4. Waardering en selectie in de praktijk
4.1. Documentum
Voorafgaand aan het huidige archiefbeheerssysteem MACZ (Megasnel Archief in
Containers Zoeken) gebruikte het stadsarchief Antwerpen het documentmanage
mentsysteem Documentum voor het beheer en de publicatie van zijn archiefinventa
rissen. Na de ingebruikname van MACZ werden alle inventarissen in Documentum
op alleen-lezen geplaatst en tijdelijk nog gepubliceerd op de website van het stadsar
chief. Na de overzetting van de inventarissen naar het archiefbeheerssysteem kon
Documentum buiten gebruik worden genomen.
De archiefinventarissen in Documentum werden gewaardeerd als te archiveren en
werden overgebracht naar het digitale depot van het stadsarchief. Van de archiefin
ventarissen in Documentum waren meerdere versies en documentmetadata aanwe
zig. De versies en de documentmetadata documenteren het beheer van het archief.
Er werd geoordeeld dat naast de laatste versies ook de major versions van de archie
finventarissen blijvende waarde hebben. Minor versions werden niet overgebracht.
De archiefinventarissen werden in hun oorspronkelijk formaat overgebracht. PDF-
rendities en minor versions werden niet afzonderlijk vernietigd. Met het stoppen van
Documentum werd ineens alle niet overgebrachte informatie vernietigd door ook de
database te verwijderen en de digitale bestanden van de opslagserver te wissen.
De documentmetadata documenteren wie welke wijzigingen aan de versies van de
archiefinventarissen aanbracht. Bij de documentmetadata stelde het stadsarchief
vast dat alle laatste versies van de archiefinventarissen in de documentmetadata
dezelfde datum van laatste wijziging hadden. Dat was wel heel toevallig, zeker gelet
op het grote volume aan documenten. Bovendien bleek deze datum ver na het actieve
gebruik van het DMS te liggen. Nadere analyse van de documentmetadata drong
zich op, want het kon niet de bedoeling zijn dat verkeerde metadata werden gearchi
veerd of dat de datum in de archiefbeschrijvingen verkeerd was. Dieper onderzoek
gaf aan dat er bij veel archiefinventarissen meer dan 10 jaar verschil zat tussen de
datum van laatste wijziging in de ingebedde documenteigenschappen van de digitale
objecten en de documentmetadata in Documentum. De werking van het DMS werd
nader bestudeerd. Uiteindelijk werd de reden van de discrepantie gevonden: de
laatste wijzigingdatum aan de toegangs- en publicatierechten werd door
Documentum ook weggeschreven als laatste wijzigingsdatum van de archiefinven
tarissen. Bij de archivering en het beschrijven koos het stadsarchief ervoor om de
ingebedde datum van laatste wijziging te gebruiken, en niet die van Documentum.
Een gelijkaardige case deed zich voor bij het archiveren van de digitale vergaderstuk
ken van een orgaan van de Vlaamse overheid. De Vlaamse overheidsinstelling
gebruikte hiervoor SharePoint als informatiesysteem. Nadere analyse van de docu
mentmetadata gaf niet alleen aan dat de SharePoint documentmetadata niet over
eenkwamen met de ingebedde datums van aanmaak en laatste wijziging, maar ook
dat de auteursnamen verschilden. Nagenoeg alle vergaderstukken hadden volgens de
SharePoint metadata dezelfde auteur. En ondanks het actieve versiebeheer binnen
SharePoint waren amper of geen oude versies aanwezig. Om de achterliggende
redenen te achterhalen, werd onderzocht hoe de SharePoint-omgeving binnen die
organisatie werd gebruikt. Navraag leerde dat alle vergaderstukken door beleids
medewerkers buiten de SharePoint-omgeving werden aangemaakt. De definitieve
versie werd vervolgens naar de secretaris van het besluitvormingsorgaan gemaild,
die het vervolgens opnam in SharePoint. Ook in deze casus werden de ingebedde
documenteigenschappen als meer betrouwbaar bevonden en expliciet als document
metadata gearchiveerd. De SharePoint metadata werden er aan toegevoegd, maar
eerder met de functie om het beheer te documenteren en niet om de documenten te
beschrijven of toegankelijk te maken.
