Hij moet vanuit overheidsperspectief weet hebben van de (beoogde) impact
van het handelen van de overheid richting burger op het beleidsterrein waarop
de selectielijst betrekking heeft.
Binnen dat kader moet de deskundige vanuit burgerperspectief zicht hebben op
de maatschappelijke interactie met het overheidsorgaan.
Ten derde moet de deskundige de informatie kunnen duiden die daarover bij
dat overheidsorgaan wordt vastgelegd.
De ideale deskundige is daarmee een specialist die het werkveld van de archiefvor
mer tot in de puntjes kent, maar tegelijk ten opzichte van hem onafhankelijk is en
vanuit de burger kan redeneren. Dat is een zeldzame combinatie, die je binnen de
overheid vooral bij enkele specifieke onderzoeksinstellingen aantreft, zoals het
Sociaal en Cultureel Planbureau of de Nationale ombudsman. Daarom kan van
de deskundige niet worden verwacht dat hij of zij even deskundig is op alle werkter
reinen.
Het ligt dus voor de hand dat een externe deskundige zijn of haar werk vooral goed
kan doen als deze gebruik kan maken van deskundigheid die op tactisch niveau
aanwezig is bij de archiefvormer, bijvoorbeeld bij beleidsambtenaren, juristen, WOB-
functionarissen en informatie-specialisten. De belangrijkste toegevoegde waarde
van de externe deskundige is dan misschien niet zozeer zijn individuele deskundig
heid, als wel zijn onafhankelijkheid in combinatie met de competentie om specialis
tische kennis van anderen te mobiliseren. De externe deskundige zal zich dan in het
SIO een actieve, bevragende rol moeten aanmeten. Zijn deskundigheid kan zo
beperkt blijven tot die mate van inhoudelijke expertise die hem in staat stelt om
andere betrokkenen bij het SIO uit te dagen om mee te denken over de vraag waar de
kennis en de informatie zit over de relatie burger- overheid en over de vraag hoe
daarmee om te gaan. De inbreng van een externe deskundige hoeft zich trouwens
niet te beperken tot het SIO over een selectielijst. Het is niet uitgesloten om een
externe deskundige ook te betrekken bij een breed SIO, dat niet over een selectielijst
gaat.
6.2. Invoering van het SIO
Terwijl bedoeling en opzet van het SIO duidelijk zijn, is het de vraag hoe de
invoering in de praktijk gestalte krijgt bij de centrale overheid en de decentrale over
heden. Bij beantwoording van die vraag gaat het vooral om het brede SIO, waar
het gewijzigde Archiefbesluit 1995 ruimte voor wil bieden, en dat in wezen onlosma
kelijk verbonden is met het wettelijk verplichte SIO over selectielijsten. Het brede
SIO dient - naast waardering en selectie - ook te gaan over ketengerichte onderwer
pen als overbrenging, openbaarheid, ontwikkeling van de (digitale) informatiehuis
houding en het vaststellen van lijsten van hotspots. Alvorens stil te staan bij de
invoering van de centrale SIO's wordt in het kort ingegaan op de specifieke aspecten
van het decentrale SIO.
Het decentrale SIO
Het SIO is bedacht tegen de achtergrond van de bestuurlijke verhoudingen bij de
centrale overheid. Bij decentrale overheden liggen sommige zaken anders. Zo is er
bij overbrenging geen overgang naar een andere zorgdrager maar alleen een verschui
ving van het beheer. De zorgdrager is ook niet verplicht om een archivaris te
benoemen. Het feit dat de decentrale archivaris vaak tegelijk een toezichtsrol heeft,
kan open overleg in de weg staan. Daarnaast heeft een decentrale archiefbeheerder
meestal een meer bescheiden positie in vergelijking met de tamelijk zelfstandige
positie van de ARA binnen de (centrale) overheid. Dat maakt het voor decentrale
archivarissen des te interessanter om de mogelijkheid van een lokaal of regionaal
SIO te benutten als platform voor een breed periodiek overleg op strategisch niveau.
Want de opgave om gelijk op te trekken met ketenpartners in de transitie naar
digitaal archiveren is voor alle archiefbeheerders gelijk.
Met het decentrale brede SIO zijn tot nu toe geïsoleerde ervaringen opgedaan, met
name bij individuele gemeenten. Daarnaast is vanuit het project Archiefinnovatie
Decentrale Overheden (AIDO), fungerend onder de paraplu van Archief 2020
(innovatieprogramma voor de gehele overheid), in 2015 de Handreiking Strategisch
Informatie Overleg Decentrale Overheden samengesteld.60 In AIDO werken VNG,
IPO en UvW samen aan vergroting van bestuurlijk draagvlak en ondersteuning van
het veld op het gebied van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. De hand
reiking biedt de algemene kaders en praktische aanknopingspunten voor verdere
ontwikkeling en uitwerking van een SIO.
Het decentrale SIO is als ketenoverleg tussen huidige en toekomstige beheerders in
beginsel een lokale of regionale aangelegenheid. Omdat een archiefbewaarplaats
tegenwoordig in de vorm van een gemeenschappelijke regeling meestal is verbonden
aan verschillende overheden, kan het SIO in de praktijk grofweg op twee manieren
worden gevoerd: enkelvoudig, waarbij de archiefbeheerder dus met elke aangesloten
overheid apart overlegt, ofwel gecombineerd, waarbij aangesloten overheden
gezamenlijk met 'hun' gemeenschappelijke archiefbeheerder overleggen. De tweede
optie werkt wel, maar de eerste wint het op effectiviteit als het gaat om specifieke
afspraken tussen ketenpartners, bijvoorbeeld over het aansluiten op het e-depot en
wat daarbij komt kijken ten aanzien van de informatiehuishouding.
Het SIO als overleg tussen ketenpartners is beperkt tot overheden die een archivaris
hebben benoemd. Bij de huidige stand van zaken zijn dat alle provincies, het
leeuwendeel van de gemeenten en een kleine meerderheid van de waterschappen.
Om het decentrale SIO zoveel mogelijk te bevorderen, zou het aanbeveling verdienen
dat in elke regeling of overeenkomst waarmee een overheid zich voorziet van een
archivaris, of zich aansluit bij een (digitale) archiefbewaarplaats, ook wordt vast
gelegd dat in dat kader met de betrokken archivaris een periodiek breed SIO plaats
vindt.
Het centrale SIO
Het centrale SIO heeft in beginsel de volgende algemene kenmerken: het is een
overleg van de ARA met een enkele zorgdrager, bijv. een ministerie, dat periodiek
(een- tot tweemaal per jaar) wordt gehouden en een brede agenda hanteert. Naast
dit brede SIO vindt met de zorgdragers voor het opstellen van een selectielijst
incidenteel een smal SIO plaats. Het centrale SIO heeft zich vanuit het Nationaal
Archief vanaf de start in 2012 tot nu ontwikkeld volgens een pragmatisch groei
model. Dat wil zeggen dat het niet onmiddellijk is uitgerold over de hele centrale
overheid, maar dat het stap voor stap wordt ingevoerd, te beginnen met de
ministeries.
nieuwe trends en ontwikkelingen
234
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
60 https://vng.nl/files/vng/20150217-handreiking-strategisch-informatie-overleg.pdf (geraadpleegd maart
2017).
235
