In de visie die de ARA in 2009 heeft ontvouwd, was al voorzien dat het SIO bij het
Rijk een overleg zou zijn van de ARA met de CIO's van de departementen. Het SIO
kon daar gebruikmaken van het in 2008 ingerichte en al genoemde CIO-stelsel bij
het Rijk. De praktische invoering van het SIO is door de ARA dan ook voorbereid in
afstemming met de Interdepartementale Commissie Chief Information Officers
(ICCIO), tegenwoordig CIO-beraad Rijk geheten, waarin onder voorzitterschap van
de CIO-Rijk alle departementale CIO's zitting hebben. Het ICCIO heeft in 2012
een door het Nationaal Archief opgesteld plan van aanpak voor implementatie en
praktische invulling van het SIO bij het Rijk vastgesteld. Dit plan van aanpak
benadrukt de noodzaak dat informatie- en archiefbeheerders in de transitie van
papier naar digitaal samen de overstap maken, omdat bij digitaal werken het
archiveren al voorafgaand aan creatie (by design) moet worden meegenomen. Als
voordelen van het SIO voor de CIO's worden onder meer naar voren gebracht:
- een beter beheersbare informatiehuishouding en betere aansluiting van de
zorgdrager op de archiefbewaarplaats; - tijdige signalering en adressering van
knelpunten tussen zorgdrager en ARA; en - maatwerk in de samenwerking,
zowel op bestuurlijk als operationeel niveau.
Het SIO is aan de CIO's dus vooral instrumenteel gepresenteerd, als nuchter stu
ringsmechanisme in hun relatie met het Nationaal Archief. De CIO's zijn niet 'over
vraagd' met oproepen om samen met de ARA de regie over het informatiebeleid van
de overheid te gaan ontwikkelen. Er moest voor het SIO in eerste instantie draagvlak
komen en dat is gelukt. Uitgaande van het plan van aanpak en een met het ICCIO
afgestemde generieke kernagenda is in 2012 gestart met een eerste ronde van
periodiek overleg met de CIO's van de afzonderlijke departementen en de CIO-Rijk.
Die eerste ronde is georganiseerd door de ARA. De strakke regie is later versoepeld.
Volgende rondes zijn en worden volgens onderlinge afspraken gehouden, waarbij ook
de agenda telkens door de betrokken ketenpartners in bilateraal vooroverleg wordt
opgesteld.
De centrale overheid omvat naast de ministeries en hun uitvoeringsdiensten de
Hoge Colleges van Staat en het Kabinet van de Koning (tezamen 'het Rijk'), en daar
naast vele zelfstandige bestuursorganen (ZBO's). Het gaat alles bijeen om enkele
tientallen 'grote spelers' en honderden kleine organisaties, met name ZBO's. Dat is
een groot speelveld, waar het SIO dan ook heel selectief wordt ingezet. Bij de uitgroei
werd en wordt vanuit het Nationaal Archief vooral gelet op het belang van de keten
partner en de aanwezige kansen op voor beide partijen vruchtbare samenwerking.
Maar het speelveld moet niet worden overdreven. Een departementaal SIO gaat in
beginsel niet alleen over het Haagse ministerie, maar als dat kan ook over daaronder
ressorterende uitvoeringsdiensten. Bij een aantal ministeries hebben deze elk hun
eigen CIO en is er dus een intradepartementaal CIO-stelsel ingericht. Dat is voor het
departementale SIO wat betreft effectiviteit en efficiëntie de beste uitgangssituatie:
het voorkomt dat de informatiehuishouding van uitvoeringsorganisaties in het SIO
met de departementale CIO buiten beeld blijft en brengt met zich mee dat geen apart
overleg hoeft te worden ingericht met afzonderlijke uitvoeringsorganisaties. Dat laat
onverlet dat de ARA in een enkel geval in afstemming met de departementale CIO
ook wel een geregeld SIO voert met de CIO van een strategisch belangrijke uitvoe
ringsorganisatie, zoals de Belastingdienst.
