charles jeurgens waarderen en selecteren van overheidsarchieven onder druk:
naar een pragmatisch selectiemodel?
schedule and fileplan'. De overige gegevens zaten in allerlei bedrijfsapplicaties,
gemeenschappelijke schijven en maar liefst 63% van de beschikbare opslagcapaciteit
werd ingenomen door e-mails zonder enige noemenswaardige vorm van beheer.56
In de wereld van informatiebeheer zijn inmiddels twee kampen te onderscheiden:
een kamp dat vasthoudt aan de beginselen van records management (soms ook infor
mation governance genoemd) en een ander kamp dat vertrouwt op nieuwe zoektech
nieken die voortkomen uit artificial intelligence toepassingen. Ralph Losey, een
eDiscovery-advocaat, actief blogger en publicist verbonden aan een groot advocaten
kantoor in Orlando, is een activistische pleitbezorger van de kracht van kunstmatige
intelligentie binnen het informatiebeheer en schuwt niet om de strijd aan te gaan
met de traditionele opvattingen van waaruit records managers in zijn ogen nog te
vaak werken. Hij is ervan overtuigd dat de 'traditionalists in the IG [Information
Governance CJ] world the ones who are glorified records managers, have
another five years, at best, before complete obsolescence. The classify and
control lock-down approach of records management is contrary to the time.
It cannot withstand the continuing exponential growth of data, nor the basic
entropy forces aligned against all attempts to govern by all-too-human rules and
compliance'.57 De kosten en moeite die de klassieke activiteiten waarop het records
management zich richt met zich meebrengen, 'specifically the classification, filing
and obsessive deletion of data' staan in geen verhouding tot de opbrengst
ervan.58 Het hele idee van selectie is volgens hem gebaseerd op conventionele,
papier-georiënteerde organisatievormen die niet langer houdbaar zijn en hij voegt er
aan toe: '[i]nformation retention policies that are being created today are like sand
castles built at low tide. Can you hear the next wave of data generated by the Internet
of Things? It will surely wash away all of today's efforts. There will always be more
data, more unexpected new forms of information'.59
7. Curation
De bovengeschetste ontwikkelingen roepen vooral vragen op over wat het toekomsti
ge perspectief zou moeten of kunnen zijn van archivistisch waarderen en selecteren.
Er zijn inmiddels voldoende argumenten de revue gepasseerd die op zijn minst leiden
tot twijfel over de houdbaarheid van de bestaande praktijk en het gereedschap
waarmee binnen die praktijk wordt gewerkt. Dat geldt in het bijzonder voor het
binaire model van vernietigen en bewaren van archiefbescheiden van overheidsorga
nen. En dan heb ik het nog niet eens gehad over de implicaties van de computational
turn op het concept van archief en archiefbescheiden. Zonder daar hier verder al te
diep op in te gaan,61 kan worden gesteld dat de teloorgang van de vroegere onverbre
kelijke eenheid tussen de fysieke gegevensdrager en de daarop vastgelegde gegevens
ons dwingt na te denken over de verhouding tussen data en archief.62 Waar Theo
Thomassen archief nog duidde als 'informatie die in documentvorm bevraagbaar is'
en document definieerde als 'de kleinste verzameling vastgelegde gegevens die
zelfstandig als informatie kan fungeren',63 noopt de voortgaande dataficering van de
samenleving waarbij afzonderlijke data in verschillende toepassingen steeds belang
rijker wordt, tot een herbezinning en heroriëntatie. De aandacht die sinds enige tijd
bestaat voor open data en linked data zijn daar duidelijke voorbeelden van. Sinds
gegevens niet langer onlosmakelijk gebonden zijn aan een en dezelfde drager,
kunnen dezelfde gegevens steeds makkelijker worden uitgewisseld en gelijktijdig in
verschillende processen, toepassingen en applicaties voor verschillende doeleinden
worden gebruikt.
De Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid waarschuwde in zijn invloed
rijke rapport iOverheid voor een 'kluwen aan informatiestromen die zich een weg
banen tussen de verschillende overheden, in de relatie burger-overheid en daar-
buiten'.64 De Hoge Raad heeft het weliswaar als onrechtmatig geoordeeld dat de
Belastingdienst camerabeelden met automatische nummerplaatherkenning
gebruikte om de rittenadministratie van zakelijke rijders te controleren, het laat
wel zien dat het fenomeen zijn intrede binnen de overheid heeft gedaan.65 De onder
zoeksjournalisten Martijn en Tokmetzis bespreken in hun boek Je hebt wél iets te
verbergen, een groot aantal voorbeelden waarbij overheidsorganen gegevens delen.66
Wat zijn de implicaties voor het archivistisch waarderen en selecteren? Wat is het
object van waardering en selectie? Is selectie nog wel nodig nu de zoek- en vindtech-
nieken steeds beter worden?
