alle oude applicaties in de lucht worden gehouden (optie 1)
alles periodiek wordt gemigreerd naar een nieuwe applicatie (optie 2)
alles wordt overgebracht naar een meer aangewezen archiveringssysteem zoals
een RMA of een e-depot (optie 3).
De haalbaarheid van deze opties, of een combinatie ervan, is hoogst twijfelachtig. En
dit zowel vanuit technisch, financieel of praktisch oogpunt. Optie 1 kan hoogstens
een tijdelijke oplossing zijn. De techniek evolueert razendsnel en al snel zal de oude
applicatie vanwege technische redenen niet langer operationeel zijn. Verdere onder
steuning door de leverancier of implementator zal ook duurder betaald worden. Ook
zal geleidelijk aan de noodzakelijke functionele en technische kennis over de oude
applicatie binnen de eigen organisatie verdwijnen. Migratie naar de nieuwe applica
tie of overbrenging naar een archief houdt eveneens substantiële kosten in. Analyses,
tools of scripts voor export en import, enz. vragen tijd en middelen en deze kosten
staan doorgaans los van het volume aan digitale informatie dat wordt overgezet.
Alles continu migreren naar het nieuwe opvolgende systeem (optie 2) is niet alleen
duur en tijdrovend; het zorgt er ook voor dat de nieuwe systemen vanaf hun go-live
uitpuilen van de gegevens en hierdoor weinig performant zijn. Bijkomende investe
ringen in hardware en infrastructuur dringen zich dan op.
Tot slot hangt er ook een stevig prijskaartje aan zoekmachines. Zoekmachines
bestaan uit softwarecomponenten voor crawling en indexering. Om applicaties te
doorzoeken hebben ze dikwijls specifieke connectoren nodig. De kosten voor de
implementatie van een zoekmachine kunnen aanzienlijk zijn, ook al wordt gebruik
gemaakt van open source componenten. De implementatie van een open source
zoekmachine is niet gratis. De vereisten voor de hardwareinfrastructuur (servers,
geheugen, opslag) van de zoekmachine zijn niet min. En aan de connectoren voor
applicaties die moeten worden doorzocht, hangt ook een prijskaartje en onderhoud
vast.
Archiveren is slechts zinvol als de gearchiveerde informatie zijn functie kan blijven
vervullen en/of herbruikbaar is. Essentieel hierbij is het bewaren van de betekenis en
de context van die informatie. Vooral het archiveren van de betekenis van digitale
informatie houdt een uitdaging in. De betekenis van gegevens wordt immers maar
zelden bij de gegevens zelf bewaard. De datalaag van een applicatie heeft bij de
meeste applicaties een hoog 'black box'-gehalte en is doorgaans moeilijk te door
gronden. Datatabellen en velden in databases hebben maar zelden een betekenisvol
le benaming. De koppeling van gegevens met hun betekenis zit in de meeste
applicaties in de business laag en de gebruikersschermen, twee elementen die heel
sterk applicatieafhankelijk zijn. Binnen de OAIS-standaard wordt deze informatie
benoemd als 'representation information' en is het een essentieel onderdeel van elk
informatiepakket.8
Het duurzaam archiveren van de betekenis van digitale informatie is bijgevolg een
bijzonder aandachtspunt bij elke migratie of overbrenging. Dit betekent dat de gege
vens worden verrijkt met betekenis of dat hun betekenis wordt geëxpliciteerd. Dit
gebeurt doorgaans met behulp van metadata en documentatie. Om dit mogelijk te
maken is doorgaans een voorgaande grondige analyse nodig, waarbij niet zelden
documentatie retroactief moet worden opgebouwd en/of ondersteuning van de leve
rancier of implementator nodig is. Vervolgens moet de verrijking in de migratie- of
overbrengingsinstrumenten worden ingebouwd, getest, uitgevoerd en gecontroleerd.
Deze acties vergen best wat tijd en houden dus een aanzienlijke uur- of ontwikke
lingskost in. Dit uitvoeren voor alle data waarover een organisatie beschikt, is
(financieel) niet haalbaar.
Het bewaren van de oorspronkelijke betekenis van de data ten tijde van hun rol of
gebruik in het werkproces staat hierbij centraal. Pas dan zal de gearchiveerde digitale
informatie maximaal zijn rol of functie behouden. Oplossingen zoals datawarehou-
ses waarbij data wordt gemapt of waarbij de betekenis niet of onvoldoende voor de
doelgroepen wordt geëxpliciteerd, volstaan hiervoor niet.
1.3. Kwaliteit
Digitaal archiveren is veel meer dan het opslaan en het geautomatiseerd doorzoeken
van (ruwe) data. Door de focus te leggen op het archiveren van betekenisvolle infor
matie wordt een zeker kwaliteitsniveau nagestreefd. Dit behoeft afstemming met
stakeholders en gebruikers. Het is een cruciaal onderdeel bij elke archiveringscasus,
maar bij archivering uit databanken in het bijzonder. De gevallen waarbij de integra
le databank het archiefdocument is en als geheel moet worden gearchiveerd, zijn uit
zonderingen. In de meeste gevallen is de databank eerder te beschouwen als een
aggregatie van dossiers en archiefdocumenten.
Het nastreven van kwaliteit heeft bij het archiveren van informatie uit databanken
een negatieve impact op de kosten. Ook bij het archiveren van documenten is er een
kostenimpact, maar deze kan positief zijn wanneer er duchtig kan worden opge
schoond. Het digitaal zijn van informatie leidt niet alleen tot het ontstaan van heel
veel dubbels, maar ook tot het bijhouden van meerdere versies en het maken van veel
afgeleiden. Voor het archief volstaat doorgaans het archiveren van de definitieve of
vastgestelde versie of het archiefdocument bij het vastgestelde bewaarniveau. Alle
documentversies, -rendities en afgeleiden archiveren is niet nodig. Door op te
schonen of enkel de geselecteerde documenten te archiveren, kan op kosten worden
bespaard. De waardering en de selectie vergen inderdaad een tijdsinvestering, maar
kunnen sterk worden ondersteund met behulp van automatisering. Het terugver
dieneffect van deze acties zit hem dan voornamelijk in de terugkerende opslag- en
beheerskosten die archieven anders decennia met zich mee dragen.
1.4. Compliance
Alles archiveren en geen archiefdocumenten vernietigen, druist ten slotte ook in
tegen geldende wet- en regelgeving. In Nederland zijn archiefdocumenten die
conform een vastgestelde selectielijst te vernietigen zijn, verplicht te vernietigen
tenzij een uitzondering kan worden ingeroepen.9 Daarnaast schrijft dikwijls specifie
ke wet- en regelgeving de verplichte vernietiging van dossiers of documenten voor.
Een voorbeeld hiervan zijn dossiers van minderjarigen in de jeugdhulp.
Een algemeen voorschrift met betrekking tot het verplicht vernietigen van documen
ten zit vervat in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): documen
ten met persoonsgegevens moeten tijdig worden vernietigd en mogen niet langer
bewaard worden dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld. Het begrip
theorie
1.1.3. Discovery kosten
1.2. Kennis
8 ISO 14721:2012 -- Space data and information transfer systems Open Archival Information System (OAIS)
-- Reference model.
70
filip boudrez wie slim is, selecteert. ook digitaal!
9 Zie bijv. VNG, 'Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017', vastgesteld Staatscourant 38013
6 juli 2017) 9-10.
71
