paul drossens geschifte geschiedenis. visies op archiefwaardering in de westerse wereld
na te gaan welke segmenten van de samenleving door hun eigen instellingen konden
gedocumenteerd worden. Pas nadat aan de hand van de institutionele functionele
analyse de archiefdocumenten van de eigen organisatie waren gewaardeerd, kon de
archivaris goed geïnformeerd deelnemen aan een bredere, interinstitutionele docu-
mentatiestrategie met het oog op de lokalisatie van gerelateerde documenten die het
eigen archief konden aanvullen of vervolledigen. Institutionele functionele analyse
en de documentatiestrategie waren in feite twee afzonderlijke, elkaar ondersteunen
de technieken.32
Selectie moest volgens haar aanvangen met een analyse van de context waarbinnen
archiefdocumenten waren tot stand gekomen en niet, zoals traditioneel het geval
was, met een onderzoek van specifieke archiefreeksen. Zij opteerde bovendien voor
een functionele benadering in plaats van een structurele. Aan de hand van functio
nele analyse op institutioneel niveau konden bepaalde problemen waarmee de struc
turele benadering te kampen had, zoals wijzigende organisatiestructuren en
personeelsverschuivingen, vermeden worden. In navolging van David Bearman en
Richard Lytle, die het gebruik van functies voor archiefbeschrijving promootten,33
wenste Samuels aan te tonen dat functioneel onderzoek ook van nut kon zijn voor
archiefwaardering. Inzicht in de functies van een archiefvormende instantie resul
teerde in betere selectiebeslissingen.
Samuels paste haar methode toe op hogescholen en universiteiten, een terrein waar
ze goed mee vertrouwd was. Ze identificeerde een zevental kernfuncties die door alle
hogescholen en universiteiten werden uitgevoerd, zoals kennisoverdracht en het
verrichten van onderzoek, en onderzocht welke handelingen en bronnenreeksen
hieruit voortvloeiden. Indien bepaalde functies lacunes op het vlak van archiefvor
ming vertoonden, kon getracht worden om deze alsnog op te vullen door bewust
documenten te creëren. Dit kon aan de hand van mondelinge geschiedenis, het foto
graferen of filmen van lezingen en colleges, het verzamelen van notitieboekjes van
studenten etcetera. De archivaris vervulde hierbij de actieve rol van documentalist.34
4. De accentverschuiving van content naar evidence
Terwijl documentatiestrategen worstelden met methodologische problemen, lagen
belangrijke veranderingen, zoals de openbaarheidswetgeving en de digitale informa
tierevolutie, bij andere archivarissen aan de basis van een herwaardering van de
bewijswaarde en een heropleving van Jenkinsons gedachtengoed. Deze evidentialists
meenden dat archieven voornamelijk de administratieve noden van de archiefvor
mers dienden en legden de nadruk op aansprakelijkheid (accountability) en de
bewijskracht van archieven. Archiefdocumenten zijn volgens hen het bewijs van
handelingen of processen. Zij worden gecreëerd om een spoor na te laten dat toelaat
een beslissing te reconstrueren en de aansprakelijkheid na te gaan. Aangezien docu
menten worden gecreëerd en beheerd voor operationele noden, is het culturele nut
en de informatiewaarde ervan ondergeschikt. Context staat centraal, niet de
inhoud. Archivarissen hebben veel te lang geloofd dat hun hoofdtaak een culturele
opdracht was, terwijl de eigenlijke opdracht vooral bestaat uit de vrijwaring van het
essentiële bewijs van organisaties. Zij beheren archieven om de bewijskracht van
processen en handelingen vast te leggen en beschikbaar te stellen voor wettelijke
doeleinden. De uiteindelijke doelstelling is het garanderen dat de samenleving
beschikt over een geheugen dat moeilijk gemanipuleerd kan worden.
