paul drossens geschifte geschiedenis. visies op archiefwaardering in de westerse wereld
Hoewel de archivaris op het vlak van waardering geen of weinig inspraak mag
hebben, erkennen de navolgers van Jenkinson wel dat hij tot op een bepaald niveau
moet toezien op het archiefvormingsproces. De archivaris vervult in wezen de rol
van tussenpersoon tussen de archiefvormer en de gebruikers. Hij is een 'facilitator of
public memory making and keeping'. Wat niet wil zeggen dat hij mag handelen als
archiefvormer.37 Bij de ontwikkeling van archiefsystemen is het niet de taak van de
archivaris om vorm, structuur en inhoud van documenten vast te leggen, maar wel
om normen en vereisten vast te stellen die het mogelijk maken de omstandigheden
van creatie en bewaring te reconstrueren. Gestructureerde en gestandaardiseerde
processen en controlemechanismen vormen een garantie dat de procedures zijn
gevolgd en dat de documenten betrouwbaar zijn. Bovendien is het noodzakelijk dat
de processen de contextuele informatie vastleggen en bewaren. Zonder deze contex
tuele informatie zijn documenten vanuit administratief, juridisch of cultureel
oogpunt immers waardeloos. De archivaris moet erop toezien dat de mogelijkheid
om de context te vatten in het systeem is ingebouwd. Dit zal toelaten om een
compact, onbelemmerd, betekenisvol, compleet, effectief en betrouwbaar bewijs van
de daden van de samenleving in ontvangst te nemen eens het de archiefdrempel
overschrijdt en het te bewaren en beschikbaar te stellen binnen zijn administratieve
en documentaire context.38
4.2. De Amerikaanse post-custodialisten
Tegenover het UBC-kamp stonden de 'post-custodialisten', met als voornaamste
protagonist David Bearman en in zijn zog Richard Cox en Wendy Duff. Volgens hen
verschilden digitale documenten zodanig van papieren documenten dat het beheer
een totale herziening, ja zelfs een 'heruitvinding',39 vergde van het archiefdenken.
Zij vervingen het traditionele model van de archieflevenscyclus door een continuum
en bepleitten een nauwe samenwerking tussen records managers en archivarissen.
Dit continuum omvatte de creatie, de ordening, de oplijsting, de selectie, het onder
houd en het gebruik van documenten, en impliceerde de betrokkenheid van archiva
rissen en records managers bij elke fase.40 Het traditionele onderscheid tussen
dynamische, semi-dynamische en statische documenten werd niet langer gemaakt.
Een logisch gevolg hiervan was dat ook de bewaring van statische documenten door
een archiefinstelling niet langer als noodzakelijk werd gezien.41 De traditionele over
dracht van custody leidde enkel tot het verwijderen van documenten uit hun origi
nele informatie- en archiefbeheerssystemen en dus uit de context die noodzakelijk is
om ze correct te interpreteren. De post-custodialisten wensten de focus te verschui
ven 'van het daadwerkelijk beheer van documenten in archiefbewaarplaatsen
naar controle op afstand van documenten op computernetwerken bij de overheid of
in de bedrijfswereld'.42 Archieven zouden evolueren van gebouwen waarin oude
28
documenten worden bewaard, naar access hubs en auditing centres die toegang
bieden en controle uitoefenen op de documenten die door de archiefvormende
instantie binnen de oorspronkelijke digitale omgeving worden beheerd. Het streef
doel was 'virtuele archieven, zonder muren'.43 Archivarissen moesten zich herposi-
tioneren en evolueren 'van bewaarders van fysieke objecten naar adviseurs die
samenwerken met technologie-ontwikkelaars, juristen en diverse controle-
organen'.44
Een uitvloeisel van het continuum-denken was dat waardering en selectie niet meer
plaatsvonden aan het einde van de semi-dynamische fase. De focus moest niet
langer worden gericht op de documenten en hun inhoud, maar op de bredere
context waarbinnen de documenten werden gecreëerd. Het bestemmingsbeginsel
(the principle of provenance), dat sinds het begin van de 20ste eeuw richtinggevend is
voor de beschrijving van archief, moest nu ook worden toegepast bij de waardering
ervan. Bovendien was pro-actief zijn de boodschap. De aandacht moest gaan naar de
functies en processen die aan de basis lagen van de creatie van documenten, nog
vóór er sprake was van te waarderen inhoud.45 Waardering moest bijgevolg plaats
vinden in de ontwikkelingsfase van de documenten, op het moment dat de archief
vormers informatie- en archiefbeheerssystemen concipiëren. In tegenstelling tot de
UBC-school oordeelden de post-custodialisten dat de inbreng van de archivaris niet
beperkt moest blijven tot monitoring. Zij bepleitten een actieve inmenging in de
creatie en het beheer van alle documenten en zetten zich af tegen Jenkinsons notie
van neutraliteit en van de archivaris als onpartijdige bewaarder van de waarheid.
