Papieren tijgers in de digitale
jungle: over het bewaren van
overheidsinformatie
voor de ontvangen e-mails: selecteren door volgende categorieën te vernietigen:
- e-mails in CC gericht aan de mandataris, de directeur of het afdelingshoofd;
- e-mails met standaardberichten of notificaties verstuurd door applicaties;
- nieuwsbrieven, commerciële mailings;
- lees- en ontvangstbevestigingen;
- antwoorden op verzonden vergaderverzoeken;
voor de verzonden e-mails: integraal bewaren. Dit zijn e-mails met betrekking
tot dossiers of zaken waarin de mandataris, de directeur of het afdelingshoofd
persoonlijk is opgetreden en/of actie heeft ondernomen.
De selectievoorschriften voor de identificatie van te vernietigen e-mails kunnen vrij
gemakkelijk en op een geautomatiseerde wijze worden toegepast. De meeste e-mail-
programma's beschikken over voldoende standaardfunctionaliteiten voor het
sorteren, het groeperen of het zoeken naar e-mailberichten die aan een of meerdere
selectievoorschriften voldoen. Alleen al door op die wijze e-mails te vernietigen kan
de omvang van te bewaren e-mails sterk worden gereduceerd.
5. Besluit
Informatie oordeelkundig en tijdig vernietigen is voor elke organisatie een essentieel
onderdeel van een efficiënt, doelmatig en kostenbewust informatiebeheer, en dit
ongeacht de vorm waarin de informatie is opgeslagen.
Ook bij digitale archieven blijft waarderen en selecteren een belangrijke taak voor de
archivaris. Organisaties kunnen hierdoor hun informatiehuishouding efficiënter
maken en buitensporige kosten vermijden. Vernietigen laat ook toe dat er meer
aandacht kan worden besteed aan het betekenisvol en bruikbaar archiveren van de
digitale informatie, wat doorgaans toch bijkomende preserveringsacties vraagt. Dit
is enkel nodig voor informatie van waarde. Digitale archieven beantwoorden op deze
wijze beter aan de vereisten van een trustworthy digital repository en stemmen hun
aanbod op de gebruikersnoden af. Vernietigen zal er mee voor zorgen dat de
gearchiveerde en beschikbaar gestelde informatie maximaal herbruikbaar is.
Het waarderen en het selecteren van digitale archieven brengt enkele nieuwigheden
met zich mee. Deze zijn voornamelijk het gevolg van het digitale karakter van de
informatie. Om reconstrueerbare en volledige digitale documenten te archiveren,
zijn nieuwe vormen van informatie het onderwerp van waardering en overbrenging.
Dit veronderstelt dat de archivaris in voldoende mate vertrouwd is met de werking
van softwareapplicaties, met de gegevensopslag binnen applicaties en met wat nodig
is om een betrouwbare reconstructie in de toekomst mogelijk te maken.
De grootste verandering voor archivarissen zit waarschijnlijk in het tijdstip van de
waarderingsoefening. De vluchtigheid van digitale informatie maakt dat voor
digitale informatie proactieve waardering nodig is en dat archivarissen bij de imple
mentatie en inrichting van nieuwe informaticasystemen betrokken moeten zijn.
inleiding
We nemen de lezer mee op een ontdekkingstocht naar een invulling van het begrip
bewaren, die beter aansluit op de toekomst van het digitale leven. We laten zien dat
het denken over digitaal archiveren verankerd is in het conventionele denken over
papieren archieven. Dat doen we aan de hand van ontwikkelingen in het debat
over een nieuwe aanpak voor waardering, selectie en vernietiging van overheids
informatie. Ons uitgangspunt is dat de gangbare verklaringen voor de noodzaak van
selecteren en vernietigen niet opgaan in de digitale informatiemaatschappij en we
nemen in dat kader de twee in de vakliteratuur meest aangevoerde en minst tegen
gesproken argumenten onder de loep:
de overtuiging dat de mens niet in staat is om met informatieovervloed om
te gaan;
het geloof dat het onmogelijk is om alles te bewaren, of het nu om papier of
om bits gaat.
We betogen dat informatieovervloed de drijfkracht achter de informatiemaatschap
pij is en we laten wetenschappers en filosofen aan het woord om uit te leggen hoe de
mens zich continu aanpast aan steeds grotere hoeveelheden informatie en gegevens.
Tegen de veronderstelling dat niet alle (overheids)informatie bewaard kan worden,
brengen we in dat in de afgelopen decennia de ruimte voor de bits die we produceren
oneindig rekbaar is gebleken, en dat technologische vernieuwing ervoor zal zorgen
dat onbeperkte data-opslag mogelijk en betaalbaar blijft.
We komen tenslotte tot de conclusie dat niet de digitale archivaris, maar de gebrui
ker van de toekomst degene is die zal bepalen welke hedendaagse informatie de tand
des tijds zal doorstaan en we schetsen hoe die in conserveringskringen van oudsher
gedoodverfde bedreiger van papieren archieven en boeken, zich kan ontpoppen als
redder en hoeder van digitaal erfgoed.
1. Papieren tijgers
De aard van digitale informatie en de ontwikkeling van de informatiemaatschappij
nodigen uit tot herziening van de uitgangspunten van het beleid voor waardering,
selectie en vernietiging van overheidsinformatie: wat bewaren we wel en wat niet?
theorie
82
titia en bram van der werf
83
