Dat is ook wat PIVOT48 en Gewaardeerd Verleden49 met elkaar gemeen hebben: het
ging in beide gevallen over inhoudelijke en methodische aspecten van waardering en
selectie. Beide benaderingen waren ook weer een antwoord op eigentijdse kwesties.
PIVOT was een antwoord op de vraag op welke wijze in een korte tijd een in omvang
ongekend grote hoeveelheid archiefbescheiden met behoud van voldoende kwaliteit
kon worden geselecteerd om het overheidshandelen te kunnen reconstrueren. Die
noodzaak vloeide voort uit de naderende Archiefwetswijziging, waarbij de overbren
gingstermijn zou worden verkort tot 20 jaar. De PIVOT-methode leidde tot een
geheel nieuwe, functionele benadering met een eigen terminologie en instrumen
tarium zoals de methode institutioneel onderzoek, handelingen als object van
waardering en basisselectiedocumenten als het systematische overzicht van hande
lingen per actor.
Gewaardeerd Verleden en de daaruit voortgekomen methodiekontwikkeling kan
gezien worden als een reactie op PIVOT. In het advies Het tekort van het Teveel uit
2005 van de Raad voor Cultuur werd PIVOT als te eenzijdig vanuit een overheersend
overheidsperspectief vormgegeven selectiemethodiek aangemerkt.50 Dit advies
vormde samen met de Kabinetsvisie Informatie op Orde, die het startsein was voor
een omvangrijke operatie om de informatiehuishouding van de rijksoverheid 'op
orde' te brengen, de aanleiding om het bestaande selectiebeleid opnieuw tegen het
licht te houden. Het visiedocument Gewaardeerd Verleden is vanuit die behoefte
tot stand gekomen.
Het advies van de Raad voor Cultuur en het visiedocument Gewaardeerd Verleden
dragen onmiskenbaar de sporen van het eerder besproken postmoderne gedachte
goed. Het Tekort van het Teveel spreekt in termen van noodzaak van pluriformiteit en
diversiteit en schrijft dat de werkelijke betekenis van het te selecteren archief is dat
het 'elk individu, elke maatschappelijke groepering en de samenleving in staat stelt
te ontdekken wat zijn geschiedenis is'.51 Het is in die zin dan ook een duidelijke
reactie op de misschien nog het beste als modernistisch te kenschetsen benadering
van de PIVOT-methodiek. PIVOT beperkte zich tot een overheidsperspectief en
ontleedde het overheidshandelen op een functionele manier op basis van een nauw
gezette analyse van wet- en regelgeving vanuit de gedachte dat alle overheidshande
len hierop teruggevoerd kan worden. Gewaardeerd Verleden bepleit juist een meer
integrale benadering door niet alleen vanuit het overheidsperspectief te waarderen
en te selecteren, maar juist te proberen om de veelheid aan belangen en invalshoeken
ook in de uiteindelijke waardering en selectie terug te laten komen. Daarin paste de
gedachte dat het belangrijk was om een minder rigide onderscheid te maken tussen
overheidsarchieven en particuliere archieven. Zoals gezegd ging het in beide benade
ringen om een inhoudelijke invalshoek en de daarbij horende methodiekontwikke
ling. Het debat ging eigenlijk nooit over het onderliggende principe van selectie van
overheidsarchieven volgens het binaire model dat gebaseerd is op vernietigen of
bewaren.52 Toch is er alle reden om over dit onderliggende beginsel na te denken,
aangezien de problematische kanten van het model steeds duidelijker aan de opper
vlakte treden. Niet voor niets constateerde het eerdergenoemde schrijversduo Bram
en Titia van der Werf dat de bestaande selectiemechanismen niet langer voldoen.
6. Het failliet van het bestaande model
De werking van het bestaande selectiemodel voor archiefbescheiden van overheids
organen is dus gebaseerd op het idee dat een overheidsorgaan overzicht heeft over de
informatie vastgelegd in documenten die het vormt en ontvangt en deze zodanig
geordend en toegankelijk heeft dat deze zonder al te veel moeite geïdentificeerd kan
worden. Dit wordt door de almaar uitdijende hoeveelheid gegevens die door over
heidsorganen wordt vastgelegd, uitgewisseld en gebruikt echter steeds ingewikkelder.