Hoewel de evidentialists als groep deze algemene uitgangspunten deelden, bestond er
niet over alles een consensus. Men kan twee strekkingen onderscheiden die op een
aantal vlakken diametraal tegenover elkaar stonden. Enerzijds stonden een aantal
fervente navolgers van Jenkinson, de zogenaamde neo-Jenkinsonians, die voorname
lijk verbonden waren aan de University of British Columbia (UBC) in Vancouver.
Aan de andere kant stonden de post-custodialists, met David Bearman, zijn collega's
van de University of Pittsburgh en een groep gelijkgestemde archivarissen uit
Australië. Beide groepen hadden een fundamenteel verschillende visie op een aantal
wezenlijke aspecten van het archiefwezen, zoals de levenscyclus, waardering en selec
tie, en de plaats van en verantwoordelijke voor de bewaring (custody). Deze verschil
lende visies kwamen vooral aan het licht tijdens hun zoektocht naar en het debat
over de beste manier om digitale documenten te beheren en te bewaren. Beide
groepen voerden midden jaren 1990, los van elkaar, uitgebreid onderzoek naar de
noodzakelijke vereisten voor het beheer van digitale documenten. Het UBC-project
met als werktitel The Preservation of the Integrity of Electronic Records liep van april
1994 tot maart 1997 en beoogde methoden vast te stellen om de betrouwbaarheid en
authenticiteit van digitale documenten te garanderen op basis van concepten en
principes uit de diplomatiek en de archivistiek. De doelstelling van het zogenaamde
'Pitt-project', dat liep van februari 1993 tot augustus 1996, was het expliciet definië
ren van de noodzakelijke vereisten voor document- en archiefbeheerssystemen opdat
archivarissen konden tussenkomen in het beleid van de organisatie, het systeemont
werp en de implementatie van het programma om zo de creatie van documenten te
garanderen, hun integriteit te bewaren en de toegankelijkheid mogelijk te maken.35
De aanpak en uitgangspunten van beide scholen verschilden aanzienlijk.
4.1. De UBC-school
De UBC-school, met Terry Eastwood, Heather MacNeil en Luciana Duranti, bena
derde de problematiek vanuit een bottom-up perspectief en hanteerde principes uit
de diplomatiek en de archiefwetenschap om onderzoek te verrichten naar de aard
van digitale documenten en de vereiste omstandigheden voor het garanderen van de
betrouwbaarheid ervan tijdens de dynamische en semi-dynamische fase. Zij onder
schreven het traditionele levenscyclusmodel en het concept van langetermijn-
bewaring door een archiefdienst.
De UBC-school benadrukte de continuïteit van de archieftheorie en onderschreef
uitdrukkelijk Jenkinsons opvattingen. De fysieke en intellectuele bewaring van
archief werd gezien als de exclusieve bevoegdheid van de archivaris. De betrokken
heid van de archivaris bij waardering en selectie bleef echter een gevoelige kwestie.
Net als Jenkinson meent Duranti dat de archivaris geen waardeoordeel mag vellen
over documenten: 'Attributing value would mean to renounce impartiality,
endorse ideology, and consciously and arbitrarily alter the societal record'.36
Waardering moet aan het begin van de levenscyclus gebeuren en is gebaseerd op
de juridische en administratieve noden van de archiefvormende instantie.
theorie
32 J. Marshall, 'Documentation Strategies in the Twenty-first Century? Rethinking Institutional Priorities and
Professional Limitations', Archival Issues 23 (1998) 63; H. Samuels, 'Improving our Disposition:
Documentation Strategy', Archivaria 33 (1991-1992) 127.
33 D. Bearman, R. Lytle, 'The power of the principle of provenance', Archivaria 21 (1985-1986) 14-27.
26
34 H. Samuels, 'Drinking from the fire hose: Documenting education at MIT', Archives and Manuscripts 25:1
(1997) 39.
35 P. Marsden, 'When is the Future? Comparative Notes on the Electronic-Recordkeeping Projects of the
University of Pittsburgh and the University of British Columbia', Archivaria 43 (1997) 159.
36 L. Duranti, 'The Concept of Appraisal and Archival Theory', The American Archivist 57:2 (1994) 344.
27