archiefstukken: zij zijn van toepassing op beide materiaalsoorten (analoog en
digitaal). Maar in de praktische uitvoering zien we wel degelijk verschillen ontstaan
tussen het papier en de bits en bytes. Voor de digitale omgeving zijn speciaal ontwor
pen benaderingen van het beoordelingsproces ontstaan en er zijn voorschriften in de
Archiefregeling verschenen, die bewaarkeuzes beïnvloeden. Ook in de vakliteratuur
heerst de overtuiging dat digitale archieven anders zijn. En toch blijft men in het
papieren paradigma gevangen.
De fundamentele uitgangspunten voor waardering en selectie staan niet ter discus
sie. Deze uitgangspunten zijn grondregels, die in hun korte vorm als volgt bekend
staan: 'alles bewaren is geen optie', 'wie bewaart, bepaalt', 'alles wat bewaard wordt
moet toegankelijk zijn'. De nieuwe stelregel 'selectie bij de bron: waardering en
selectie van digitale archieven kan niet uitgesteld worden' richt zich speciaal op die
archieven, maar we zullen zien dat ook deze regel in de kiem verankerd is in het
papieren denken.
Deze regels belichamen een vorm van waarheid waar niet aan getornd mag worden.
Er zit ook iets onheilspellends in besloten: als je je niet aan de regels houdt, dan gaat
het goed mis. Dan wordt de noodklok geluid en komen er allerlei schrikbeelden
tevoorschijn, zoals 'de informatieovervloed', 'het digitaal geheugenverlies', 'de tech
nologische veroudering' en 'de duistere digitale Middeleeuwen'. Deze schrikbeelden
versterken het idee dat digitale informatie lastiger is dan informatie op papier.
In deze bijdrage willen we aan de hand van de schrikbeelden rond waardering en
selectie een aantal hardnekkige papieren tijgers de digitale wereld uithelpen. We
willen laten zien dat ze een blok aan ons been zijn en dat anders durven denken
nieuwe perspectieven opent. Als in een digitale omgeving opslag geen belemmering
meer is en vernietiging geen noodzaak, waarom moeten waardering en selectie dan
nog plaatsvinden? Waarom zouden ambtenaren, archivarissen, inspecteurs, advi
seurs, staatssecretarissen, ministers, leden van de Tweede Kamer, en vele andere
verantwoordelijken zich nog druk maken over selectiedoelstellingen, selectieaanpak,
selectielijsten, checks en balances in het selectieproces, verantwoording voor
vernietigde informatie, achterstanden, kosten en uitvoerbaarheid van waardering
en selectie?
De noodzaak om informatie te vernietigen is niet meer zo urgent en 'alles' bewaren
is een reële optie geworden. Het zou jammer zijn, nu die mogelijkheid zich aandient,
om deze optie en de gevolgen daarvan niet serieus te onderzoeken.
2. Van geheugen van de overheid naar geheugen van de samenleving
Overheidsarchieven hebben eeuwenlang primair gefungeerd als extern geheugen
van de overheid zelf. De stukken, registers en vastgelegde gegevens werden bewaard
(en worden dat nog steeds) om overheidsfunctionarissen te ondersteunen bij de uit
voering van hun taken. Vernietiging gebeurde volgens pragmatische regels: zodra
stukken niet meer geraadpleegd werden en de waardeloze papieren stapels in de weg
stonden. Het regelen van vernietiging (en dus van bewaring) van archiefbescheiden,
het openbaar maken en beschikbaar stellen aan burgers is een relatief jonge praktijk.
