aan het SIO. Want voor decentrale overheden is het niet verplicht een archivaris te
benoemen. Met het oog op de invulling van de archivarisrol kunnen zo drie soorten
SIO worden onderscheiden:
Centrale overheid, SIO met de ARA;
Decentrale overheid, SIO met de door de zorgdrager benoemde archivaris;
Decentrale overheid, SIO zonder archivaris, als die niet is benoemd door de
zorgdrager.
Op de eerste variant wordt verderop ingegaan. De middelste variant heeft twee heel
verschillende vormen. Als het gaat om selectielijsten trekken zowel gemeenten als
provincies en waterschappen van oudsher gezamenlijk op. De koepels VNG, IPO en
UvW richten daarvoor elk een soort algemeen SIO in, waaraan net als voorheen
ook decentrale archivarissen deelnemen. Ten opzichte van het verleden is de ARA
formeel afwezig.54 De uitdaging voor decentrale overheden is om op lokaal niveau
een breed SIO op te zetten, met andere onderwerpen dan een selectielijst. De derde
variant lijkt in de praktijk (nog) van weinig betekenis.
De nieuwe systematiek - deelname van de toekomstige archiefbeheerder in plaats
van de ARA aan het overleg over een selectielijst - kan gauw de indruk geven dat zijn
betrokkenheid bij de totstandkoming van selectielijsten nu vaker uitzondering is
dan regel. Dat klopt niet. Voor zowel centrale als decentrale overheden blijft de ARA
namens de minister van OCW de (mede)ondertekenaar bij vaststelling van selectie
lijsten, dus is het ook van belang dat hij bij het overleg in de ontwerpfase een rol speelt.
De ARA, oftewel zijn adviseurs van het Nationaal Archief, en de decentrale koepels
hebben goede motieven om ook los van een SIO op tactisch niveau inhoudelijk
overleg over selectielijsten te voeren. Voor de ARA is het van belang om een zekere
eenheid in het selectiebeleid van de overheid te bewerkstelligen. Dat is goed voor een
evenwichtige opbouw en samenstelling van de 'archiefcollectie Nederland'. Los van
dit erfgoedbelang spelen ook algemene maatschappelijke verwachtingen over trans
parantie en rechtszekerheid. Het is belangrijk dat burgers en bedrijven te maken
hebben met 'één overheid' als het gaat om de vraag welk type informatie hoe lang
wordt bewaard. Ook voor overheden zelf is eenheid in selectie en waardering van
belang, omdat zij meer en meer in ketens en netwerken opereren. De inhoudelijke
samenwerking wordt onderbouwd doordat de koepels aan de slag zijn gegaan met de
nieuwe waarderingsmethodiek die sinds Gewaardeerd Verleden is ontwikkeld vanuit
het Nationaal Archief.55
De maatschappelijke component: de onafhankelijke deskundige
Het toevoegen van een externe deskundige aan het SIO is een belangrijke vernieu
wing ten opzichte van het vroegere driehoeksoverleg. De introductie hiervan moet
worden gezien als maatregel om bij waardering en selectie van archieven structureel
meer aandacht te geven aan de maatschappelijke relevantie van de informatie. Dat
zien we ook terug in de nieuwe waarderingsmethodiek, waar de hotspot-monitor
hetzelfde doel dient.
Het is al aangestipt dat externe deskundigheid altijd een rol heeft gespeeld bij het
opstellen of vaststellen van selectielijsten. Formeel was die inbreng geregeld met de
advisering door de Archiefraad, later de Raad voor Cultuur, over een conceptselectie
lijst. Met de wijziging van het Archiefbesluit 1995 kwam die rol te vervallen. De Raad
adviseert niet meer over afzonderlijke lijsten, maar alleen nog over het selectiebeleid
en wat daar verder bij komt kijken, zoals systematiek, instrumentarium en aanpak.
