2.2.5. Dubbels
Teruggrijpen naar de functie van de archiefdocumenten binnen hun ontstaans- of
werkproces en hun archiveringsmotief is ook de sleutel om een antwoord te formule
ren op de vraag hoe moet worden omgegaan met de vele dubbels aan digitale docu
menten die binnen organisaties aanwezig zijn. Digitale technieken maken het
mogelijk dat dubbels systematisch en permanent opgespoord kunnen worden. Velen
menen dat de aanwezigheid van dubbels indruist tegen het principe van 'enkelvoudi
ge opslag, meervoudig hergebruik'. Dit principe gaat samen met het streven naar
authentieke gegevensbronnen, maar is geen records management of archiefvereiste
voor documenten. Als de functie of de context van een document verschilt, dan is
een identiek document geen dubbel archiefdocument.15 Om de integriteit van dos
siers te garanderen, zal het in veel gevallen zelfs nodig zijn om dubbels te archiveren.
2.2.6. Documentmetadata
Tot slot is het ook van belang om bij de waardering van de digitale documenten de
nodige aandacht te besteden aan de documentmetadata. De meeste informatie
systemen houden van elk document, elke versie of elke renditie metadata bij. Dit
hoeven niet altijd heel geavanceerde of speciale documentmanagementsystemen te
zijn. Deze metadata worden automatisch of manueel geregistreerd. Ook gewone
bestandssystemen, proces- of vakapplicaties houden metadata bij. Vooral bij auto
matisch geregistreerde metadata is het aangewezen om na te gaan wat de waarde en
de accuraatheid van deze gegevens is.
Veel systemen registreren automatisch metadata zoals auteursnamen, datum van
creatie of datum van laatste wijziging. Dit zijn metadata die archivarissen graag over
nemen om de documenten in het digitale archief te metadateren of te beschrijven.
De auteursnaam die applicaties registreren, is doorgaans de naam van de aangemel
de gebruiker die het document opneemt, en dus niet noodzakelijk die van de auteur
van het document. Als creatiedatum wordt standaard de datum van opname in het
systeem vastgelegd. Deze datum is bijgevolg eerder te beschouwen als een registratie
datum, dan een documentdatum. En de datum van laatste wijziging heeft niet
noodzakelijk betrekking op de laatste inhoudelijke wijziging: ook een wijziging in de
documentmetadata of in de toegangsrechten kan in een aanpassing van de laatste
wijzigingsdatum resulteren. Bestandssystemen noteren de datum van aanmaak als
creatiedatum, maar nemen bij het kopiëren van digitale objecten hun datum van
laatste wijziging wel over. Zo kan het dus gebeuren dat volgens de metadata in het
bestandssysteem een document werd aangemaakt na zijn laatste inhoudelijke
wijziging. Waakzaamheid is dus geboden. Deze metadata blind overnemen in de
archiefbeschrijving kan resulteren in een beschrijving met een verkeerde datering
en/of een foutieve auteursnaam. Hierdoor wordt niet alleen het terugvinden van
documenten bemoeilijkt, maar komt ook de authenticiteit van de archiefdocumen
ten in het gedrang.
Als deze metadatavelden enige archiefwaarde hebben en/of van belang zijn in het
toegankelijk maken van het archief, dan loont het zeker en vast de moeite om ze te
vergelijken met de ingebedde metadata in de digitale objecten zelf. In de praktijk
blijken de ingebedde metadata dikwijls accurater te zijn, waardoor ze een betere bron
zijn voor overname in de archiefmetadata of -beschrijving.
Bijzondere metadata van digitale documenten zijn de audit trail gegevens. In deze
gegevens wordt bijgehouden wie welke wijzigingen aanbracht. Deze gegevens kunnen
van belang zijn om de betrouwbaarheid en het beheer van de documenten aan te
tonen. Als dat het geval is, dan is het belangrijk om deze gegevens mee waarde toe te
kennen en over te brengen naar het archief. Het archiveren van audit trail gegevens
toont de noodzaak van proactieve waardering aan: in veel applicaties worden de
audit trail gegevens niet alleen apart van de documenten opgeslagen, ze worden ook
veelal slechts tijdelijk bijgehouden.
3. Selecteren
Eens de waarderingsbeslissingen zijn vastgelegd, is de volgende stap hun toepassing
in de praktijk. Dit is niet enkel het registreren van de waarderingsbeslissingen, maar
gaat tot en met de effectieve uitvoering ervan.
3.1. Focus op overbrenging
De selectie van digitale archieven brengt eveneens enkele nieuwe evoluties met zich
mee. Bij papieren archieven hanteren veel archiefdiensten of -instellingen de beleids
regel dat enkel archieven met een permanente bewaartermijn worden overgebracht.
De archiefvormer of de zorgdrager dient dan meestal de archieven te selecteren voor
hun overbrenging naar het archief. De archivaris keurt de vernietiging goed, terwijl
de archiefvormer of zorgdrager instaat voor de uitvoering. De selectie activiteiten
richten zich dan voornamelijk op het verwijderen van de archiefdocumenten die
geen permanente bewaartermijn hebben en niet in het archief thuis horen. Wat
overblijft na de selectie operatie wordt beschreven, verpakt en overgebracht naar het
archief.
Bij digitale archieven ligt dit enigszins anders. Gelet op de vluchtigheid van digitale
informatie en de beperkte houdbaarheidstermijn van de systemen waarin ze worden
beheerd, ligt de klemtoon veeleer op het identificeren en het overbrengen van de
informatie die in het archief thuis hoort. Met andere woorden, de selectie acties
hebben niet zozeer betrekking op het vernietigen van informatie, maar wel op het
overbrengen van de informatie met archiefwaarde. De beslissende handeling is niet
vernietigen, maar overbrengen. Wat niet expliciet wordt overgebracht, wordt bijge
volg de facto vernietigd. Dit is het algemene uitgangspunt. Vanzelfsprekend moet er
nog steeds informatie vernietigd worden. Voor een aantal categorieën van dossiers
en documenten geldt immers een vernietigingsplicht, maar dit is enkel het geval
waar wet- en regelgeving dit expliciet voorschrijft. In alle andere gevallen is de
vernietiging van het informatiesysteem of het afzetten van de applicatie de efficiënt
ste vorm van archiefvernietiging.
Gevolg hiervan is dat selectie van hetzelfde digitale archief veel minder dan bij
papieren archieven kan worden overgedaan, herhaald of verfijnd.
3.2. Toepassen van selectielijsten
De selectie van dossiers, documenten en hun metadata hoeft bij digitale archieven
niet manueel te gebeuren. Voor de uitvoering van de selectie worden de waarderings
beslissingen idealiter vertaald naar regels die vervolgens in de beherende applicatie of
in de archiveringstool worden ingebouwd. De selectie kan dan geautomatiseerd ver
lopen. De uitvoering kan ook gebeuren op basis van registraties in hiervoor speciaal
voorziene metadatavelden, maar een dergelijke werkwijze vergt opnieuw veel
registratiewerk. Indien mogelijk is het veel efficiënter om de selectieregels te
koppelen aan zaaktypes, documenttypes, statussen, bewaartermijnen, enzovoorts.
theorie
15 P. Horsman, Archiveren. Een inleiding (Den Haag 2004), 58.
76
filip boudrez wie slim is, selecteert. ook digitaal!
77
