Wie slim is, selecteert. Ook digitaal! 1. Selectie is nodig! filip boudrez Het waarderen en selecteren van digitale archieven zorgt al meer dan een decennium voor een geanimeerd debat. Een debat dat al lang geen interne discussie onder archi varissen meer is, maar een waarbij archivarissen steeds meer met andere professies in dialoog gaan. Niet alleen de vraag over het nut of de noodzaak staat hierbij cen traal, ook de wijze van uitvoering in het digitale tijdperk geeft volop stof tot discussie. Deze bijdrage wil dieper ingaan op beide dialoog door te motiveren waarom selectie nog steeds nodig is en door aan te geven hoe digitale archieven kunnen worden geselecteerd. Het archiveren van dossiers en documenten uit digitale infor matiesystemen wordt hierbij gebruikt als illustratiemateriaal. Diverse casussen komen aan bod. De voorbije decennia is over de noodzaak van het selecteren van digitale archieven al heel wat discussie gevoerd. Het selecteren van archieven is altijd al een onderwerp van discussie geweest, maar met betrekking tot digitale archieven wordt de selectie- noodzaak steeds meer in twijfel getrokken. Traditioneel verdedigen archivarissen de noodzaak aan selectie met als voornaamste argumenten de kosten en onhaalbaar heid om alles te bewaren en toegankelijk te maken. Deze argumenten worden in het digitale tijdperk openlijk in vraag gesteld. De meest aangehaalde tegenargumenten zijn de almaar dalende opslagkosten voor digitale informatie en het snel terugvinden dankzij goede zoekmachines. 1.1. Kosten 1.1.1. Opslagkosten De opslagkosten voor digitale data kennen een dalende evolutie en deze trend zal zich de komende jaren nog verder zetten. Digitale gegevensdragers worden almaar goedkoper en stockeren steeds grotere volumes aan data.1 Hierdoor ontstaat al snel het beeld dat digitale opslag goedkoop is en dat alles blijvend bewaren goedkoper is dan het uitvoeren van archiefselecties. Het kostenbeeld wordt hierbij voornamelijk 1 A. Klein, 'Hard Drive Cost Per Gigabyte', 11 juli 2017, https://www.backblaze.com/blog/hard-drive-cost-per- gigabyte. 2 'Statistic Brain, Average Cost of Hard Drive Storage', 2 september 2016, http://www.statisticbrain.com/ average-cost-of-hard-drive-storage. 3 T. Hessling, De kosten van duurzame digitale toegankelijkheid (Amsterdam 2010); Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid, Onderzoek naar de kosten digitale duurzaamheid (2017); L. Rommers, Wat kost duurzame digitale opslag? (Rijswijk 2017). 68 filip boudrez wie slim is, selecteert. ook digitaal! bepaald door wat gewone consumenten betalen voor de aanschaf van hun externe harde schijven of particuliere NAS-boxen. Een harde schijf met 200 MB opslag capaciteit kostte in 2005 ongeveer 140 dollar.2 Voor hetzelfde bedrag heb je 10 jaar later een schijf met minstens 2 TB aan opslagcapaciteit. Dit beeld strookt niet met de werkelijke kosten voor het opnemen, het beheren en het toegankelijk maken van digitaal archief (zie verder). Opslag van de data is slechts één kostenpost in de totale cost-of ownership van digitaal archief. Bovendien zijn aan professionele en veilige opslag van data veel meer kosten verbonden dan het aan schaffen van schijven alleen: back-up, redundantie in de gegevensopslag, mirroring over meerdere sites, investeringen in opslagrobots of -racks, disaster recovery, systeembeheer, beveiliging, energie, koeling, support, enz. Deze kosten overstijgen al snel het aankopen en het vervangen van schijven alleen. En bij digitaal archiveren gaat het vanzelfsprekend niet alleen over kosten op korte termijn. Het berekenen en het voorspellen van de opslagkosten op middellange en lange termijn is geen evidente oefening. Hier bestaan verschillende kostenmodellen voor.3 Niet alleen is het moeilijk in te schatten wat het verwachte datavolume zal zijn, de prijsberekeningen en de economische modellen zijn volop voer voor discussie. De Amerikaanse ICT'er David Rosenthal wijdt hier een blog aan.4 Uit zijn vele blog- posts blijkt in ieder geval dat de voorspelling van een lineaire en exponentiële stijging in schijfcapaciteit, en bijgevolg een daling in opslagkosten ('Kryder's law'), niet overeenstemt met de werkelijke prijsevolutie van de voorbije jaren.5 Schijven blijken vele malen duurder te zijn dan de voorspellingen aangaven. Rosenthal besluit dan ook met: 'The real cost of a commitment to store data for the long term is much greater than most people believe, and there is no realistic prospect of a technological discontinuity that would change this'.6 1.1.2. Licentiekosten Niet selecteren houdt ook in dat alle informatie verder moet beheerd en geraad pleegd kunnen worden. Hiervoor zijn softwareapplicaties nodig. Dit kunnen proces- of vakapplicaties, datawarehouses, documentmanagement- of zaaksystemen, records management applicaties of e-depots zijn. Elke organisatie beschikt al snel over enkele tientallen, zo niet honderden, verschillende applicaties, alle inspannin gen inzake enterprise architectuur en optimalisaties ten spijt. Het gebruik van deze applicaties houdt licentiekosten in, kosten die dikwijls aanzienlijk zijn,7 en vergt daarnaast ook functioneel en technisch beheer. Het hoeft dan ook geen verwonde ring te wekken dat instellingen ernaar streven om het aantal applicaties te beperken en af te bouwen om zo de kosten te drukken. Alles bijhouden gaat hier lijnrecht tegen in. Softwareapplicaties hebben bovendien een beperkte houdbaarheidstermijn. De bewaartermijn van archiefdocumenten en hun metadata overstijgt doorgaans de levensduur van de applicatie waarbinnen ze werden gevormd. Niet selecteren en alles bijhouden houdt bijgevolg in dat: 4 http://blog.dshr.org. 5 D. Rosenthal, 'Storage will be much less free than it used to be', 14 mei 2014, http://blog.dshr.org/2014/05/ talk-at-seagate.html. 6 D. Rosenthal, 'Patting myself on the back', 20 juli 2017, http://blog.dshr.org/2017/07/patting-myself-on- back.html. 7 Licentiekosten zijn afhankelijk van het licentiemodel: site-licentie, kostprijs per volume, aantal gebruikers, enz. Een licentiekost per gebruiker bijvoorbeeld kan variëren van enkele tientallen euro's per jaar tot enkele duizenden euro's per jaar al naargelang het pakket. 69

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 36