Samenwerking op langer lopende dossiers schept continuïteit. Die wordt bereikt
door gericht relatiemanagement. Onder het SIO functioneert vrijwel continu een
'tactische laag'. Zo vindt periodiek een regulier overleg plaats tussen relatiemanagers
van het Nationaal Archief en medewerkers van de CIO-office van de zorgdrager. Als
daarbij ook telkens dezelfde personen aanspreekpunt zijn, kan een vaste werkrelatie
ontstaan waarbij men elkaar tussentijds weet te vinden als dat nodig is. Rond het
SIO verlopen het opstellen van de agenda en de verslaglegging (bij toerbeurt) volgens
een gezamenlijke procedure met vaste momenten voor intern en extern afstem
mingsoverleg en terugkoppeling.
Relatiemanagers houden ook binnen het Nationaal Archief de vingers aan de pols bij
andere afdelingen die in het SIO gemaakte afspraken uitvoeren. Dat gaat ook op voor
de behandeling van selectielijsten. Een selectielijst wordt niet formeel-wettelijk vast
gesteld in het SIO, wel is dat de plek om een definitief ontwerp goed te keuren en om
de inbreng van de externe deskundige te bespreken. Inhoudelijk overleg over een
selectielijst vindt in de regel plaats buiten het SIO, tussen betrokken medewerkers
van het Nationaal Archief, de zorgdrager en de externe deskundige. Het gaat hierbij
feitelijk om een voortzetting van het 'oude' driehoeksoverleg, dat zich nu binnen de
context van het SIO voltrekt. Een nieuwe ontwikkeling is dat wordt samengewerkt bij
het uitvoeren van de hotspot-monitor en het opstellen van hotspot-lijsten. Ook wat
betreft waardering en selectie zien we dus dat het SIO eigenlijk het topje van de
ijsberg is. Sterker nog: het SIO kan als periodiek ketenoverleg alleen goed werken als
daarnaast tussen ketenpartners op tactisch en operationeel niveau continu wordt
samengewerkt. Anderzijds kan die samenwerking niet succesvol zijn zonder de
sturing vanuit het SIO.
De maatschappelijke component
Op grond van de eerste ervaringen kan worden vastgesteld dat de strategische en de
ketengerichte component redelijk tot goed uit de verf komen. Hetzelfde kan niet
worden gezegd van de maatschappelijke inbreng. Externe deskundigheid is alleen
verplicht bij het SIO over een selectielijst. Dan moet dus een door beide ketenpart
ners geschikt geachte deskundige worden gezocht. Zoals te verwachten was, valt het
in de praktijk niet mee om de bijzondere eisen van deskundigheid en de onafhanke
lijkheid in één enkele persoon te combineren. Wel ontstaat langzamerhand een pool
van geschikte deskundigen, waaruit ook voor toekomstige gevallen kan worden
geput. Bij het zoeken van nieuwe externe deskundigen gaat de voorkeur dan ook uit
naar iemand die inzetbaar is voor een aantal zorgdragers op eenzelfde of verwant
beleidsterrein.
De externe deskundige staat bij het beoordelen van een ontwerpselectielijst qua
kennis en inzicht inzake de informatiehuishouding op achterstand vergeleken met
de specialisten van de kant van zorgdrager en archivaris. Nog te weinig wordt onder
kend dat deze functionaris daarom ook expertise van hun kant nodig heeft om zijn
werk goed te kunnen doen. Deze ondersteuning wordt niet actief aangeboden.
Noch wordt bij de benoeming van een deskundige gelet op diens competenties om
expertise of ondersteuning te organiseren. Ook zijn geen gevallen bekend waarin
getracht is om de inbreng van externe deskundigheid te verbeteren door niet één
expert maar twee of meer deskundigen te benoemen. Bij dit alles kan op de achter
grond meespelen dat de deskundige door de andere ketenpartners nog teveel als
adviseur wordt gezien. Dat wordt in de hand gewerkt doordat de deskundige vaak pas
in een later stadium in het proces wordt betrokken, nadat er al overleg heeft plaats
gevonden tussen zorgdrager en archivaris over een selectielijst. Zo blijft zijn rol die
van een incidentele passant, die op een bepaald moment in de procedure komt
opdraven. Dit wordt nog eens versterkt door het feit dat de inbreng van de externe
deskundige vaak beperkt blijft tot een schriftelijk commentaar.