Laat ik vooropstellen dat ik niet behoor tot de school die alle heil verwacht van tech
nologische oplossingen om daar vervolgens alle kaarten op te zetten. Natuurlijk
zullen nieuwe technieken steeds belangrijker worden om betekenisvolle gegevens te
kunnen filteren uit de groeiende hoeveelheid data die beschikbaar is. Het idee om
niets meer te vernietigen en alle gegevens altijd beschikbaar te hebben, lijkt aantrek
kelijk maar houdt tegelijkertijd een valse belofte in. Niet langer vernietigen van
theorie
60
56 James Lappin, 'Why NARA has no option but to preserve significant e-mail accounts' (blog 20 augustus
2013), http://community.aiim.org/blogs/james-lappin/2013/08/30/why-nara-has-no-option-but-to-
preserve-significant-e-mail-accounts.
57 R. Losey, 'Information Governance v Search: The Battle Lines Are Redrawn' (blog 8 februari 2015),
https://e-discoveryteam.com/2015/02/08/information-governance-v-search-the-battle-lines-are-
redrawn/?blogsub=confirming#blog_subscription-3.
58 Het kostenaspect is een niet te onderschatten factor in de selectiepraktijk. Iets waar Jenkinson overigens ook
al op wees toen hij stelde dat het heel goed was om uit kostenoverwegingen allerlei duplicaten te verwijderen,
'but this takes us immediately to another question-how much labour will be involved in deciding whether
documents are, or are not, duplicates? Because our whole object being essentially the saving of expense we
clearly must not make the procedure involved by that saving itself too expensive'. H. Jenkinson, A Manual of
Archive Administrationincluding the problems of war archives and archive making (Oxford 1922) 120. Later
besteedden met name Frank Boles en Julia Marks Young aandacht aan het kostenaspect als variabele in
waardering en selectie. Zie F. Boles and J. Marks Young, 'Exploring the Black Box: The Appraisal of University
Administrative Records', American Archivist 48:2 (1985) 121-140.
59 Losey, 'Information Governance v Search'. En daarbij komt nog, zo schrijft Losey 'There is a definite dark
side to data destruction that many do not like to face. No one knows for sure when data has lost its value.
The meaningless email of yesterday about lunch at a certain restaurant could well have a surprise value in
the future'.
48
60 Ik kies ervoor om in de rest van de tekst het Engelse begrip curation te gebruiken omdat die term inmiddels
een bredere en specifiekere betekenis heeft dan het Nederlandse begrip beheer of slecht vertaalde curatie.
Bij curation staat beheer in het teken van het vergroten van de waarde van de beheerde objecten.
61 C. Jeurgens, 'Threats of the data-flood. An accountability perspective in the era of ubiquitous computing', in:
F. Smit, A. Glaudemans en R. Jonker (eds.), Archives in Liquid Times ('s-Gravenhage 2017) 196-210. Een
aantal aspecten hiervan heb ik aangehaald in C. Jeurgens, 'Op de agenda in Seoul: archieven en ubiquitous
computing', Archievenblad 9 (2016) 20-23.
62 Zie ook F. Upward, B. Reed, G. Oliver en J. Evans, 'Recordkeeping informatics: re-figuring a discipline in
crisis with a single-minded approach', Records Management Journal 23:1 (2013) 27-50.
63 T.H.P.M. Thomassen, 'Een korte introductie in de archivistiek', in: Paradigma. Naar een nieuw paradigma in
de archivistiek ('s-Gravenhage 1999) 12.
64 Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, iOverheid (Amsterdam 2011) 193-194.
65 Uitspraak Hoge Raad, 24 februari 2017, http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:HR:2017:288.
66 M. Martijn en D. Tokmetzis, Je hebt wél iets te verbergen. Over het levensbelang van privacy (Zutphen 2016).
Eerder beschreef Tokmetzis in zijn boek De digitale schaduw. Hoe het verlies van privacy en de opkomst van
digitale profielen uw leven beïnvloeden (Houten 2012) hoe achter de schermen steeds meer informatiestromen
worden samengevoegd en wij geleidelijk een omvangrijke digitale schaduw opbouwen, 'een weerspiegeling
van onszelf in databases' (p. 61).
49