Vernietigen van overheidsinformatie is immers slechts toegestaan wanneer deze aan
de hand van een selectielijst kan worden geïdentificeerd. Het zijn als het ware twee
raderen die in elkaar grijpen: de ordening van de informatie aan de ene kant en de
categorieën die de selectielijst hanteert aan de andere kant. Hoe beter deze raderen
op elkaar zijn afgestemd, des te eenvoudiger het is om selectie volgens dit principe te
organiseren en uit te voeren. Bij administraties van beperkte omvang of organisaties
die betrekkelijk eenvoudige, goed te definiëren en veelal repeterende processen uit
voeren waarbij vooral gelijksoortige en goed af te bakenen informatie wordt gegene
reerd, werkt dit over het algemeen goed. Ordeningsplannen, coderingstabellen en
metadata-schema's vormen het basisgereedschap om greep te hebben op de informa
tie.53 Dat het model echter vaak in schril contrast staat met de moeizame wijze
waarmee het (digitale) archiefbeheer wordt vormgegeven, blijkt duidelijk uit de
rapportages van de Erfgoedinspectie. Bij herhaling luidt deze instantie de noodklok
over de kwaliteit van digitale archivering54 en in 2016 stelde zij bijvoorbeeld vast
dat bij de Nationale Politie de digitale informatie 'in een veelheid aan informatie
systemen (wordt) opgeslagen; politie-informatie in operationele systemen, HRM- en
financiële informatie in bedrijfsvoeringsapplicaties en digitale documenten en
audiovisuele bestanden op netwerkschijven. E-mail wordt incidenteel gearchiveerd
als daar aanleiding toe is, maar dan in uitgeprinte vorm'.55 Hoewel precieze cijfers
ontbreken, is het wel duidelijk dat slechts een fractie van de informatie die door
organisaties wordt gevormd en ontvangen, zodanig wordt beheerd dat selectie zonder
al te veel moeite kan plaatsvinden. James Lappin, consultant op het terrein van
records management, stelde onlangs vast dat bij een grote organisatie met een sterk
ontwikkeld programma op het gebied van records management 'only 4% of the
records of the institution were under the protection and control of their retention
theorie
48 PIVOT is het acroniem voor Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn. In het kader van de nieuwe
Archiefwet 1995 waarbij de overbrengingstermijn van overheidsarchieven van 50 naar 20 jaar werd terug
gebracht is onder de naam PIVOT een methode van macroselectie ontwikkeld. Meer hierover zie A.E.M.
Jonker, 'Macroappraisal in the Netherlands. The First Ten Years, 1991-2001, and beyond', Archival Science 5
(2005) 203-218.
49 K.J.P.F.M. Jeurgens, A.C.V.M. Bongenaar en M.C. Windhorst, Gewaardeerd Verleden. Bouwstenen voor een
nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven (Den Haag 2007). Het rapport was het resultaat van een
opdracht van de algemene rijksarchivaris aan een brede commissie van archivarissen, historici en informa
tiespecialisten om een nieuwe visie op waardering en selectie van archieven te ontwikkelen. De opdracht
vloeide voort uit de Kabinetsvisie Informatie op Orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie die tot doel
had de gebrekkige informatiehuishouding van de rijksoverheid te verbeteren.
50 Raad voor Cultuur, Het Tekort van het Teveel. Over de Rijksverantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed. Advies
Erfgoedselectiebeleid deel I en deel II (Den Haag 2005) 22.
46
charles jeurgens waarderen en selecteren van overheidsarchieven onder druk:
naar een pragmatisch selectiemodel?
51 Ibidem, 20. Het komt ook terug in de geformuleerde selectiedoelstelling in Gewaardeerd Verleden en is in die
zin juist een poging, om in de woorden van Thomassen te blijven, te voorkomen dat er vanuit 'eenheids-
denken' homogene collecties zouden worden opgebouwd. Het doel was juist om op methodische wijze de
heterogeniteit van collecties te bevorderen. Zie Gewaardeerd Verleden, 37-38.
52 De Raad voor Cultuur besteedde in zijn advies Slagen in waardering en selectie. Advies over en nieuwe waarde
ring- en selectieaanpak van de archieven (Den Haag 2011) weliswaar aandacht aan het vraagstuk van digitale
selectie, maar stelde daarin het vigerende principe van vernietigen en bewaren niet ter discussie.
53 De meest dwingende eis die de archiefwetgeving in artikel 19 van de Archiefregeling stelt is dat voor te
bewaren archiefbescheiden een metagegevensschema dient te worden vastgelegd zoals bedoeld in NEN-ISO
23081:2006.
54 Erfgoedinspectie, Onvoltooid Digitaal. De kwaliteit van de digitale archieven bij de organisaties van de
rijksoverheid ('s-Gravenhage 2015).
55 Erfgoedinspectie, De Nationale Politie. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het
digitale archief ('s-Gravenhage 2016) 13.
47