De samenwerking tussen OCW en BZK die sinds Informatie op Orde is opgekomen
en zich sindsdien gestaag ontwikkelt, geeft de ARA als OCW-functionaris een
belangrijke steun in de rug voor strategische samenwerking binnen het Rijk in de
transitie naar digitaal archiveren. Momenteel gebeurt dat vooral in het programma
Rijk aan Informatie.
De departementale CIO's hebben bijna allemaal een functie in de bedrijfsvoering;
enkelen bevinden zich elders, in het stafcluster. Sommige CIO's hebben de hele
bedrijfsvoering in portefeuille, andere zijn daarbinnen specifiek verantwoordelijk
voor het informatiebeleid of uitsluitend het ICT-beleid. Verreweg de meesten hebben
de rang van directeur; sommigen zijn hoger gepositioneerd, bijvoorbeeld als plaats
vervangend secretaris-generaal; anderen lager, bijvoorbeeld als unitmanager ICT.
Grosso modo is de rol inderdaad op 'hoog ambtelijk niveau' belegd en bij een rele
vante functie, hoewel daarop dus uitzonderingen zijn.64
Al in de eerste ronde SlO's kwam naar voren dat geen enkele departementale CIO
strikt genomen als verantwoordelijke voor de gehele informatiehuishouding is aan
te merken. De CIO's bij het Rijk lijken niet het ruime mandaat en het brede taken
pakket te hebben van hun Amerikaanse federale collega's, waaraan wij eerder in
dit artikel aandacht hebben besteed. In de Nederlandse situatie zijn directeuren-
generaal en beleidsdirecteuren in de regel opdrachtgevers van specifieke ICT-
projecten. Op die manier geven zij niet alleen het informatiebeleid maar ook de
informatiehuishouding mede vorm. CIO's hebben wel een doorslaggevende inbreng
bij de start van projecten en een sterke adviserende rol tijdens de uitvoering. Maar
die inbreng concentreert zich in de regel tot zaken als beheersing van kosten en
risico's en zorg voor de toepassing van departementale of rijksbrede architectuur en
standaarden. Ook bij meer inhoudelijke taken, zoals de regie op initiatieven rond
open overheid, actieve openbaarheid en privacy ligt het primaat op departementaal
niveau eerder bij beleids- en stafdirecties dan bij de CIO.
Anderzijds vallen digitale archivering en informatiebeheer (inclusief de DIV) in de
regel wel onder de CIO. Er kan dus prima met de gemiddelde CIO worden overlegd
over kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Maar
voor zaken rond openbaarheid bij overbrenging, open data en actieve openbaarheid
zit de ARA niet altijd met de echte beslissers aan tafel. Het SIO is het vroegere
driehoeksoverleg qua niveau zeker ontstegen, maar je kunt niet spreken van een
gremium dat de regie voert over het informatiebeleid van de overheid. Wat in een
SIO kan worden besproken en besloten, hangt sterk af van de bevoegdheden en het
werkterrein van de CIO in kwestie.
Al met al moet worden gezegd dat de samenwerking van de ARA met de departemen
ten zich sinds PIVOT heeft ontwikkeld van een beperkte projectmatige tot een brede
structurele samenwerking. De inzet van het overleg op strategisch niveau is verruimd
van het wegwerken van papieren achterstanden tot het samen aanpakken van uit
eenlopende uitdagingen op het gebied van digitaal informatiebeheer.