SharePoint is ook een mooi praktijkvoorbeeld van hoe bepaalde informatie slechts
tijdelijk wordt bijgehouden. SharePoint hanteert een standaard bewaartermijn van
60 dagen voor workflow informatie. De bewaartermijn gaat in zodra een workflow is
voltooid of geannuleerd. In SharePoint Online of Office 365 is deze termijn niet
wijzigbaar. In SharePoint On-premise is het wel mogelijk om deze retention policy uit
te schakelen of de bewaartermijn te verlengen, maar dit kan leiden tot performantie-
problemen met de toepassing.18 Heeft de workflowinformatie blijvende archiefwaar-
de, dan moeten er op voorhand maatregelen worden genomen zodat deze informatie
op een goede en duurzame wijze wordt vastgelegd.
4.3.CMS Websites
Informatie slechts tijdelijk bijhouden gebeurt in meerdere applicaties. Dit is niet
altijd het gevolg van gehanteerde bewaartermijnen. Het kan ook voorvallen dat gege
vens en documenten worden overschreven bij updates aan de informatie. Heel veel
vak- en procesapplicaties zijn bijvoorbeeld niet voorzien van geautomatiseerd versie-
beheer. Een voorbeeld hiervan zijn ook de vele content management systemen die
door websites worden gebruikt. Oude versies van artikelen of van bijhorende assets
zoals afbeeldingen en documenten worden in veel systemen automatisch verwijderd
of overschreven bij updates.
Ook hier is dus proactieve waardering aangewezen en moeten indien nodig bij
implementatie bijkomende acties voor het vastleggen en het overbrengen van de
webpagina's worden voorzien. Alleen dan kan verantwoording worden afgelegd
over de informatie die online werd gepubliceerd.
4.4. E-mailarchieven
Ondanks het nastreven van dossiersgewijze opslag van e-mails en hun bijlagen,
bewaren veel gebruikers hun e-mails in postbussen of in e-mailarchieven. Ze vormen
zo series van inkomende en uitgaande briefwisseling, zonder er verder veel structuur
of onderverdeling in aan te brengen. Dit komt veel voor bij mandatarissen,
directeurs en afdelingshoofden. Dit zijn niet toevallig actoren die alles wensen bij
te houden vanuit verantwoordingsbelang of die vanwege de grote hoeveelheid
e-mails niet tot dossiersgewijs klasseren toekomen.
Het selecteren van dergelijke series is in de regel een arbeidsintensief proces want dit
veronderstelt een selectie op stukniveau. Manuele selectie is gelet op de grote hoe
veelheden e-mails en bijlagen geen optie zodat alternatieve werkwijzen nodig zijn.
Een voorbeeld hiervan is de Capstone approach van de Amerikaanse federale archief
dienst NARA.19 In deze aanpak worden de e-mailarchieven van senior ambtenaren
bij federale overheidsdiensten voor permanente bewaring naar het NARA overge
bracht. Andere e-mailarchieven worden vernietigd.
Een andere aanpak dan het selecteren op het niveau van actor is het selecteren
binnen e-mailarchieven op basis selectievoorschriften. Voorbeelden van dergelijke
voorschriften zijn:
81
theorie
4.2. SharePoint
80
filip boudrez wie slim is, selecteert. ook digitaal!
18 http://projectpoint.at/how-not-to-auditing-via-the-workflow-history.
19 NARA, 'White Paper on The Capstone Approach and Capstone GRS', 2015 (https://www.archives.gov/files/
records-mgmt/email-management/final-capstone-white-paper.pdf).