In Nederland is dit sinds 1918 bij wet geregeld (Archiefwet). Het heeft echter een
aantal decennia geduurd voordat er concrete vernietigingsregels en -lijsten opgesteld
en geïmplementeerd waren. De ruimere invulling van begrippen zoals openbaar
maken en beschikbaar stellen heeft ook lang op zich laten wachten. Archivarissen
waren van 1829 tot 1903 alleen gemachtigd om toegang tot archiefstukken in een
rijksarchiefbewaarplaats te geven aan 'alle bij hen bekende en vertrouwde personen,
die in het algemeen belang geschiedkundige nasporingen wensten te doen'.1 Met de
Wet openbaarheid van bestuur (Wob 1980) ging de overheid een stap verder: ook de
nog bij de administraties berustende overheidsinformatie moest op verzoek open
baar gemaakt worden en geheimhouding moest de uitzondering worden, niet de
regel. Met de recente Wet hergebruik overheidsinformatie (Who 2015) richt de
overheid zich nu ook op hergebruik van overheidsinformatie als grondstof voor de
kenniseconomie. Er vindt dus een langzame verschuiving plaats naar steeds meer en
betere toegang tot overheidsinformatie - niet alleen voor historici, journalisten en
burgers - maar ook voor het bedrijfsleven, de wetenschap en de bredere samenleving.
Overheidsinformatie is een hoogwaardig product geworden. Het is van belang voor
informatieverwerving en meningsvorming in de democratie, voor verantwoording
richting burgers en politiek, voor economische groei en op langere termijn voor de
verrijking van het cultureel-historisch erfgoed. Deze trend nodigt archiefdiensten uit
zich te ontwikkelen tot extern geheugen van de samenleving als geheel - in ieder
geval voor het deel waarin overheidsinformatie is opgeslagen. Daarvoor is het nood
zakelijk het systeem van waardering en selectie aan te passen. Deze aanpassing
verloopt moeizaam. Ambities worden regelmatig opnieuw geformuleerd en zijn soms
zo uiteenlopend dat ze elkaar in de weg staan. Nieuwe selectiedoelen en -criteria
worden projectmatig of via pilots getoetst en krijgen niet de kans ingebed te raken in
de praktijk. Papier en digitaal worden soms uit elkaar gehaald, dan weer op een hoop
gegooid. De discrepantie tussen praktijk en theorie groeit. De theoretische discussie
gaat vooral over een holistisch en integraal selectiebeleid en de bredere verantwoor
delijkheid van de rijksoverheid voor het cultureel erfgoed. De focus van de selectie
praktijk richt zich vooral op overheidsarchief. Het instrumentarium ontwikkeld
door anderen dan degenen die het moeten gebruiken, sluit vaak niet aan bij de
realiteit. De kritische noten en evaluatienotities liegen er niet om.2 Het idee dat de
rijksoverheid verantwoordelijk is voor meer dan alleen de bewaring van overheids
informatie bemoeilijkt de taakstelling van archiefdiensten behoorlijk. Het leidt de
instellingen af van hun hoofdtaak. Het denken over selectie en hoe het aandeel
historische overheidsinformatie dat werkelijk bewaard wordt zich verhoudt tot het
andere cultureel erfgoed is waardevol, maar middelen vrij maken voor de acquisitie
van niet-overheidsarchieven en het documenteren van de samenleving gaat wel erg
ver als dat ten koste gaat van de hoofdtaak. Het uitvoeren van deze taak is al niet
eenvoudig in de papieren wereld, in de digitale omgeving blijkt het nog veel lastiger
te zijn.
3. De digitale jungle
Het is moeilijk ons een digitaal leven voor te stellen waarin we het vermogen
hebben onbeperkte hoeveelheden informatie te bewaren, te bewerken en te bevatten.
We zijn nog steeds niet in staat om de informatie die in de samenleving circuleert,
theorie
84
titia en bram van der werf papieren tijgers in de digitale jungle:
over het bewaren van overheidsinformatie
1 F.J. Duparc, Een eeuw strijd voor Nederlands cultureel erfgoed (Den Haag 1975) 429, versie 2013, dbnl/erven
F.J. Duparc, http://www.dbnl.org/tekst/dupa004eeuw01_01/dupa004eeuw01_01_0015.php.
85