De ketengerichte component
Het SIO van de ARA met de CIO-Rijk is weliswaar effectief op hoog strategisch
niveau, maar strikt genomen is dit geen ketenoverleg. Dat geldt wel voor de SIO's
met de departementale CIO's. Ten opzichte van elk departement heeft de ARA als
ketenpartner een aantal specifieke strategische dossiers onder handen, net zoals de
CIO dat heeft ten aanzien van het Nationaal Archief. Dat gaat bijvoorbeeld over aan
sluiting op het e-depot, overbrenging en uitplaatsing. In die context staat het overleg
in dienst van het welbegrepen eigenbelang. Dat wil zeggen dat knelpunten tijdig
worden gesignaleerd, mogelijke oplossingen worden geformuleerd, belangen worden
afgewogen en dat met elkaar wordt meegedacht om tot werkbare afspraken te
komen. Algemeen gesproken is het uitgangspunt van het SIO de ontwikkeling van de
digitale informatiehuishouding in relatie tot het Nationaal Archief als (digitale)
archiefbewaarplaats, waarbij het overleg tot op zekere hoogte, afhankelijk van
mandaat en werkterrein van de CIO, fungeert als sturingsmechanisme.
Essentieel voor het succes van het SIO zijn onderlinge gelijkwaardigheid en vertrou
wen tussen ARA en CIO. Daarnaast zijn continuïteit en periodiciteit belangrijke
voorwaarden. De gelijkwaardigheid is in beginsel gegeven. De ARA heeft ten opzichte
van een CIO geen hiërarchische verhouding of toezichtrelatie. Ieder heeft zijn eigen
verantwoordelijkheid en daartoe strekkend mandaat. De CIO hoeft de ARA niet te
rapporteren over knelpunten bij de informatiehuishouding.
Wel heeft de ARA in het SIO in zekere zin een 'dubbele pet op'. In het SIO over een
selectielijst neemt hij niet alleen deel als ketenpartner, hij is ook de functionaris die
aan het eind van de procedure in mandaat van de minister van OCW de selectielijst
(mede)vaststelt. Bij het SIO op rijksniveau doet dat geen afbreuk aan de formele
gelijkwaardigheid, omdat ook het betrokken departement zijn handtekening onder
het besluit tot vaststelling van een selectielijst moet zetten. Bij ZBO's is dat niet het
geval. Daar stelt alleen de ARA de lijst vast.
De ARA is daarnaast ook adviseur van de minister van OCW voor het (landelijke)
archiefbeleid. Dat betekent dat hij een zekere autoriteit met zich meebrengt in het
SIO. In verband daarmee vervult hij ook een aantal 'besteltaken', taken ten aanzien
van het Nederlandse archiefbestel. In dit kader gaat het om kennis en innovatie,
waarbij het Nationaal Archief gezaghebbende handreikingen, normenkaders en
standaarden op het gebied van digitaal archiveren ontwikkelt en onderhoudt.
De bestelfunctie van de ARA is een belangrijk bestanddeel van het periodieke SIO
met de CIO-Rijk. Daarbij gaat het per definitie over de informatiehuishouding van
het Rijk in haar algemeenheid.
Gelijkwaardigheid moet zich manifesteren. Dat gebeurt door voor het periodieke
SIO een gezamenlijke agenda op te stellen, daarvoor op gelijk niveau inbreng te
mobiliseren en toe te zien op het nakomen van gemaakte afspraken. Dit alles helpt
ook bij het creëren van onderling vertrouwen. Maar cruciaal voor dat vertrouwen is
dat partijen laten blijken met elkaar te willen meedenken en vooral waar mogelijk
tot goede samenwerking komen. Dat gebeurt met name door het gezamenlijk deel
nemen aan projecten en programma's rond innovatie van de informatiehuishou
ding met als doel elkaar aan te vullen en van elkaar te leren. Dat kan op verschillende
niveaus, bijvoorbeeld door een verkenning op het terrein van open data, kennis
deling over machine learning of een pilot rond e-mailarchivering. Conform het
pragmatische groeimodel van het SIO fungeert dit type samenwerking en kennis
uitwisseling in de eerste plaats als middel om 'aan te haken' bij waar een ander mee
bezig is, niet zozeer om samen een ambitieus nieuw project te definiëren. In dat
kader wil het SIO vooral verbinden en faciliteren.
nieuwe trends en ontwikkelingen
64 Dit overzicht is verkregen op basis van de informatie op Rijksportaal, het Rijksbrede intranet voor alle
ministeries en verschillende uitvoeringsinstanties (maart 2017).
238
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
239