Anders dan de Raad, die zijn visie gaf na het driehoeksoverleg heeft de externe des
kundige een plek m het overleg over een selectielijst. Omdat de externe deskundige
verder niet betrokken is bij het vaststellen van een selectielijst, heeft deze in het SIO
toch een wat andere positie dan de archivaris en de verantwoordelijke voor de infor
matiehuishouding. Hij of zij is echter geen adviseur van de andere twee deelnemers,
maar een volwaardig lid van het SIO in zijn eigen recht. Dat is een wezenlijk verschil
ten opzichte van het vroegere driehoeksoverleg, toen (onder PIVOT) met name
historici wel bij het overleg werden betrokken, maar dan alleen als adviseur van de
ARA, om een conceptselectielijst van deskundig commentaar te voorzien.
Het inroepen van externe deskundigheid in het SIO is in het gewijzigde
Archiefbesluit 1995 geformaliseerd.56 Bij de centrale overheid benoemt de minister
van OCW de deskundige, decentrale overheden doen dit zelf. In alle gevallen vindt
benoeming plaats op voordracht van de andere deelnemer(s) aan het SIO. De
deskundige mag geen banden hebben met de zorgdrager(s) voor wie de selectielijst is
bedoeld, maar ook niet met de zorgdrager die hem heeft benoemd. Dat laatste geldt
dan met name bij de centrale overheid. Alles is erop gericht dat de deskundige een
onafhankelijke inbreng levert.
Het wordt van de deskundige verwacht dat hij of zij expertise heeft 'op het terrein
van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie
voor deze relatie'.57 Het is dus niet zo dat de externe deskundige specifiek opkomt
voor het historisch belang, zoals de materiedeskundigen die in de PIVOT-tijd en later
als adviseur van de ARA bij het driehoeksoverleg werden betrokken. Dit belang wordt
nu primair gediend door toepassing van de nieuwe waarderingsmethodiek, met
name de hotspot-monitor.58 Daarnaast blijft het mogelijk dat historici als adviseur
van een zorgdrager of archivaris bij een selectielijst worden betrokken, al staat dat
niet expliciet in het Archiefbesluit.
Meer in het algemeen sluit de opdracht aan de externe deskundige niet heel duidelijk
aan bij de opsomming van waarden en belangen in artikel 2 van het Archiefbesluit.
De Nota van Toelichting zegt dat de externe deskundige opkomt voor de recht- en
bewijszoekende burger, maar dat wringt toch wel. Van de externe deskundige wordt
niet zozeer inzicht in juridische belangen vereist, als wel inzicht in maatschappelijke
interactie. Hij wordt geacht op te komen voor de 'informatiezoekende burger', maar
dat belang wordt (nog) niet genoemd in het Archiefbesluit.
Op de keper beschouwd moet de deskundige daarom expertise hebben op drie
verschillende terreinen:59
nieuwe trends en ontwikkelingen
54 Volgens het oorspronkelijke Archiefbesluit 1995 en het Archiefbesluit 1968 moesten VNG, IPO en UvW
naast twee deskundigen en de ARA ook een provinciaal archiefinspecteur betrekken. Voor VNG en UvW gold
bovendien de betrokkenheid van een gemeentearchivaris, respectievelijk waterschapsarchivaris. Deze
verplichte deelnemerslijst is met wijziging van het Archiefbesluit 1995 en de invoering van de Wet generiek
toezicht per 2013 uitgedund.
55 Zie noot 36.
232
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
56 Artikel 3a, lid 1 en 2.
57 Het tweede zinsdeel sluit beter aan als wordt gelezen 'de betekenis van overheidsinformatie in deze relatie'.
58 Het uitvoeren van de hotspot-monitor is echter geen wettelijke verplichting.
59 Zie behalve de Nota van Toelichting bij het gewijzigde Archiefbesluit 1995 ook de memo Notitie Profiel
externe deskundige van het Nationaal Archief aan de Subcommissie Generieke Informatievoorziening, 26
november 2012, zie: http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20121126_notitie_profiel_
externe_deskundige.pdf (geraadpleegd maart 2017).
233
