persoonsgegeven wordt in de AVG overigens heel ruim ingevuld waardoor de meer
derheid van alle documenten wel één of ander persoonsgegeven bevat. Archivering
in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische
doeleinden vormt hier een belangrijke uitzondering op,10 maar kan niet ingeroepen
worden als uitzonderingsgrond om alles bij te houden. De raadpleging en het her
gebruik van informatie die wel onder deze uitzondering valt, is vanzelfsprekend niet
volledig vrij of onbeperkt.
2. Waarderen
Alle digitale informatie bijhouden, is niet efficiënt. Bovendien leidt het tot hoge en
overbodige kosten. Organisaties maken best een weloverwogen keuze tussen welke
informatie wordt vernietigd en welke informatie bewaard blijft. De eerste stap hierin
is vanzelfsprekend het waarderen van digitaal archief.
Archief is informatie die een rol of functie vervult in een werkproces, en dit ongeacht
de vorm van de informatie. Het waarderen van digitaal archief is in essentie niets
anders dan het waarderen van papieren archief. Het digitale karakter van digitaal
archief brengt wel enkele nieuwe vragen en uitdagingen met zich mee. De sterke
hoeveelheidstoename, de vele afhankelijkheden, de vluchtigheid en de kwetsbaar
heid zijn slechts enkele van de factoren die aan de grondslag liggen. Ze hebben niet
alleen een impact op het onderwerp van waardering, maar ook op het tijdstip
waarop de waardering idealiter gebeurt. Wil de archivaris de oorspronkelijke functie
van het digitale archief bewaren, dan zullen er in veel gevallen proactieve bewaar- of
vastleggingsmaatregelen moeten worden genomen.
Bij het waarderen van digitale archieven kan een onderscheid worden gemaakt
tussen:
de dossiergegevens
de documenten en hun metadata
2.1. Waarderen van dossiergegevens
In de vele proces- en vakapplicaties worden zaken aangemaakt en dossiers gevormd.
Over deze zaken worden gegevens geregistreerd, gegevens die steeds minder in docu-
mentvorm aanwezig zijn. De voorbije jaren namen de dossiergegevens ook sterk in
aantal toe. Waar in de papieren wereld dossiermappen of -omslagen enkel de hoogst
nodige identificatiegegevens of summiere dossiergegevens bevatten, worden voor de
digitale dossiers nu heel veel verschillende rubrieken en velden aan dossiergegevens
geregistreerd. Deze gegevens dienen meerdere doeleinden en worden meermaals her-
bruikt. Het betreft de basisgegevens van het dossier, de opvolging van de voortgang of
het verloop van een zaak, managementrapporteringen, statistieken, benchmarking,
zoeken van dossiers en documenten, auditing, enzovoorts.
Veel van de dossiergegevens hebben eerder een beperkt nut in tijd en zeker geen
permanente archiefwaarde. Gelet op de inspanningen en de kosten om deze gege
vens betekenisvol te archiveren, loont het de moeite om ze te waarderen en enkel de
gegevens met waarde over te brengen naar het digitale archief van de organisatie.
Naast de waardering van de gegevens zelf is er nog de vraag of de gegevens als een
register worden gearchiveerd of als een reeks dossiers. In het laatste geval is het
belangrijk om bij de waardering van de dossiergegevens ook stil te staan bij het
gebruik van gegevens als zoekvelden voor de gearchiveerde dossiers of documenten.
De dossiergegevens zullen dan ook als archieftoegang worden hergebruikt en mee
naar het archief overgebracht.
Een bijzondere categorie zijn de workflowgegevens die bij een dossier horen. Veel
applicaties houden bij welke processtappen een zaak doorloopt en registreren welke
actoren wanneer actie ondernemen of handelingen uitvoeren. Deze gegevens
kunnen van belang zijn om het verloop van een zaak te reconstrueren of om verant
woording af te leggen. Deze workflowgegevens vergen bijzondere aandacht. Niet
alleen worden ze maar zelden bij de dossiers zelf bewaard, bovendien worden ze in
veel applicaties slechts tijdelijk bijgehouden. Vanwege hun omvang worden deze
gegevens in veel gevallen na enkele maanden al automatisch vernietigd. Als dit het
geval is en als de workflowgegevens waarde hebben, dan moeten er proactief bewaar-
of overbrengingsmaatregelen worden genomen.
2.2. Waarderen van documenten en hun metadata
Met de intrede van de digitalisering van de werkprocessen stijgt niet alleen de
documentproductie, maar groeit ook het aantal dubbels, het aantal versies en
het aantal afgeleiden. Kopieën van documenten zijn aanwezig op netwerkschijven,
in e-mailpostbussen, in persoonlijke mappen en nog eens in het DMS of de vak
applicatie. Bestanden worden met externen uitgewisseld via platformen als
WeTransfer en blijven meestal ook nog eens als onderdeel van de ZIP-bestanden
staan. E-mails worden vanuit de postbus versleept naar de project- of dossiermap.
De ontvangen of verzonden bijlagen zijn ingebed in de MSG-of EML-documenten en
staan ook nog eens afzonderlijk in dezelfde map. Het DMS of het samenwerkings-
platform houdt automatisch alle minor en major versions van documenten bij, of
gebruikers kiezen ervoor om hun verschillende versies met een nieuwe bestands
naam te bewaren. Verslagen worden in MS Word-formaat opgesteld, en voor
verspreiding nog snel even omgezet naar PDF. Diverse DMS'en zijn zo ingericht
dat ze geautomatiseerd van elk document in MS Office-formaat een PDF-renditie
aanmaken en bijhouden. Dezelfde foto's, afbeeldingen of grafische elementen zijn
aanwezig in PSD-, TIFF-, JPEG-, PNG-, EPS-, GIF-formaat. Audio en video worden
voor publicatie op het web of gebruik in presentaties sterk verkleind.
Samen met de algemene kenmerken van digitale informatie brengen deze nieuwe
evoluties ook nieuwe waarderingsvragen met zich mee:
hoe omgaan met niet leesbare digitale archiefdocumenten?
wat is nodig om de integriteit van documenten te bewaren zodat complete
documenten worden geraadpleegd?
in welk bestandsformaat worden de documenten gearchiveerd: in PDF-formaat
of in hun oorspronkelijk MS Office-formaat? In PSD-, in TIFF- of in een
afgeleid formaat? In volledige resolutie of in het verkleinde, gecomprimeerde
publicatieformaat?
welke versies van documenten blijven bewaard: alle versies? enkel de laatste
versie? enkel de major versions?
welke metadata van de digitale documenten worden gearchiveerd?
theorie
10 Art 5.1.e van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens
en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene
Verordening Gegevensbescherming)
72
filip boudrez wie slim is, selecteert. ook digitaal!
73
