de informatiehuishouding. Door te verwijzen naar een integrale verantwoordelijk
heid wordt het strategisch niveau van het SIO gewaarborgd.
De Nota van Toelichting bij het gewijzigde Archiefbesluit 1995 verklaart wat voor
functionaris bedoeld is met de 'verantwoordelijke voor de informatiehuishouding'.
Bij de ministeries is dat - in navolging van de Selectiebrief - de CIO. Maar, omdat
het benoemen van een CIO niet verplicht is, draagt het gewijzigde Archiefbesluit
1995 de zorgdrager feitelijk op om het informatiebeheer van de eigen organisatie in
den brede onder de loep te nemen en te bedenken wie daar uiteindelijk over gaat of
over zou moeten gaan.45 Als het informatiebeheer in een organisatie versnipperd is,
leidt de vraag naar de verantwoordelijkheid voor het geheel naar het hoogste niveau.
Dus wanneer informatiemanagement, ICT, informatievoorziening en DIV in een
organisatie min of meer gescheiden werelden zijn, dan kom je al snel uit bij bijvoor
beeld de secretaris van een bestuur.46
Omdat de wetgever juist de CIO voor ogen heeft gehad als typisch voorbeeld van een
'verantwoordelijke voor de informatiehuishouding', is het van belang deze functio
naris nader te bekijken. De CIO als bedrijfsfunctie is afkomstig uit de Angelsaksische
landen, waar CIO's al in de jaren 1980 hun intrede maakten bij grote bedrijven die
voor hun bedrijfsvoering sterk afhankelijk waren geworden van een goed werkende
(digitale) informatievoorziening. De naam verschijnt voor het eerst in een publica
tie uit 1981, als 'senior executive responsible for establishing corporate information
policy, standards and management control over all information resources'.47
Vanaf het begin van de 21e eeuw zijn CIO's internationaal ook in de publieke sector
geïntroduceerd. Omdat informatie bij de overheid niet alleen de bedrijfsvoering
dient, kan de functie in principe tal van aandachtsgebieden omvatten. Zo heeft de
United States Government Accountability Office (GAO), vergelijkbaar met de
Nederlandse Algemene Rekenkamer, in 2004 een aanbevelingslijstje met twaalf
aandachtsgebieden voor federale CIO's opgesteld. Daarop staan 'harde' ICT-zaken
zoals strategische planning, bedrijfsarchitectuur en de aanschaf, ontwikkeling en
integratie van systemen. Maar ook zaken die het informatiebeheer betreffen zoals
records management, overgang naar digitaal werken, privacy en informatieveilig
heid. En tenslotte ook maatschappelijke aspecten zoals initiatieven op het gebied van
e-bestuur, actieve openbaarheid en freedom of information.48 De 'ideale' CIO bij de
Amerikaanse federale overheid gaat dus niet alleen over hardware en software, maar
ook over het beheer van digitale informatie en over de informatievoorziening.49
In de Nederlandse publieke sector was de introductie van CIO's het gevolg van forse
budgettaire overschrijdingen, langdurige uitloop of soms regelrechte mislukking van
grote ICT-projecten bij het Rijk. Op aanbeveling van de Algemene Rekenkamer drong
de Tweede Kamer in 2008 aan op het aanstellen van een Rijks-CIO voor rijksbrede
projecten en een CIO per departement die moest fungeren als 'bruggenbouwer'
tussen ICT-afdelingen, de digitale bedrijfsvoering van primaire processen en ICT-
leveranciers. Deze CIO's moesten op hoog ambtelijk niveau worden gepositio-
neerd.50 Dat stelsel is snel tot stand gekomen.51 Daarbij ging het al gauw niet alleen
om ICT. In het CIO-stelsel van het Rijk wordt de CIO bij een ministerie momenteel
onder meer aangeduid als de verantwoordelijke voor de departementale strategie
voor informatievoorziening én ICT.52
Zoals hiervoor werd vermeld is het SIO alleen verplicht voor het opstellen van
selectielijsten. De vervanging in dit overleg van de inhoudelijk deskundige door een
ambtelijk verantwoordelijke functionaris, betekent niet dat aandacht voor die
inhoudelijke deskundigheid overboord wordt gezet. Artikel 2 van het Archiefbesluit
1995, dat bepaalt met welke waarden en belangen (ook) de zorgdrager bij het opstel
len van een selectielijst rekening moet houden, is immers niet gewijzigd. Vandaar dat
de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding zich in een SIO bij de centrale
overheid altijd laat bijstaan door inhoudelijke adviseurs, die ook buiten het SIO in
contact staan met adviseurs van de archivaris. Voor een succesvol SIO is een stevige
tactische onderlaag onontbeerlijk. Een functionaris als de CIO lijkt bovendien een
prima kandidaat om de zorgdrager te vertegenwoordigen in een breed SIO dat over
meer gaat dan alleen selectielijsten.