De Hoge Colleges van Staat (zoals de Tweede Kamer) en het Kabinet van de Koning
zijn geen onderdeel van het CIO-stelsel voor het Rijk en verkeren wat betreft het
beleggen van de CIO-rol in uiteenlopende stadia van ontwikkeling. Dat betekent dat
het inrichten van een SIO bij deze organisaties meer maatwerk vergt dan bij de
ministeries. Niettemin heeft de ARA in de afgelopen jaren gestaag gewerkt aan het
opzetten van een breed periodiek SIO bij deze zorgdragers.
Gaandeweg worden ook voor sommige (grote) ZBO's periodieke brede SIO's
ingericht, hoewel er uiteraard wel grenzen zijn aan de span of control van de ARA In
de praktijk wordt daarom met kleine en middelgrote ZBO's tot nu toe alleen een
incidenteel SIO gevoerd, wanneer een selectielijst moet worden opgesteld. Voor wat
betreft de toekomst kan worden gedacht aan het opzetten van een periodiek breed
SIO met clusters van ZBO's die elkaar al hebben opgezocht in een ander verband.
Een voorbeeld daarvan is het in 2013 gestarte samenwerkingsverband KleinLef.61
Een belangrijke sturende ontwikkeling is de toenemende verwevenheid tussen zorg
dragers op het gebied van informatie-uitwisseling. Overheidsorganisaties werken
meer en meer binnen generieke kaders, maken gebruik van gemeenschappelijke
voorzieningen of delen als ketenpartners systemen en data. Het vloeit voort uit het
pragmatische groeimodel dat voor zorgdragers die nauw samenwerken in hun
informatievoorziening ook een gezamenlijk SIO wordt ingericht. Zo is inmiddels
een SIO voor de Rechterlijke Macht tot stand gekomen, waarbij alle instanties van
zittende en staande magistratuur zijn aangesloten.
7. Het SIO in de praktijk
De drie functionarissen die volgens het Archiefbesluit 1995 moeten deelnemen aan
het overleg over selectielijsten vertegenwoordigen ook in het brede SIO elk een speci
fiek element, respectievelijk de strategische, de ketengerichte en de maatschappelijke
component. Komen die elementen in de praktijk ook werkelijk tot hun recht? Het
voornaamste doel van de instelling van het SIO is om de archivaris meer vooraan in
de informatieketen te brengen en om in dat kader selectiebeslissingen tijdig en op
het juiste niveau te nemen, met inachtneming van de maatschappelijke relevantie
van de informatie. Wat zijn bij de centrale SIO's daarmee tot nu toe de ervaringen?
De strategische component
Al bij de eerste ronde SIO's in 2012 bleek dat de positionering en invulling van de rol
van de CIO per departement sterk verschilde. Dat is ook nu nog het geval. Onder de
CIO's van het Rijk is er slechts één bij wie de rol samenvalt met de functie: de CIO-
Rijk bij het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK), met de rang van directeur.62
In het overleg van de ARA met deze functionaris komt de strategische component het
sterkst naar voren. Hoewel de CIO-Rijk in relatie tot de departementen vooral een
coördinerende rol heeft, is hij ook (mede)opdrachtgever van rijksbrede program
ma's voor vernieuwing van de informatiehuishouding, zoals Digitale Werkomgeving
Rijk, waarin het Nationaal Archief deelneemt als aanbieder van e-depotdiensten.63
nieuwe trends en ontwikkelingen
236
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
61 Zie over KleinLef onder meer https://ibestuur.nl/magazine/klein-lef.
62 De CIO-Rijk heeft als missie het bevorderen dat informatisering en ICT bij de centrale overheid optimaal
wordt vormgegeven door het stellen van kaders en daarop toe te zien. Ook is hij voorzitter van het CIO-
beraad, waaraan alle departementale CIO's deelnemen en waarin rijksbrede programma's, strategieën,
kaders e.d. worden besproken.
63 http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/openbaarheid-toegankelijkheid/projecten/digitale-
werkomgeving-rijksdienst-archief.
237