Archivarissen moesten betrokken worden bij de ontwikkeling van archiefsystemen
en erop toezien dat functionele archiefvereisten in informatiesystemen werden
geïncorporeerd.
4.3. Het records continuum in Australië
Met het stopzetten van het Pitt-project kwam ook een einde aan de bijdrage van de
Amerikaanse post-custodialisten aan de hele waarderingsdiscussie. De projectleden
(Richard Cox, Wendy Duff en anderen) gingen elk hun weg.46 Ook David Bearman
verdween van het toneel. Dit nam echter niet weg dat zijn ideeën elders ingang
vonden. Bearman onderhield vanaf het begin van de jaren 1990 nauwe contacten
met de Australische archiefgemeenschap. Zijn innovatieve en vaak controversiële
ideeën werden hier overgenomen, aangevuld en verder uitgewerkt. Eén van de meest
opmerkelijke realisaties was de ontwikkeling van het records continuum-model, dat
kan omschreven worden als 'een Australische synthese en uitbreiding van een
waaier aan post-custodiale concepten'.47 Het model werd ontwikkeld aan de Monash
University door Frank Upward en Sue McKemmish.
29
theorie
37 Duranti is bijvoorbeeld sterk gekant tegen de praktijk van documentatiestrategen om lacunes in het bron
nenmateriaal te vullen door zelf over te gaan tot archiefvorming: 'Documents purposely created to provide
evidence of oral actions must not be included in the societal archives. They do not constitute evidence but
interpretation, and their inclusion among archival material would be an infringement of our historical
accountability' (ibidem, 343).
38 L. Duranti, 'Commentary', The American Archivist 57:1 (1994) 38-39.
39 Naar analogie met D. Bearman en M. Hedstrom, 'Reinventing Archives for Electronic Records: Alternative
Service Delivery Options', in: M. Hedstrom (ed.), Electronic Records Management Program Strategies
(Pittsburgh 1993) 82-98.
40 R. Cox, 'What's In A Name? Archives as a Multi-faceted Term in the Information Professions', Records
Retrieval Report 11 (1995) 1-15.
41 D. Bearman, 'An Indefensible Bastion: Archives as a Repository in the Electronic Age', in: D. Bearman (ed.),
Archival Management of Electronic Records (Pittsburgh 1991) 14-24. Vanuit het UBC-kamp werd op deze
post-custodiale visie felle kritiek geuit. Zie onder meer: L. Duranti, 'Archives as a Place', Archives and
Manuscripts 24:2 (1996) 242-25 5 en T. Eastwood, 'Should Creating Agencies Keep Electronic Records
Indefinitely?', Archives and Manuscripts 24:2 (1996) 256-267.
42 T. Cook, 'What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift',
Archivaria 43 (1997) 42.
43 T. Cook, 'Electronic Records, Paper Minds: The revolution in information management and archives in the
post-custodial and post-modernist era', Archives and Manuscripts 22:2 (1994) 314.
44 A. Stapleton, 'Continuum in Context: Post-Eighteenth Century Archival Theory and the Records Continuum
Model', Archifacts (2005) 28.
45 D. Bearman, 'Archival strategies', The American Archivist 58:4 (1995) 399.
46 D. Bearman, 'Moments of Risk: Identifying Threats to Electronic Records', Archivaria 62 (2006) 21.
47 A. Stapleton, art. cit., 21.