De ketengerichte component: de archivaris
Het driehoeksoverleg over een selectielijst werd vroeger altijd gevoerd tussen
vertegenwoordigers van de zorgdrager en de ARA. In theorie althans, want in de
praktijk werd het overleg feitelijk gevoerd door medewerkers van het Nationaal
Archief, die ook het leeuwendeel van de administratieve afwikkeling van de wettelij
ke procedure verzorgden.53 Met de wijziging van het Archiefbesluit 1995 is de
systematiek omgegooid. Niet langer de ARA is vaste deelnemer aan het SIO, maar de
archivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats die (mede) is bestemd voor
de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager. Dit uitgangspunt volgt uit
het feit dat het SIO, anders dan het vroegere driehoeksoverleg, als ketenoverleg is
bedoeld, dus als een overleg tussen archiefvormer en archiefbeheerder als keten
partners in het informatiebeheer.
De nieuwe systematiek heeft twee praktische gevolgen. De eerste is dat de ARA geen
SIO voert met decentrale overheden of met de bestuurlijke koepels VNG, IPO en
UvW als hun vertegenwoordigers. Want de ARA is de beheerder van een archief
bewaarplaats voor de centrale overheid. De tweede consequentie is dat als een decen
trale zorgdrager geen archivaris heeft benoemd, er ook geen archivaris deelneemt
nieuwe trends en ontwikkelingen
45 De Raad voor Cultuur heeft met voldoening opgemerkt dat het gewijzigde Archiefbesluit 1995 zorgdragers
hiertoe aanzet; zie: Raad voor Cultuur, Selectie. Een kwestie van Waardering. Verzameladvies 3, 2009-2012
(Den Haag 2013) 11.
46 Niet geheel in overeenstemming hiermee zegt de Nota van Toelichting dat als er geen CIO is, de zorgdrager
naast een secretaris ook kan denken aan een hoofd DIV. Dat maakt wat betreft verantwoordelijkheid en
strategisch niveau wel verschil. In de regel gaat een hoofd DIV niet over de informatiehuishouding in den
brede. Een directeur bedrijfsvoering zou wellicht een beter voorbeeld zijn geweest.
47 W.R. Synnott en W.H. Gruber, Information Resource Management: Opportunities and Strategies for the 1980s
(New York 1981) 66.
48 J. Maes, De CIO rol binnen de Rijksoverheid. De sleutel tot succesvolle ICT-projecten(Rotterdam 2010) 16-22,
zie: https://thesis.eur.nl/pub/8 586/Maes.pdf (geraadpleegd maart 2017).
230
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
49 Actuele informatie over invulling van de CIO-rol bij de Amerikaanse federale overheid is te vinden op
https://www.cio.gov (geraadpleegd maart 2017).
50 Kamerstukken II, 2007/2008, 26643, 128.
51 Kamerstukken II, 2008/2009, 26643, 13 5.
52 https://www.earonline.nl/index.php/CIO_stelsel_Rijk_-_inrichting.
53 Zoals het maken van een formeel verslag van het gevoerde overleg; het om advies voorleggen van de ontwerp-
lijst aan de Raad voor Cultuur; de voorbereiding met de zorgdrager van een reactie aan de Raad; verzorging
van de ter inzage legging (vanaf 1996); voorbereiding met de zorgdrager van reacties op de ter inzage legging;
publicatie in de Staatscourant; voorbereiding van een eventueel beroep tegen de vaststelling van een
selectielijst.
231
