Evidential
Dimension 1
CREATE
Dimension 2
CAPTURE
Identity
Transactionalty
Dimension 4
PLURALISE
Dimension 3
ORGANISE
Recordkeeping
containers
5. Macroselectie
theorie
Collective Memory
Corporate/
Individual Memory
Evidence
Trace
Actor(s)
nit(s)
nstitution
/Purpos!
[Archival]
Document
Record(s)
Archive
Archives
Diagram 1. Het records continuum-model48
Waardering wordt geconcipieerd als een set van continue, terugkerende en geïnte
greerde processen binnen de vier dimensies van het records continuum. Deze zich
herhalende processen bepalen welke documenten als archiefdocumenten worden
vastgelegd en welke documenten in hun context geplaatst moeten worden om bete
kenis te behouden.49 In het continuum-denken moeten archivarissen en informatie
beheerders samen de rol van recordkeeping professionals vervullen en informatie- en
archiefbeheerssystemen opzetten die garanderen dat documenten vanaf hun creatie
hun veelvuldige doeleinden kunnen bereiken, op het moment zelf én na verloop van
tijd. Archivarissen interveniëren, naar analogie van Bearman, in het archiefvor
mingsproces en zijn actief betrokken bij de ontwikkeling van archief- en informatie
beheerssystemen. De traditionele selectiemethoden die worden toegepast aan het
einde van de semi-dynamische fase, worden als ontoereikend beschouwd.
Het continuum-denken werd geïntegreerd in de Australian Standard on Records
Management (AS 4390) uit 1996. Hoewel de titel anders doet vermoeden, heeft deze
norm betrekking op het beheren van documenten van bij hun creatie tot en met hun
definitieve bewaring. Dit wordt omschreven als recordkeeping, waaronder zowel
documentbeheer (records management) als archiefbeheer wordt verstaan.50
30
paul drossens geschifte geschiedenis. visies op archiefwaardering in de westerse wereld
Omstreeks 1990 ontstonden nagenoeg gelijktijdig, maar los van elkaar, in Nederland
en Canada twee denkrichtingen die de focus van waardering verschoven van de
archiefdocumenten naar de functies en handelingen waaruit ze voortvloeiden.
Beiden waren globale, holistische macroselectiebenaderingen die top-down tewerk
gingen. De doelstellingen en de aanpak verschilden echter fundamenteel.
5.1. De overheid als uitgangspunt
In Nederland ging in 1991 het PIVOT-project (Project Invoering Verkorting
Overbrengingstermijn) van start, dat was belast met het realiseren van een inhaal
beweging op het vlak van de selectie en verwerving van de archieven van de centrale
overheid. Hiertoe werd een functionele macroselectiebenadering uitgewerkt, de
Methode Institutioneel Onderzoek, waarbij het handelen van de overheid centraal
stond. De achterliggende idee was dat archieven zo sneller en efficiënter konden
geselecteerd worden dan met de klassieke methode van microselectie. Door te focus
sen op de handelingen van de overheid in plaats van op de documenten zelf zou een
vollediger beeld van het overheidshandelen worden gecreëerd. De waardering bleef
uitsluitend beperkt tot de handelingen. Analyse en onderzoek van de archiefvorming
werd als overbodig gezien. Op basis van de via het institutioneel en functioneel
onderzoek in kaart gebrachte handelingen kon immers achterhaald worden welke
archiefneerslag er in principe zou moeten (geweest) zijn. Naar de vorm, ordening of
locatie van de neerslag moest niet worden gekeken. Eens een handeling de waarde
ring 'bewaren' of 'vernietigen' kreeg, werd alle hieruit voortvloeiende neerslag inte
graal onderworpen aan deze beslissing.
De doelstelling van PIVOT en de Nederlandse Rijksarchiefdienst was om via waarde
ring en selectie een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen moge
lijk te maken. Hierbij werd van de hypothese uitgegaan dat de voornaamste
overheidshandelingen ook de in historisch opzicht belangrijkste informatie zouden
opleveren en dat routinehandelingen onbelangrijke informatie voortbrengen.
Beleidsvorming werd belangrijk geacht en dus bewaarde men quasi alle neerslag van
handelingen die betrekking hadden op de voorbereiding, de vaststelling en de evalu
atie van het beleid. Neerslag van uitvoerende handelingen werd doorgaans geselec
teerd ter vernietiging. Bij de waardering speelde vooral de 'institutioneel-historische'
waarde (evidential value) een rol.
5.2. De samenleving als uitgangspunt
5.2.1. Hans Booms
In de Verenigde Staten heeft Gerald Ham met zijn pleidooi voor een grotere aandacht
voor de samenleving vanaf het midden van de jaren 1970 het waarderingsdenken
van heel wat archivarissen gestimuleerd (cf. supra). Ongeveer gelijktijdig met Ham
concipieerde Hans Booms aan de andere kant van de oceaan een selectiemodel dat
48 Overgenomen uit: F. Upward, 'Modelling the continuum as paradigm shift in recordkeeping and archiving
processes, and beyond - a personal reflection', Records Management Journal (2001). Dit is een geactualiseer
de versie van het oorspronkelijke model dat in 1997 door Frank Upward werd voorgesteld in het artikel
'Structuring the Records Continuum. Part Two: Structuration Theory and Recordkeeping', Archives and
Manuscripts 25:1 (1997).
49 S. McKemmish, B. Reed en M. Piggott, 'The Archives', in: S. McKemmish, M. Piggott, B. Reed en F. Upward
(eds.), Archives: Recordkeeping in society (Wagga Wagga 2005) 175.
50 Het continuumdenken werd niet overgenomen in de International Standard on Records Management (ISO
15489) die in 2001 werd ontwikkeld. Hoewel de ISO 15489-norm de AS 4390-norm als uitgangspunt heeft
genomen, beperkt deze zich uitsluitend tot records management.
31