Hoewel externe deskundigheid alleen verplicht is als het gaat om een selectielijst, zet
het Archiefbesluit 1995 de deur open om ook bij andere onderwerpen van het SIO
maatschappelijke inbreng te bereiken. Dat gebeurt momenteel niet. Het brede SIO is
nu nog een dialoog tussen twee informatiebeheerders. Van een 'trias informatica' is
geen sprake, hoewel onderwerpen als actieve openbaarheid, vervroegde overbrenging
en privacy zich bij uitstek lenen om ook vanuit burgerperspectief te bespreken. Wel is
te verwachten dat de maatschappelijke component aan gewicht wint als externe
deskundigheid ook wordt ingewonnen bij het SIO over de periodieke vaststelling van
een lijst van hotspots. Wat dat betreft lijken decentrale overheden vooruitstrevender
en creatiever dan het Rijk. In de al genoemde handleiding voor de decentrale hot
spotmonitor spreekt het vanzelf dat overheden die een lokale hotspotlijst willen
opstellen, daarbij ook burgers betrekken. Dit ligt ook voor de hand, omdat de
hotspot-monitor (mede) gaat over de relatie tussen burger en overheid, waar de
externe deskundigheid nu juist voor is bedoeld. Het is daarom zaak dat verdere
implementatie van de hotspot-monitor bij de centrale overheid eveneens gepaard
gaat met het inzetten van externe deskundigheid. Die kan trouwens andere vormen
aannemen dan wat in het geval van een selectielijst is voorgeschreven. Denk bijvoor
beeld aan 'crowd sourcing', online panels en sociale media. Daarnaast stimuleert de
periodiciteit van de hotspot-monitor als aanvullend selectie-instrument dat externe
deskundigheid meer structureel betrokken raakt bij vraagstukken van waardering
en selectie van een zorgdrager.
Conclusies en aanbevelingen
De stapsgewijze invoering van het SIO heeft ertoe geleid dat een structureel keten
gericht overleg tot stand is gekomen tussen archiefvormer en archivaris. Door
grotere betrokkenheid van de ambtelijke top worden keuzes op strategisch niveau
gemaakt, gericht op een meer integrale ontwikkeling van de informatiehuishouding,
en wordt sturing gegeven aan onderliggende tactische besprekingen tussen specialis
ten. Er is intensief overleg ontstaan op en tussen verschillende niveaus over een
breed scala van onderwerpen. Waardering en selectie zijn goed te verknopen met
andere aspecten van een goede, geordende en toegankelijke staat van de (digitale)
informatiehuishouding. Openbaarheid blijft een heikel punt, maar daar werken ook
andere krachten op in. Dit alles is veelbelovend en toont dat de archivaris werkelijk
een positie vooraan in de digitale informatieketen heeft gekregen.
De wettelijke basis van het SIO is op dit moment beperkt tot het overleg over een
selectielijst. In die zin is het voornaamste doel van het SIO om selectiebeslissingen
tijdig en op het juiste niveau te nemen. Tot nu toe is nog niet duidelijk in hoeverre die
procedurele doelstelling feitelijk is behaald.65 Wel is bekend dat er inhoudelijk aan
nieuwe trends en ontwikkelingen
240
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
65 Momenteel wordt in opdracht van het ministerie van OCW een monitor ontwikkeld die het mogelijk moet
maken om te volgen in hoeverre de beleidsdoelen en -maatregelen uit de 'Selectiebrief' (waaronder het SIO)
in de praktijk worden gerealiseerd.
241
